Wat zijn de meest gehoorde debiteurensmoezen en hoe gaat u daarmee om?

Wanbetalers zijn meestal niet zo heel creatief in het verzinnen van uitvluchten. Belt u om te vragen waar uw geld blijft? Neem dan geen genoegen met de volgende antwoorden:

• 'De verantwoordelijke voor de crediteurenadministratie is deze week niet aanwezig. Belt u zelf terug of zal ik een notitie achterlaten?' Dé manier om u af te schepen is zeggen dat de verantwoordelijke persoon er niet is. Ga hier niet mee akkoord, en zeg dat u graag een superieur wilt spreken of desnoods de directeur.
• 'Er is echt van alles en nog wat mis met wat u geleverd heeft. We hebben een waslijst van klachten. U begrijpt wel dat we die eerst opgelost willen zien.' Het is vreemd dat de klant nu pas met deze klachten komt. U kunt ervan uitgaan dat als een product niet voldoet, u dit vrij snel na levering te horen krijgt. Als de goederen niet zijn geweigerd en er geen prijscompensatie is gevraagd, hoeft u met dit argument dus geen genoegen te nemen.
• 'We zitten al een tijd te wachten op betaling door een hele grote klant. Zodra die binnen is, bent u de eerste...' Het is (nog) niet uw probleem dat uw klant in financiële problemen zit. Daarom is het slim snel te handelen voordat het bedrijf bijvoorbeeld failliet gaat. Eis uw geld en zet uw claim kracht bij door meteen over te gaan op schriftelijke, aangetekende correspondentie.
• 'We begrijpen uw aanmaningen niet, want we hebben nooit een factuur ontvangen. Wilt u die alsnog sturen?' Betaalt de klant verder altijd stipt op tijd, stuur dan zonder verdere discussie aangetekend een nieuwe factuur. Gebeurt het vaker, of is het de eerste opdracht? Vraag waarom het bedrijf niet zelf contact op heeft genomen naar aanleiding van de eerste aanmaning. Stuur de factuur nogmaals op met de laatste aanmaning. En maak duidelijk dat u overgaat tot andere acties wanneer er nu niet binnen de termijn wordt betaald.
• 'We hebben de goederen wel besteld bij u, maar ze daarna nooit ontvangen.' Als het goed is, heeft u een ontvangstbewijs of een verzendingsbewijs van de goederen. Bewaar deze bij de facturen als ze worden nagebeld, u kunt uw klant hier direct mee confronteren.
• 'We hebben nooit opdracht gegeven voor de levering van uw goederen of diensten.' Dan had de klant de levering terug moeten sturen. Als het goed is, zit er bij elke levering een brief met contactpersoon en telefoonnummer plus een termijn waarbinnen de levering retour kan worden gezonden. Maak uw klant erop attent dat deze termijn inmiddels (ruimschoots) is verstreken.
• 'Ook toevallig dat u net nu belt! Het bedrag is vanmorgen overgemaakt. U zult het dus binnen enkele dagen wel ontvangen.' Dit is inderdaad wel heel toevallig. Als u het niet vertrouwt, kunt u vragen om een schriftelijke bevestiging van deze uitspraak. Is dit een probleem, dan kunt u ervan uitgaan dat u voorlopig kan fluiten naar uw geld. Wacht voor de zekerheid een paar dagen en ga dan direct over tot andere actie.
• 'Door de toepassing van uw product hebben wij aanzienlijke schade geleden. We overleggen met onze advocaat over eventuele stappen.' Vraag waarom u hier pas nu iets over hoort. Probeer details te achterhalen en speel deze door naar uw juridisch adviseur. Deze kan u adviseren over de vervolgstappen.
• 'Wij begrijpen ook niet hoe het komt dat u nog niets heeft ontvangen. Misschien heeft de bank een fout gemaakt. We zoeken het uit en u hoort nog van ons.' Het komt wel eens voor dat een bank een overboeking naar een verkeerd bankrekeningnummer doet. Vraag of de klant een uittreksel van de betalingsopdracht wil faxen. Wil hij dit niet, dan zal de betaling waarschijnlijk nog niet zijn gedaan.
• 'Wij hebben met een van uw medewerkers telefonisch afgesproken dat er eerst een creditnota zou komen voor een deel van het bedrag.' Vraag met wie er is gesproken en wanneer en ga daarna voor de zekerheid alle betrokken medewerkers af. Als er niemand in uw bedrijf van iets weet, stuur dan nog een laatste aangetekende aanmaning.