Hoe is bedrijfsinformatie geheim te houden?

Dit is mogelijk via een combinatie van fysieke beveiliging, ICT-maatregelen, en afspraken met medewerkers en derden:
A. Fysieke beveiliging

• Bewaar bedrijfsgeheimen beveiligd in afgesloten archieven of kluizen;
• Geef per persoon toegang tot alleen de informatie die voor diegene hoogst noodzakelijk is;
• Markeer correspondentie als vertrouwelijk. Dit is niet voldoende voor bindende verplichtingen maar wel aan te raden voor uw bewijspositie. Dit geldt niet alleen voor externe correspondentie, maar ook voor interne.

B. ICT

• Geef alleen gekwalificeerde medewerkers digitale toegang tot geheime informatie.
• Beveilig het systeem met wachtwoorden die u regelmatig wijzigt;
• Zorg ervoor dat u alle handelingen met bestanden automatisch bijhoudt. Elke handeling moet zijn te herleiden tot een individueel persoon;
• Verstuur vertrouwelijke mail versleuteld en markeer deze als vertrouwelijk.

c. Medewerkers

• Zorg ervoor dat medewerkers weten welke informatie geheim is;
• Leid medewerkers op over de juiste omgang met bedrijfsgeheimen, de plichten die daarbij horen en de gevolgen van het schenden ervan;
• Neem in arbeidscontracten concurrentiebedingen en geheimhoudingsclausules op. Dat kunnen afspraken zijn die ook geldig blijven na afloop van de dienstbetrekking. Noem daarbij de consequenties van contractbreuk.

D. Zakenpartners

• Geef met een geheimhoudingsverklaring aan wie welke vertrouwelijke bedrijfsinformatie geheim moet houden. Geef ook aan wat er gebeurt als een partner de afspraken niet nakomt;
• Omschrijf in de geheimhoudingsverklaring welke informatie wordt gedeeld, met wie en op welke manier;
• Spreek bij een samenwerking af wat er gebeurt met bedrijfsgeheimen die de afzonderlijke partijen al vóór de samenwerking hebben. Spreek ook af wat er gebeurt met kennis die de partners tijdens de samenwerking ontwikkelen. Wie wordt de eigenaar van het nieuwe intellectuele eigendom? Hoe is de bescherming geregeld tijdens de samenwerking en na afloop?