Waarop moet worden gelet bij het digitaliseren van een personeelsdossier?

Schoon dossiers op door ze te (laten) digitaliseren, eventueel door een gespecialiseerd scanbedrijf. Dit bedrijf let op alle bewaartermijnen en trekt ook aan de bel als er zaken in het dossier ontbreken. Ook wordt gecontroleerd of gegevens van medewerkers in de verkeerde dossiers zijn terechtgekomen. (NB. Als dat het geval is, is er sprake van een datalek dat moet worden gemeld.)

Zorg er ook voor dat alle documenten volledig en waarheidsgetrouw worden gescand, en let daarnaast ook op het formaat waarin digitale documenten worden opgeslagen. Want een 'gewoon' PDF-bestand volstaat niet altijd. Bij het scannen van belangrijke documenten moet voldoende rekening worden gehouden met de betrouwbaarheid en de authenticiteit van het document.

Zijn de dossiers eenmaal opgeschoond en gedigitaliseerd, dan moeten ze nog steeds aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo mogen dossiers niet worden opgeslagen aan de hand van het BSN-nummer van de medewerkers. 

Tenslotte hebben medewerkers het recht om hun dossier mee te nemen naar de volgende werkgever: de zogenoemde dataportabiliteit. Die portlabiliteit moet een werkgever mogelijk maken.