Zorg voor een effectieve onboarding

Een nieuwe collega die zich snel op zijn plek voelt, zal sneller optimaal presteren. Het onboarden (of inwerkprogramma) zorgt ervoor dat nieuwe collega’s zich direct productief voelen bij hun nieuwe werkgever. De manier waarop de eerste werkdag, en vooral de eerste 90 dagen verloopt is cruciaal voor de ontwikkeling en het behoud van talentvolle medewerkers. Bijna 8 van de 10 nieuwe werknemers beslist in de eerste zes maanden of ze willen blijven of op zoek gaan naar een andere baan. Bereid deze onboarding dus zorgvuldig voor.
Naast een gedegen inwerkprogramma in de eerste maanden, zijn er ook wat praktische dingen u kunt regelen voordat de nieuwe werknemer voor het eerst op het werk komt.

1. Zorg voor een 'welkomstpakket'. Om zo snel mogelijk gebruik te maken van de capaciteiten van de nieuwe medewerker, is het handig als hij/zij op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen in de organisatie. Dat kan door vooraf een welkomstpakket te sturen. De inhoud kan bestaan uit de laatste artikelen door en over het bedrijf, praktische informatie (huisregels) en een persoonlijk welkomstbriefje van de manager en/of toekomstige collega’s.
2. Handel papierwerk vooraf af en stuur alle documenten die de nieuwe werknemer moet tekenen naar het huisadres. Dat scheelt weer tijd op de eerste dag. Bovendien krijgt de medewerker de tijd om alles thuis eerst rustig door te nemen. Als dat mogelijk is, kunt u ook vooraf een (tijdelijk) parkeerpasje of toegangspas toesturen.
3. Maak een leer- en ontwikkelplan. De nieuwe medewerker moet zichzelf actief inwerken, maar heeft daarbij ook hulp nodig van de organisatie. Dat kan met een leer- en ontwikkelplan waarin u aangeeft wat u wanneer van de nieuwe werknemer verwacht en welke ontwikkelmogelijkheden u daarvoor aanbiedt.U kunt daarbij denken aan een 30, 60, 90-dagenplan met te ontwikkelen vaardigheden, zeker voor functies die zware uitvoerende taken omvatten. Maar het plan kan ook op een andere manier resultaatgericht zijn, bijvoorbeeld door het uit te laten monden in een presentatie waarin de nieuwe medewerker met een frisse blik laat zien wat hem haar opvalt in de organisatie.
4. Wijs een mentor/coach aan. De nieuwe medewerker heeft een sparringpartner nodig die hem/haar helpt bij het uitvoeren van het 90-dagenplan. Stel daarom vòòr de eerste werkdag een mentor/coach aan en zorg dat de mentor/coach voldoende tijd en ruimte krijgt voor de begeleiding. Vertel de nieuwe werknemer voor de eerste dag wie zijn/ haar mentor/coach zal zijn.
5. Maak een smoelenboek. Het is natuurlijk best prettig als je vooraf al weet wie er op de afdeling werken, wie je bazen zijn en met welke andere collega’s je te maken krijgt. Dat kan door vooraf het smoelenboek te sturen. Op papier, of door de nieuwe medewerker vooraf al toegang te geven tot het intranet, eventueel met een tijdelijke inlogcode. Laat ook de werknemer zelf vooraf een vragenlijstje invullen met informatie over zijn vorige werk/studie en opvallende dingen in zijn/haar privéleven. Denk bij dat laatste aan hobby’s en andere voorkeuren, maak het vooral niet te zwaar. Samen met een foto kan deze informatie direct in het smoelenboek worden gezet, zodat de nieuwe collega’s meteen al aanknopingspunten kunnen vinden voor een gesprek.

Waaraan herken je een goed ingerichte onboarding:

1. Engagement: de nieuwe medewerker voelt zich snel welkom en is snel ingeburgerd;
2. Productiviteit: de nieuwe medewerker kan vlot het werk doen waarvoor hij is aangenomen;
3. Administratieve ondersteuning: de medewerker (en ook HR) zijn verlost van de administratieve rompslomp tijdens de eerste dagen van zijn nieuwe baan, doordat de nieuwe werknemer al voordat de eerste dag begint de noodzakelijk informatie ontvangt.