Social mediabeleid
Doel
Om haar reputatie, kennis en informatie te beschermen, heeft [Naam organisatie] dit social mediabeleid met betrekking tot het gebruik van en de deelname aan sociale media door haar medewerkers ontwikkeld.
[Naam organisatie] respecteert de rechten van haar werknemers om sociale media te gebruiken, niet alleen als een vorm van zelfexpressie, maar ook als een middel om de zakelijke reputatie van [Naam organisatie] te versterken en uit te breiden. [Naam organisatie] moedigt haar medewerkers aan om deel te nemen in de sociale media, maar dringt er bij haar medewerkers om dit met gezond verstand te doen. Het is belangrijk te beseffen dat alle medewerkers die betrokken zijn bij social media die naar [Naam organisatie] verwijzen, verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor hun gedrag.
Definities en interpretatie
In dit social mediabeleid, gelden de volgende definities van begrippen:
- "[Naam organisatie]", de wereldwijd actieve onderneming van [Naam organisatie], die haar hoofdkantoor heeft in [vestigingsplaats], Nederland;
- "Werknemer": een werknemer van [Naam organisatie] werkt op basis van een arbeidsovereenkomst. Werknemer gezamenlijk worden aangeduid als "Werknemers";
- "[Naam organisatie] Personeelshandboek": het handboek met voorschriften, procedures en andere zaken die van toepassing zijn binnen de organisatie van [Naam organisatie];
- "Social Media" betekent en omvat, maar is niet beperkt tot, blogs, wiki's, podcasts, message boards, social networking sites (zoals Facebook, LinkedIn, Weibo), Twitter, YouTube, Instagram, Tumblr en andere delen van content sites en andere web 2.0-platformen en instrumenten; en
-‘Social Media Policy’, het social mediabeleid, zoals geformuleerd en van tijd tot tijd aangepast door [Naam organisatie].
De Social Media Policy is van toepassing op de werknemers en verwijst naar het gebruik van social media over onderwerpen die betrekking hebben op de producten en diensten van [Naam organisatie], [Naam organisatie]'s handelsnaam en/of de tewerkstelling van de werknemer bij [Naam organisatie]. De Social Media Policy blijft ook van toepassing na beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Iedere werknemer ontvangt een kopie van de Social Media Policy per e-mail. De Social Media Policy is ook opgenomen in het [Naam organisatie] Personeelshandboek. Op verzoek van de werknemer wordt door de HR-afdeling een kopie van de Social Media Policy beschikbaar gesteld. Iedere medewerker zal voldoen aan de Social Media Policy.
Algemene richtlijnen
[Naam organisatie] heeft een paar regels voor de werknemer om in gedachten te houden als hij/zij maakt gebruik van social media:
1. Maakt geen inbreuk op het auteursrecht van een andere persoon of entiteit;
2. Plaatst geen persoonlijke gegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail, etc.) van een andere persoon of entiteit, tenzij hij/zij daartoe voorafgaand (schriftelijke) toestemming geeft;
3. Plaatst niet materiaal dat vulgair, obsceen, onfatsoenlijk, discriminerende of beledigende taal of afbeeldingen bevat; en/of
4. Plaatst geen materiaal dat een andere persoon belastert, bedreigt of misbruikt.
Communicatie met vermelding of uit naam van [Naam organisatie]
A. Het gebruik van social media tijdens de werkuren moet worden beperkt en mag niet de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer negatief beïnvloeden.
B. Werknemers wordt alleen toegestaan om sociale media te gebruiken met voorafgaande goedkeuring en toestemming. Of het nu gaat social media of traditionele media, elke werknemer die berichten plaatst namens [Naam organisatie] moet voorafgaand schriftelijke toestemming van de afdeling Marketing krijgen (uitsluitend verzoeken per e-mail aan [mailadres].
C. Werknemers moeten ervoor zorgen dat ze bericht die zij via social media verzenden waarheidsgetrouwe informatie bevat.
D. Het is de medewerker alleen toegestaan om een bedrijfsprofiel, groep of netwerk te maken na voorafgaande toestemming van de afdeling Marketing.
E. Werknemers moeten zich bewust zijn van het feit dat deelname aan social media van invloed kan zijn op de veiligheid van het dataverkeer en de persoonlijke levenssfeer en dat het kan leiden tot een vermeende of daadwerkelijke belangenverstrengeling.
F. Werknemers moeten zich ervan bewust zijn dat opmerkingen en berichten via social media door zoekmachines kunnen worden gevonden en op andere webpagina's en/of andere media openbaar kunnen worden gemaakt. Wat Werknemers posten op social media zal gemakkelijk zichtbaar zijn op het web en kunnen worden reposted zonder medeweten of toestemming van de medewerkers.
