Protocol melding misstanden (klokkenluidersregeling)

PROTOCOL Melding mistanden (klokkenluidersregeling)

Algemeen

1. Ons bedrijf heeft integriteit en eerlijkheid hoog in het vaandel. Zodra en indien zich misstanden – op welk vlak dan ook – voordoen, vragen wij onze werknemers om daarvan onmiddellijk melding te doen bij een leidinggevende, bij een directielid, bij een van de vertrouwenspersonen of bij een van de (interne of externe) meldpunten misstanden.
2. In dit protocol melding misstanden wordt een aantal regels en afspraken vastgelegd met betrekking tot het melden van misstanden.
3. Als u twijfelt over de regels, vragen heeft over de uitleg daarvan of suggesties heeft voor verbetering, dan kunt u zich wenden tot uw leidinggevende, tot de afdeling personeelszaken, tot de vertrouwenspersoon van ons bedrijf of tot een van de (interne of externe) meldpunten misstanden.
4. Deze regeling is van toepassing op alle medewerkers van [bedrijfsnaam] en heeft tot doel hen, zonder gevaar voor hun rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over (vermoeden van) een misstand binnen [bedrijfsnaam].

Melding bij een leidinggevende of bij een directielid

1. Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij melding maakt van (vermoeden van) een misstand. 
2. Als een werknemer de keuze maakt om een door hem geconstateerd (vermoeden) van misstanden bij een leidinggevende of bij een directielid te melden, dan ontslaat hem dat – in het geval deze melding geen – of niet het gewenste - effect sorteert – niet van zijn plicht om (vermoedens) van misstanden dan alsnog te melden bij een meldpunt misstanden.
3. Melding van (vermoedens van) misstanden bij een leidinggevende of bij een directielid is vormvrij.

Meldpunten misstanden

1. Interne meldpunten Binnen de onderneming is een aantal medewerkers aangewezen waar werknemers (vermoedens van) misstanden kan melden, dat zijn: [naam, telefoonnummer, functie]
2. Extern meldpunt Als een werknemer de (vermoedens van) misstanden – om welke reden dan ook – intern niet kan (of wil) melden bij één van de interne meldpunten, dan kan hij zich wenden tot navolgend extern meldpunt: [naam, telefoonnummer, functie] (bijvoorbeeld een externe advocaat) 
3. Vertrouwenspersoon (Vermoedens van) misstanden kunnen ook worden gemeld bij (of worden overlegd met) de vertrouwenspersoon. Binnen de onderneming zijn als vertrouwenspersoon aangesteld: [naam, telefoonnummer, functie] 
4. De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat een werknemer die zich met een voorval of klacht tot hem wendt, goed wordt voorgelicht, opgevangen, begeleid en geadviseerd. Daarnaast begeleidt de vertrouwenspersoon de werknemer bij de (eventuele) (in)formele melding van (vermoedens van) misstanden.

Misstanden en/of vermoedens van misstanden

1. Alle medewerkers van [bedrijfsnaam] zijn verplicht om onregelmatigheden en/of vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard, maar ook misstanden waarbij de reputatie van [bedrijfsnaam] in het geding is, te melden aan één van de interne meldpunten, het externe meldpunt of aan een vertrouwenspersoon. 
2. Onder misstanden en/of vermoedens van misstanden wordt – bijvoorbeeld, doch niet uitsluitend – verstaan: (vermoedens van) fraude, overtreding van mededingingswetgeving, ontoelaatbare nevenfuncties, contacten met onbetrouwbare relaties, het lekken van vertrouwelijke bedrijfsinformatie, schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels, gevaren voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu.
3. Een misstand betreft niet een melding van een ongewenste (seksuele) intimiteit, agressie, pesten of discriminatie, van persoonlijke klachten over het werk en/of van gewetensbezwaren tegen de normale bedrijfsactiviteiten. Voor het melden van deze gedragingen dient de melder zich te wenden tot de klachtencommissie ongewenst gedrag of een leidinggevende.

Meldpunten

Uitgangspunten
Zowel de interne meldpunten, als het externe meldpunt, hanteren – in de uitoefening van de functie van meldpunt - de volgende uitgangspunten: 
meldingen van (vermoedens van) misstanden worden vertrouwelijk behandeld;
meldingen van (vermoedens van) misstanden kunnen niet anoniem geschieden;
meldingen van (vermoedens van) misstanden zullen immer zorgvuldig worden ingenomen, bestudeerd en worden opgevolgd, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de belangen van de melder en met de belangen van de werkgever. 

Zowel de interne meldpunten, als het externe meldpunt, heeft intern verschoningsrecht, hetgeen inhoudt dat zij nimmer gedwongen kunnen worden om vertrouwelijke informatie aan de werkgever prijs te geven;

Taken
Zowel de medewerkers die de functie van intern meldpunt bekleden als diegene die als extern meldpunt fungeert, hebben de navolgende taken: 

