Wat zijn de noodzakelijke elementen in een offerte?

Vanaf het moment dat de klant de offerte ondertekent, is er een juridische overeenkomst. Een zorgvuldig samengestelde offerte is niet compleet zonder de volgende elementen:

1. Uw bedrijfsgegevens;
2. Klantgegevens;
3. Datum;
4. Beschrijving en samenvatting van de gevraagde werkzaamheden;
5. Planning als de werkzaamheden meerdere dagdelen in beslag nemen, met omschrijving wie, wat en wanneer gaat opleveren;
6. Uw uurtarief of totale prijs (inclusief of exclusief btw);
7. Geldigheidsduur van de offerte.
8. Eventuele bijkomende kosten, bijvoorbeeld reiskosten;
9. Bijzonderheden, zoals bijvoorbeeld de aanwezigheid van bepaalde materialen of machines op locatie bij aanvang of achtergrondinformatie, materialen of documentatie die de opdrachtgever moet aanleveren of werkzaamheden die hij moet uitvoeren.

Het is niet verplicht om te verwijzen naar de algemene voorwaarden, maar als u algemene voorwaarden heeft opgesteld is het verstandig om deze ook bij te voegen. Zo weet een potentiële klant meteen waar hij aan toe is en kunnen latere conflicten over bijvoorbeeld uitgestelde leveringen of aansprakelijkheid worden voorkomen.
Zorg ervoor dat de offerte er aantrekkelijk en overzichtelijk uitziet. Maak hiervoor gebruik van uw huisstijl, verwijs indien relevant naar een eerder gesprek tussen u en de klant en vermijd vaktaal.