Hoe moet een kilometervergoeding worden verwerkt in de loonadministratief?

Een kilometervergoeding is een gerichte vrijstelling, maar deze moet dan wel in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon.
Als een werkgever aan de werknemer voor reizen met een eigen vervoermiddel meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, dan is de vergoeding boven de € 0,19 loon van de werknemer, maar dit loon mag ook worden aangewezen als eindheffingsloon.
Vergoedingen voor reiskosten die de werkgever naast de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage van de auto, voor extra benzineverbruik door een aanhangwagen of voor schade aan de auto.
De gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van de werknemer moeten bij de loonadministratie worden bewaard. Voor iedere werknemer moet per betalingstijdvak het aantal kilometers worden bijgehouden waarvoor een vergoeding is gegeven. Ook de gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van de werknemer bij incidentele reizen moeten worden bewaard. Om de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer aannemelijk te kunnen maken, is het verstandig om per reis de gevolgde route en het bezochte adres bij te houden.