Geldt de AVG ook voor fysieke bestanden?

En hoewel bij de invoering de nadruk ligt op de omgang met en het beveiligen van digitale informatie, geldt de AVG net zo goed voor geprinte data en papieren documenten. Veel bedrijven realiseren zich echter vaak onvoldoende dat ook met papieren data het risico op een zogenaamd datalek zeer reëel is en gevoelige informatie in handen van onbevoegden terecht kan komen. Zo bleek uit onderzoek in Groot-Brittannië in 2016 dat maar liefst 40& van de veiligheidsproblemen zich voordeed met geprinte data.
Bedrijven zouden daarom ook een veiligheidsbeleid moten opstellen voor hun papieren data opstellen. Een papierloos bedrijfsproces blijkt in de praktijk veelal niet haalbaar. Veel belangrijke correspondentie gaat nog via de post en het gebeurt regelmatig dat digitale data worden uitgeprint. Ook beschikken nog veel bedrijven over oude papieren archieven met gegevens die bewaard moeten blijven. Om de AVG correct na te kunnen leven, moeten daarom heldere procedures worden opgesteld hoe dergelijke papieren data niet alleen moeten worden beheerd, maar ook zouden moeten worden vernietigd.Daarbij moet de methode van vernietiging afhankelijk zijn van de gevoeligheid van de data. Zo zou, bij het vernietigen van bijvoorbeeld medische dossiers, een hoger veiligheidsniveau moeten worden gehanteerd, en dus een meer geavanceerde vernietigingsmethode, dan bij het vernietigen van een adresbestand van de lokale voetbalclub.