Reglement lease-auto

bij LEASEOVEREENKOMST AUTO

1. Inleiding

De auto’s die van bedrijfswege aan medewerkers, hierna ook te noemen ‘berijder(s)’, ter beschikking worden gesteld, worden geleased. Leasing kan worden gezien als (ver)huur op lange termijn, waarbij door de leasemaatschappij, die eigenaar is van de auto’s, de auto’s voor een bepaalde periode ter beschikking worden gesteld, terwijl zij tevens een aantal bijkomende diensten verricht. Deze diensten omvatten aan- en verkoop en beheer van de auto, de verzorging van de motorrijtuigenbelasting, de verzekering, schadebehandeling, de begeleiding van onderhoud en reparatie, het ter beschikking stellen van een reserve-auto en de brandstofadministratie.

2. Organisatie

a. Samenwerking met de leasemaatschappij

Een door de werkgever aan te wijzen leasemaatschappij, hierna te noemen ‘de lessor’, verzorgt de leasing van ons wagenpark. De lessor beheert het wagenpark via een gesloten calculatietechniek. Op grond hiervan zijn wij een maandelijkse vergoeding verschuldigd voor het gebruik van de auto’s inclusief de hiervoor vermelde diensten, welke vergoeding door de lessor berekend is op grond van de door de lessor begrootte kosten. Periodiek ontvangen wij een overzicht van de werkelijke exploitatiekosten die tevens worden vergeleken met de begrootte kosten. Op deze wijze behouden wij zelf inzicht in de exploitatie van ons wagenpark.

b. Uitvoering van de lease-autoregeling

Als contactpersoon met de lessor en de medewerkers treedt een leasecoördinator op die de uniformiteit in autokeuze en autogebruik, alsmede de procedures en de toepassing van deze regeling bewaakt. De leasecoördinator is verantwoording verschuldigd aan de directie die de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de lease-autoregeling draagt.

3. Toekenningscriteria

Een medewerker komt in aanmerking voor een lease-auto indien hij voldoet aan één van de volgende criteria:
a. hij regelmatig klantenbezoeken aflegt;
b. hij voor een verantwoorde functie-uitoefening een auto nodig heeft; zulks uitsluitend ter beoordeling van de directie.

Voor nieuwe medewerkers geldt dat zij slechts in aanmerking komen voor een lease-auto na de positief afgesloten proefperiode van een maand. Gedurende deze maand zal aan de werknemer een huurauto ter beschikking worden gesteld. In afwijking van het bovenstaande geldt dat in alle gevallen de keuze van een gedurende de proefperiode aan de berijder toe te wijzen auto door de werkgever wordt bepaald.

4. Gebruiksovereenkomst betreffende de lease-auto

Met iedere medewerker die aan deze regeling deelneemt, zal een standaard gebruiksovereenkomst worden afgesloten. Deze overeenkomst treft u bijgaand aan, met het verzoek deze ingevuld te retourneren aan de leasecoördinator.

5. Categorieën

Voor de lease-autoregeling is het normbedrag (= maximale leasekosten per maand die door de werkgever worden vergoed) vastgesteld op € 750 per maand. Dit bedrag is gebaseerd op de volgende criteria:

1. Maximale looptijd 48 maanden of 148.000 kilometer.
2. Brandstofnorm LPG.

De contractduur wordt bepaald door de werkgever in overleg met de lessor.

Bovengenoemd normbedrag geldt vanaf [datum] voor de periode van minimaal een jaar. Eenmaal per jaar wordt in overleg met de lessor nagegaan - aan de hand van de ontwikkeling van exploitatiekosten en cataloguswaarden - in hoeverre genoemd normbedrag moet worden bijgesteld.

Keuze van een auto boven de gestelde norm, is in principe mogelijk na voorafgaande toestemming van de werkgever. De overschrijding van het normtarief wordt aan de deelnemer in rekening gebracht conform het bepaalde in artikel 8.

De medewerker die een auto heeft gekozen met een hogere leasenorm, kan bij vertrek uit dienst worden verplicht de auto tegen de alsdan geldende boekwaarde, vast te stellen door de lessor, van deze te kopen.

6. Uitvoering en accessoires

a. Standaarduitvoering

Iedere lease-auto zal worden afgeleverd in standaarduitvoering, voorzien van de door de leasecoördinator in het bestelformulier van de lessor aangegeven extra uitrusting. Onder standaarduitvoering wordt verstaan de auto, zoals door de fabrikant in de betreffende uitvoering gespecificeerd, voorzien van kentekenbewijs delen I en II, kentekenplaten, NL-transfer, linkerbuitenspiegel, gevarendriehoek, set reservelampen, matten voor en achter, radiaalbanden en achterruitverwarming. De keuze van de kleur van de auto en de bekleding is voor iedere berijder vrij, maar is beperkt tot de standaard fabriekskleuren en standaard kleurencombinaties. Kleur en uitvoering mogen geen afbreuk doen aan het imago van het bedrijf.