Bescherming van informatie en versterking van de reputatie en merknaam in social media
A. Het is werknemers niet toegestaan om:
a. Persoonlijke en/of zakelijke informatie over collega's, partners, klanten en/of andere zakelijke contacten van [Naam organisatie] te openbaren;
b. Commentaar te leveren op de strategieën van [Naam organisatie];
c. Financiële gegevens te verstrekken over [Naam organisatie];
d. Vertrouwelijke informatie over [Naam organisatie] en/of producten [Naam organisatie] te vermelden;
e. Op enigerlei wijze gebruik te maken van de handelsnaam [Naam organisatie] en/ of variaties daarvan zoals [Naam organisatie] (voor alle duidelijkheid, in combinatie met hashtags (#), op tekens (@) of andere leestekens), behalve voor zover toegestaan op grond van de leden B., C. en onder D.; en/of
f. Verklaringen af te leggen over concurrenten en/of hun producten.
B. Medewerkers mogen alleen [Naam organisatie]’s handelsnaam gebruiken in hun social media identiteit, behalve als zij deze als huidige of voormalige werkgever willen vermelden op verzoek van de desbetreffende social media platform (zoals LinkedIN).
C. Werknemers mogen alleen informatie reposten of rebloggen die al in publicaties en/of persberichten is gepubliceerd door [Naam organisatie].
D. Werknemers mogen niet [Naam organisatie] logo's, artikelen, video's, foto's, handelsmerken gebruiken enz., tenzij daarvoor vooraf toestemming is gegeven door de afdeling Marketing.
Gevolgen van controversiële uitspraken
Werknemers moeten in gedachten houden dat de belangrijkste reden voor [Naam organisatie] om een Social Media Policy te hanteren het beschermen van haar belangen en die van haar werknemers is.
Gevolgen voor [Naam organisatie]: Er kunnen ernstige gevolgen ontstaan voor [Naam organisatie] en haar relaties als gevolg van ongepast, onjuist, onvolledig, beledigend, bedreigend of slecht geformuleerde verklaringen van de werknemer via social media.
Gevolgen voor Werknemer: [Naam organisatie] kan disciplinaire maatregelen tegen een werknemer nemen die de Social Media Policy overtreedt, variërend van een (schriftelijke) waarschuwing tot ontslag.
Overig
1. [Naam organisatie] heeft het recht om de Social Media Policy op elk moment eenzijdig te wijzigen.
2. Neem voor meer informatie of vragen over de Social Media Policy contact op met [mailadres]
Om haar reputatie, kennis en informatie te beschermen, heeft [Naam organisatie] dit social mediabeleid met betrekking tot het gebruik van en de deelname aan sociale media door haar medewerkers ontwikkeld.
[Naam organisatie] respecteert de rechten van haar werknemers om sociale media te gebruiken, niet alleen als een vorm van zelfexpressie, maar ook als een middel om de zakelijke reputatie van [Naam organisatie] te versterken en uit te breiden. [Naam organisatie] moedigt haar medewerkers aan om deel te nemen in de sociale media, maar dringt er bij haar medewerkers om dit met gezond verstand te doen. Het is belangrijk te beseffen dat alle medewerkers die betrokken zijn bij social media die naar [Naam organisatie] verwijzen, verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor hun gedrag.
Definities en interpretatie
In dit social mediabeleid, gelden de volgende definities van begrippen:
- "[Naam organisatie]", de wereldwijd actieve onderneming van [Naam organisatie], die haar hoofdkantoor heeft in [vestigingsplaats], Nederland;
- "Werknemer": een werknemer van [Naam organisatie] werkt op basis van een arbeidsovereenkomst. Werknemer gezamenlijk worden aangeduid als "Werknemers";
- "[Naam organisatie] Personeelshandboek": het handboek met voorschriften, procedures en andere zaken die van toepassing zijn binnen de organisatie van [Naam organisatie];
- "Social Media" betekent en omvat, maar is niet beperkt tot, blogs, wiki's, podcasts, message boards, social networking sites (zoals Facebook, LinkedIn, Weibo), Twitter, YouTube, Instagram, Tumblr en andere delen van content sites en andere web 2.0-platformen en instrumenten; en
-‘Social Media Policy’, het social mediabeleid, zoals geformuleerd en van tijd tot tijd aangepast door [Naam organisatie].
De Social Media Policy is van toepassing op de werknemers en verwijst naar het gebruik van social media over onderwerpen die betrekking hebben op de producten en diensten van [Naam organisatie], [Naam organisatie]'s handelsnaam en/of de tewerkstelling van de werknemer bij [Naam organisatie]. De Social Media Policy blijft ook van toepassing na beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Iedere werknemer ontvangt een kopie van de Social Media Policy per e-mail. De Social Media Policy is ook opgenomen in het [Naam organisatie] Personeelshandboek. Op verzoek van de werknemer wordt door de HR-afdeling een kopie van de Social Media Policy beschikbaar gesteld. Iedere medewerker zal voldoen aan de Social Media Policy.
