Aan welke eisen moet een papieren personeelsdossier voldoen?

Veel personeelsdossiers voldoen niet aan de eisen van de privacywet. Vooral bij de papieren dossiers gaat het mis. Het zijn vaak verzamelmappen waar nooit iets uit verwijderd is. Zoals kopieën van identiteitsbewijzen die veel te lang bewaard worden: die moeten vernietigd worden zodra een personeelslid uit dienst treedt. En de overige personeelsdocumenten moeten twee jaar na uitdiensttreding worden vernietigd – met uitzondering van documenten die een fiscale waarde hebben of van belang zijn voor de loonbelasting.
Maar ook van medewerkers die in dienst zijn en blijven, mag ook niet zomaar alles worden bewaard. Zo moeten loonbeslagen uit het dossier worden verwijderd zodra die niet meer van toepassing zijn, en mag alleen het laatste verslag van het functioneringsgesprek worden bewaard. U moet daarom in het verslag van elk nieuw functioneringsgesprek vastleggen wat er in de vorige gesprekken is afgesproken
Soms bevatten de dossiers geen documenten die er juist wél in zouden moeten zitten, zoals een loonbelastingverklaring.