Hoe bouw ik een goede offerte op?

Stel: u heeft een aanvraag voor een offerte ontvangen, een belangrijk moment in het verkoopproces. Wat is er nodig om op een professionele manier een aanbieding te kunnen doen en de opdracht in de wacht slepen? De basis is: vertrouwen wekken. Uit de offerte zal moeten blijken dat u begrijpt wat de behoefte van de klant is, en dat u de aangewezen partij bent om hierin te voorzien. Daarvoor heeft u allereerst informatie van de klant nodig. Vraag wat precies het probleem is dat u mogelijk kunt oplossen en hoe urgent dit is: moet het op korte termijn worden opgelost? Dan weet u ook hoe snel u moet zijn met het doen van een aanbieding. Wat zijn factoren die uiteindelijk de klanttevredenheid zullen bepalen? Wie is de beslisser in het bedrijf?

Dit staat in een offerte die vertrouwen wekt:

1. Een (prikkelende) titel. Zorg ervoor dat de titel van uw offerte direct duidelijk maakt wat het resultaat van uw product of dienst zal zijn. 
2. Beschrijving van uw aanbod. Hier beschrijft u kort uw aanpak. Focus hierbij vooral op de doelen die u wilt bereiken. Ga niet te gedetailleerd in op uw werkwijze.
3. Te bereiken resultaten. Dit is een van de belangrijkste onderdelen van de offerte, omdat u hier zwart op wit zet wat de klant aan uw product of dienst heeft. Met andere woorden: uw toegevoegde waarde wordt duidelijk.
4. Prijs. Vermeld een totaalprijs. Maak eventueel een uitsplitsing van prijzen per onderdeel. Geef wel aan wat de klant krijgt. Als u dat niet doet, lijkt de prijs sneller te hoog.
5. Geldigheidsdatum. Een offerte heeft altijd een bepaalde geldigheidsdatum. Dit is afhankelijk van branche en product/dienst, maar in het algemeen niet langer dan een maand.
6. Vrijblijvendheid. Benadruk de vrijblijvendheid van de offerte. Daarmee maakt u duidelijk dat beide partijen, de klant en u, niet verplicht te zijn de offerte te accepteren.
7. Accordering. Zorg voor juridische zekerheid: vraag de klant de offerte te accorderen, deze te ondertekenen en een versie naar u terug te sturen.