Algemene richtlijnen
[Naam organisatie] heeft een paar regels voor de werknemer om in gedachten te houden als hij/zij maakt gebruik van social media:
1. Maakt geen inbreuk op het auteursrecht van een andere persoon of entiteit;
2. Plaatst geen persoonlijke gegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail, etc.) van een andere persoon of entiteit, tenzij hij/zij daartoe voorafgaand (schriftelijke) toestemming geeft;
3. Plaatst niet materiaal dat vulgair, obsceen, onfatsoenlijk, discriminerende of beledigende taal of afbeeldingen bevat; en/of
4. Plaatst geen materiaal dat een andere persoon belastert, bedreigt of misbruikt.
Communicatie met vermelding of uit naam van [Naam organisatie]
A. Het gebruik van social media tijdens de werkuren moet worden beperkt en mag niet de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer negatief beïnvloeden.
B. Werknemers wordt alleen toegestaan om sociale media te gebruiken met voorafgaande goedkeuring en toestemming. Of het nu gaat social media of traditionele media, elke werknemer die berichten plaatst namens [Naam organisatie] moet voorafgaand schriftelijke toestemming van de afdeling Marketing krijgen (uitsluitend verzoeken per e-mail aan [mailadres].
C. Werknemers moeten ervoor zorgen dat ze bericht die zij via social media verzenden waarheidsgetrouwe informatie bevat.
D. Het is de medewerker alleen toegestaan om een bedrijfsprofiel, groep of netwerk te maken na voorafgaande toestemming van de afdeling Marketing.
E. Werknemers moeten zich bewust zijn van het feit dat deelname aan social media van invloed kan zijn op de veiligheid van het dataverkeer en de persoonlijke levenssfeer en dat het kan leiden tot een vermeende of daadwerkelijke belangenverstrengeling.
F. Werknemers moeten zich ervan bewust zijn dat opmerkingen en berichten via social media door zoekmachines kunnen worden gevonden en op andere webpagina's en/of andere media openbaar kunnen worden gemaakt. Wat Werknemers posten op social media zal gemakkelijk zichtbaar zijn op het web en kunnen worden reposted zonder medeweten of toestemming van de medewerkers.
Bescherming van informatie en versterking van de reputatie en merknaam in social media
A. Het is werknemers niet toegestaan om:
a. Persoonlijke en/of zakelijke informatie over collega's, partners, klanten en/of andere zakelijke contacten van [Naam organisatie] te openbaren;
b. Commentaar te leveren op de strategieën van [Naam organisatie];
c. Financiële gegevens te verstrekken over [Naam organisatie];
d. Vertrouwelijke informatie over [Naam organisatie] en/of producten [Naam organisatie] te vermelden;
e. Op enigerlei wijze gebruik te maken van de handelsnaam [Naam organisatie] en/ of variaties daarvan zoals [Naam organisatie] (voor alle duidelijkheid, in combinatie met hashtags (#), op tekens (@) of andere leestekens), behalve voor zover toegestaan op grond van de leden B., C. en onder D.; en/of
f. Verklaringen af te leggen over concurrenten en/of hun producten.
B. Medewerkers mogen alleen [Naam organisatie]’s handelsnaam gebruiken in hun social media identiteit, behalve als zij deze als huidige of voormalige werkgever willen vermelden op verzoek van de desbetreffende social media platform (zoals LinkedIN).
C. Werknemers mogen alleen informatie reposten of rebloggen die al in publicaties en/of persberichten is gepubliceerd door [Naam organisatie].
D. Werknemers mogen niet [Naam organisatie] logo's, artikelen, video's, foto's, handelsmerken gebruiken enz., tenzij daarvoor vooraf toestemming is gegeven door de afdeling Marketing.
Gevolgen van controversiële uitspraken
Werknemers moeten in gedachten houden dat de belangrijkste reden voor [Naam organisatie] om een Social Media Policy te hanteren het beschermen van haar belangen en die van haar werknemers is.
Gevolgen voor [Naam organisatie]: Er kunnen ernstige gevolgen ontstaan voor [Naam organisatie] en haar relaties als gevolg van ongepast, onjuist, onvolledig, beledigend, bedreigend of slecht geformuleerde verklaringen van de werknemer via social media.
Gevolgen voor Werknemer: [Naam organisatie] kan disciplinaire maatregelen tegen een werknemer nemen die de Social Media Policy overtreedt, variërend van een (schriftelijke) waarschuwing tot ontslag.
Overig
1. [Naam organisatie] heeft het recht om de Social Media Policy op elk moment eenzijdig te wijzigen.
2. Neem voor meer informatie of vragen over de Social Media Policy contact op met [mailadres]
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 40 vragen en antwoorden over Overeenkomsten (modellen).