• Het bijhouden van ontwikkelingen met betrekking tot wet- en regelgeving in de branche;
• Het zijn van vraagbaak op het gebied van misstanden, het voorkomen van misstanden en het aanpakken van misstanden; 
• Het informeren van de organisatie over actuele ontwikkelingen evenals het stimuleren van de naleving hiervan door periodieke communicatie en het ondernemen van activiteiten die de bewustwording bij de werknemers van [bedrijfsnaam] vergroten; 
• Het ontwikkelen en implementeren van procedures die de naleving van wet- en regelgeving bevorderen; 
• Het verzamelen en documenteren van de meldingen;
• Het doen van (voor)onderzoek naar aanleiding van meldingen;
• Het opdracht geven tot het doen van onderzoek door werknemers van [bedrijfsnaam] of door derden; 
• Het bewaken van de voortgang van de (eventuele) onderzoeken;
• Het opstellen – en jaarlijks voor 1 april van het volgende jaar aan de directie overhandigen - van een jaarlijkse rapportage over de meldingen en over de kosten die hij in de uitoefening van zijn functie als – intern of extern – meldpunt heeft gemaakt, eveneens voorzien van door hemzelf in de uitoefening van zijn functie van – intern of extern – meldpunt besteedde tijd en kosten.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 

• Zowel de interne meldpunten, als het externe meldpunt, verrichten geen handelingen ter uitvoering van hun taken dan na overleg met- en toestemming van - de werknemer die de melding heeft gedaan;
• Zowel de interne meldpunten, als het externe meldpunt, zijn voor de uitvoering van hun taken uitsluitend verantwoording schuldig aan de directie, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gerespecteerd wordt, waarbij rekening dient te worden gehouden met de belangen van de melder en met het algemeen belang;
• De werkgever dient ervoor te zorgen dat de meldpunten in de gelegenheid zijn om op een vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch te worden geraadpleegd;
• De medewerkers die de functie van intern meldpunt bekleden, mogen niet vanwege de uitoefening van die functie benadeeld worden in hun positie binnen de organisatie; 
• De meldpunten dienen bij de uitoefening van hun taken ook rekening te houden met de rechten van eventuele (vermoedelijke) dader(s); 
• De meldpunten zullen de directie en andere relevante bedrijfsonderdelen gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van misstanden.

Indiening melding misstanden bij meldpunt

• Een melding van een (vermoeden van) misstanden, wordt door de klager schriftelijk ingediend bij een (intern of extern) meldpunt. De klager en (eventueel) degene(n) over wie is geklaagd, ontvangen een exemplaar van dit protocol melding misstanden.
• Anonieme meldingen kunnen niet in behandeling worden genomen door de meldpunten.
• Onderzoek Het meldpunt waarbij de melding is ingediend, stelt een onderzoek in naar iedere bij hem ingediende melding. Het meldpunt waar de melding is ingediend heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die hij bij de vervulling van zijn taak nodig heeft.
• Binnen één maand na ontvangst van de melding hoort het meldpunt – eventueel (te zijner beoordeling) bijgestaan door één of meer van de andere meldpunten – de werknemer die de melding heeft ingediend en de eventuele anderen. 
• Degene die de melding heeft gedaan – en ook eventuele anderen die door het meldpunt worden gehoord - heeft het recht om zich door een raadsman te laten bijstaan en om inzage te krijgen in de relevante stukken. Het meldpunt is verplicht om degene die de melding heeft gedaan te horen, tenzij evident is dat het horen van degene die de melding heeft gedaan geen toegevoegde waarde heeft.
• Het meldpunt kan – indien redelijk - besluiten een onderzoek te laten plaatsvinden door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever.
• De zittingen/verhoren van het meldpunt (al dan niet gezamenlijk met andere meldpunten) zijn besloten. 
• Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Indien een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld.

Tijdelijke voorzieningen 
Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan het meldpunt de werkgever verzoeken om tijdelijke voorzieningen te treffen. De werkgever zal daaraan gevolg geven indien dit voor de continuïteit en/of het imago van de onderneming, voor het welzijn van de melder en/of voor het welzijn van enige ander medewerker of betrokkene noodzakelijk is. 

Oordeel
1. Het meldpunt brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee maanden nadat de melding is ingediend, een schriftelijke (tussen)rapportage uit aan de directie.
2. De rapportage bevat in ieder geval:

• de naam van de melder 
• (eventueel)de naam van degene(n) die bij de (vermoedelijke) misstanden betrokken zijn (geweest) 
• wie door de (vermoedelijke misstanden) is/zijn getroffen 
• een beschrijving van de misstand; 
• de beoordeling van het meldpunt over de aannemelijkheid van de melding 
• een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen (waaronder eventuele sancties) in het concrete geval 
• een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen in het algemeen 

3. De melder wordt door het meldpunt zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt over de gemelde misstand. Het meldpunt is niet verplicht om de melder inhoudelijk op de hoogte te stellen van de resultaten van het onderzoek.
4. Indien het standpunt niet binnen de genoemde afhandelingsduur kan worden gegeven, dan wordt de melder hiervan door het meldpunt schriftelijk op de hoogte gebracht, waarbij zal worden aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

Rechtsbescherming melder 

• De melder die, conform deze regeling en te goeder trouw een (vermoeden van) misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 
• Represailles van medewerknemers ten opzichte van de melder als gevolg van het melden worden door de werkgever niet geaccepteerd.
• Zolang de melder niet anders te kennen geeft, wordt de door hem gewenste anonimiteit gerespecteerd, overeenkomstig deze regeling.

Rechtsbescherming meldpunten en vertrouwenspersonen

• De meldpunten en vertrouwenspersonen die tevens werknemer zijn van de werkgever, worden op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van handelingen verricht krachtens deze regeling.
• De meldpunten en vertrouwenspersonen kunnen niet ontslagen worden voor zaken die betrekking hebben op het te goeder trouw vervullen van hun functie van meldpunt en/of vertrouwenspersoon.

Geheimhouding
Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld strikt vertrouwelijk te behandelen.