Tips voor een werkend verbetertraject
Een verbetertraject is altijd maatwerk. In het algemeen zijn echter de volgende tips te geven voor een goed verbetertraject:
- Informeer de medewerker van tevoren goed over het verbetertraject en de (mogelijke) gevolgen voor hem.
- Neem in het verbeterplan op wat de aanleiding is van het verbetertraject.
- Zorg ervoor dat het verbeterplan ‘SMART’ is: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.
- Laat de medewerker (bij voorkeur) akkoord gaan met het verbeterplan.
- Soms moeten/mogen medewerkers zelf hun verbeterplan schrijven. Dat kan, maar uiteindelijk is de werkgever (mede) verantwoordelijk voor een goed plan.
- Een realistisch verbetertraject duurt, afhankelijk van de functie en de uitdaging, 3 tot 6 maanden.
- Zorg dat de medewerker betrokken blijft bij het verbetertraject.
- Zorg dat uzelf als werkgever ook betrokken bent. Ken uzelf een actieve rol toe in het traject.
- Kom uw eigen toezeggingen over begeleiding, coaching, scholing e.d. na.
- Geef de medewerker een eerlijke kans.
- Evalueer regelmatig, desnoods elke week even kort, en leg dit schriftelijk vast.
- Laat de medewerker tussentijdse evaluaties ondertekenen.
- Geef de medewerker de ruimte om, indien nodig, opmerkingen en/of kanttekeningen te plaatsen en reageer daar dan op.
- Spreek de medewerker bij tussentijdse (belangrijke) problemen aan, pas ook weer hoor/wederhoor toe, spreek uw mening uit (eventueel na overleg met een adviseur) en leg dit alles schriftelijk vast.
- Schriftelijk vastleggen kan ook via e-mail, als maar duidelijk is wat er is gebeurd, dat de medewerker ook zijn verhaal heeft kunnen doen, wat uw conclusies zijn en dat het bericht de medewerker heeft bereikt.
- Pas het verbeterplan of de afgesproken doelen of maatregelen ter begeleiding desnoods tussentijds aan. Zo zou bijvoorbeeld gekozen kunnen worden voor extra begeleiding, voor alsnog overplaatsing of aanpassing van de functie (bij voorkeur: in overleg).
- Soms kan ook het verbeterplan helemaal stopgezet worden, bijvoorbeeld als de medewerker (verwijtbaar) helemaal niets meer doet.
- Sluit het verbetertraject af met een duidelijke conclusie. Bijvoorbeeld: goede afloop, nog (kleine) verbeteringen mogelijk, verbetertraject mislukt, andere maatregelen die worden genomen (bijvoorbeeld: demotie, overplaatsing, ontslag) etc.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 33 vragen en antwoorden over Checklists.