Wat zijn de belangrijkste tips voor het schrijven van een persbericht?
Denk aan de volgende vuistregels:
- Het nieuws bovenaan - begin het persbericht met het belangrijkste nieuws samengevat in een korte lead van enkele zinnen. Het gebeurt nog te vaak dat het 'echte' nieuws verstopt zit ergens midden in het persbericht. Vergeet niet belangrijke informatie (ezelsbruggetje: geef in het persbericht antwoord op de klassieke vragen: wie? wat? waar? wanneer? waarom? en hoe?
- Zorg voor een eenvoudige, heldere boodschap. Gebruik korte alinea’s en plaats om de twee alinea's een tussenkop. Beperk u tot feiten - journalisten zorgen zelf wel voor een opinie.
- Start met een duidelijke onderwerpregel en kop - begin de onderwerpregel van de mail met 'Persbericht' gevolgd door een goede kop, zodat het doel meteen duidelijk is. Zet het nieuws in het kort in de titel van de mail. Laat daarbij overbodige woorden zoveel mogelijk weg, want: hoe korter, hoe beter. Dus niet 'Bericht voor de redactie' of 'Persbericht'. Ook fout: misleidende of grappig bedoelde koppen.
- Plaats de tekst van persbericht in het tekstveld van de e-mail - verstuur nooit een e-mail met het persbericht alleen als bijlage. Zet dus altijd ook de tekst van de persmededeling in de e-mail zelf. Voeg eventueel een opgemaakte persbericht in pdf bij. Gekleurde lettertypes of een gekleurde achtergrond in de mail zijn eveneens storend en zijn voor een kleurenblinde journalist (nog altijd 1 op twaalf mannen) niet of moeilijk te lezen. Ook al zegt de 'bedrijfsbrede huisstijl' dat er in de mail een logo en een bepaalde opmaak moet, doe het niet in een persbericht. Journalisten moeten snel veel teksten kunnen scannen, zonder hindernissen. Bovendien wordt opgemaakte mail niet in ieder mailprogramma goed weergegeven.
- Pas de ontvangers aan per onderwerp - bepaal aan welke journalisten en media u het persbericht het beste kan versturen. Pas de ontvangers per onderwerp aan. Stuur dus geen berichten over een nieuwe kunstexpositie naar een managementblad.
- Vermijd marketingtaal en jargon - probeer niet te veel verkooptaal en vaktermen te gebruiken. Marketingtaal is helemaal taboe. Als een product of dienst zo 'vernieuwend', 'innovatief' of 'uniek' is, dan moet dat blijken uit de rest van het bericht. En beweert u toch dat iets innovatief is, toon dat dan ook meteen aan, onderbouw het met argumenten. Bijvoorbeeld door te vertellen wat een product anders maakt of wat er precies nieuw aan is.
- Houd het op maximaal één A4-tje - voorkom dubbele informatie in het bericht, kijk na het schrijven nog eens kritisch naar de tekst of laat het door een ander nalezen.
- Gebruik in uw schrijfstijl zoveel mogelijk de actieve vorm en schrijf in de tegenwoordige tijd. Voorkom ook de veelvuldige herhaling van bepaalde woorden. Zoek naar synoniemen of gebruik verwijzingen.
- Een combinatie van zakelijke informatie en persoonlijke toevoegingen leest prettig. Gebruik bijvoorbeeld quotes van betrokken personen om het verhaal iets levendiger te maken.
- Vermeld altijd een of meer contactpersoon die vragen kunnen beantwoorden en zorg dat deze op de dag van versturen ook echt bereikbaar zijn. Zet daar altijd zowel vaste als mobiele telefoonnummers bij.
- Spreek journalisten op de juiste, vriendelijke, toon aan - gratis publiciteit is een gunst. Schrijf bijvoorbeeld nooit: 'Voor directe plaatsing in uw tijdschrift'. Geen enkel serieus medium neemt een tekst van een persbericht klakkeloos over. Wie zelf de hele tekst wil bepalen, koopt een advertorial.
- Het moet wel nieuws zijn. De irritatie over een overkill aan persberichten van uw bedrijf, kan er toe leiden dat als u wel een belangrijke mededeling hebt, deze ook niet meer wordt meegenomen.
- Maak een archief - zorg ervoor dat u aan het eind van het persbericht linkt naar een webarchief met eerdere persberichten. Journalisten die door een bericht interesse hebben, willen graag lezen welke berichten recent nog meer zijn verstuurd. Plaats persberichten ook op de bedrijfssite. Zorg daarnaast voor logo's en ander beeldmateriaal dat direct te downloaden is van de website. Verstuur geen persbericht met een foto van 6 mb.
- Gebruik het bcc-veld zodat de adressen van de ontvangers onzichtbaar blijven. Zet nooit de e-mailadressen van journalisten en redacties in het cc-veld. Dan kunnen anderen zien wie het bericht nog meer heeft gekregen. Zien journalisten daar heel veel andere media staan, dan denken ze eerder dat zij het niet meer hoeven te brengen, omdat de rest er ook al over gaat schrijven. Bovendien is het vervelend de mailadressen van mensen ongevraagd bekend te maken.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 89 vragen en antwoorden over Public relations.