Hoe en wanneer vragen ouders de overheidsbijdrage aan?

Voor het aanvragen van de kinderopvangtoeslag moet men de volgende vijf stappen zetten:

1. Vraag een offerte van een kindercentrum of gastouderbureau.
2. Spreek met de kinderopvangorganisatie de betalingswijze af.
3. Verzamel de gegevens over het (gezins-)inkomen.
4. Download het aanvraagprogramma van de Belastingdienst of vraag het aanvraagformulier aan bij Belastingdienst/Toeslagen, telefoon: 0800 – 0543.
5. Zorg ervoor dat de aanvraag uiterlijk 8 weken voor de eerste gewenste maandelijkse betaling bij Belastingdienst/Toeslagen is.

Men vraagt de overheidsbijdrage eenmaal per kalenderjaar aan bij een apart onderdeel van de Belastingdienst: Belastingdienst/Toeslagen. De Belastingdienst verwerkt de aanvraag en controleert of men voor de toeslag in aanmerking komt. Als dat zo is, maakt de Belastingdienst de toeslag in maandelijkse termijnen rechtstreeks aan de ouder over. Binnen 8 weken na het indienen van de aanvraag start doorgaans de betaling. Eventueel kan men met het kindercentrum, gastouderbureau, tussenpersoon of bemiddelaar afspreken dat de Belastingdienst de toeslag direct aan één van hen overmaakt.
Men kan er ook voor kiezen de toeslag na afloop van een jaar aan te vragen. Men verwacht bijvoorbeeld dat er gedurende het jaar veel wijzigingen optreden in de persoonlijke financiële situatie of in het gebruik van de opvang. Als achteraf namelijk blijkt dat de ontvangen toeslag te hoog is geweest, moet men het te veel ontvangen bedrag natuurlijk terugbetalen, inclusief de verschuldigde rente.