b. Accessoires

Accessoires, die door de fabriek of dealer worden geleverd, kunnen worden meegeleased, en worden dan in de maandleaseprijs opgenomen. Berijder is vrij aan de hem/haar ter beschikking gestelde auto, buiten de hierboven genoemde en buiten de tot de standaarduitrusting behorende accessoires, verdere accessoires toe te voegen, echter uitsluitend met inachtname van de navolgende voorwaarden:

a. De accessoires alsmede de kosten, verbonden aan montage en demontage alsmede reparatie, komen geheel voor rekening en risico van berijder;
b. De accessoires mogen alleen door de lessor of een erkende dealer of namens een van hen worden aangebracht of verwijderd;
c. Indien een accessoire wordt gemonteerd, die een aanzienlijke verandering van, danwel het boren van gaten in het plaatwerk en/of bekleding van de auto noodzakelijk maakt (open dak e.d.), is vooraf goedkeuring van de lessor, via de werkgever aan te vragen, vereist.
Bij het inleveren van de auto mogen alleen die accessoires worden verwijderd, die geen zichtbare en/of blijvende beschadigingen ten gevolge hebben. Er wordt geen vergoeding gegeven voor die accessoires, die ingevolge deze bepaling niet mogen (zoals antenne(s)) of kunnen worden verwijderd.
d. Het aanbrengen van een trekhaak, mits Rijksgoedgekeurd, is toegestaan met inachtneming van de overige wettelijke bepalingen. De aanhangwagen is, mits in gekoppelde toestand, WA-verzekerd en valt onder de in artikel 15 bedoelde WA-verzekering.

7. Gebruik

De handleiding van de leasemaatschappij alsmede van de fabrikant voor het gebruik en het onderhoud van de auto vormen een integrerend bestanddeel van deze lease-autoregeling.
De medewerker zal de auto in goede staat houden overeenkomstig deze handleiding en de richtlijnen van de lessor. De lease-auto wordt aan de medewerker primair ter beschikking gesteld voor de uitoefening van zijn functie.

Een medewerker aan wie een lease-auto in gebruik ter beschikking is gesteld, ontvangt geen vergoeding voor kilometers die hij ten behoeve van het bedrijf heeft afgelegd met zijn privé-auto, tenzij het gebruik van de privé-auto op uitdrukkelijk verzoek van de werkgever plaatsvindt. Alle kosten voortvloeiend uit het zakelijk en privé-gebruik van de lease-auto zijn, met uitzondering van de hierna te noemen kosten, voor rekening van de lessor die deze op rekening van de leverancier/dienstverlener voldoet. Kosten terzake van het gebruik van de auto die door de berijder worden betaald, maar voor rekening zijn van de lessor, worden door de berijder bij de lessor rechtstreeks gedeclareerd. Indien de berijder ‘s avonds of ‘s nachts bij een brandstofautomaat tankt, dient hij dit te vermelden bij de declaratie van de kosten, aangezien hij geen bewijsstuk van de tankbeurt kan overleggen. De kosten van benzine en smeerolie terzake van het privégebruik van de auto buiten Nederland zijn voor rekening van de lessor. Deze kosten worden door de berijder via de leasecoördinator aan de lessor in rekening gebracht.

Er wordt niet van uitgegaan dat de auto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt, tenzij de betrokken medewerker in een schriftelijk door hem ondertekende verklaring aan de directie heeft bevestigd dat hij het bedrijf vrijwaart voor alle consequenties die het gevolg zijn van het feit dat het uitsluitend zakelijk gebruik van de auto door de belastinginspectie niet wordt aanvaard.

De navolgende kosten zijn steeds voor rekening van de berijder:

a. boetes en sleepkosten wegens verkeersovertredingen;
b. kosten verbonden aan vakantie- en andere privé-reizen in het buitenland, zoals stallingskosten, extra verzekeringskosten en dergelijke alsmede een excessief gebruik voor vakantiereizen vallend buiten redelijkheidsgrenzen;
c. herstelkosten terzake van niet door een verzekeraar gedekte schade aan een auto;
d. kosten van door eigen schuld noodzakelijk geworden reparaties aan de auto, zoals herstelkosten van motorschade ontstaan door het doorrijden zonder motorolie of koelvloeistof.

De medewerker mag de auto niet verpanden of anderszins bezwaren noch verhuren of op enigerlei wijze aan derden in gebruik geven, met uitzondering van gezinsleden van de medewerker of een andere medewerker van het bedrijf danwel een door het bedrijf aangewezen persoon, mits deze personen in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.

Indien de lessor voor een lease-auto kosten in rekening brengt omdat de auto onoordeelkundig, onjuist of onzorgvuldig en in strijd met de aanwijzingen van de lessor is gebruikt, heeft de werkgever het recht om deze kosten aan de medewerker in rekening te brengen.

Het rijden onder invloed van alcoholhoudende drank of enig bedwelmend middel, alsmede het gebruiken van de auto voor snelheids-, prestatie- of betrouwbaarheidsritten c.q. het rijden op gesloten circuits en het geven het rijlessen, is verboden.

8. Eigen bijdrage

Ingeval een werknemer mocht besluiten zodanig te verhuizen dat het aantal kilometers woon-werkverkeer toeneemt, houdt werkgever zich nadrukkelijk het recht voor alle meerkosten verbonden aan het gebruik van de auto en ontstaan als gevolg van deze verhuizing aan werknemer te belasten. Met name, maar niet uitsluitend, worden onder deze meerkosten begrepen de brandstofkosten en verhogingen van de leasekosten als gevolg van contractwijzigingen.

9. Gebruik tijdens ziekte en/of langdurige arbeidsongeschiktheid

Tenzij werkgever anders beslist, kan medewerk(st)er bij ziekte of tijdens arbeidsongeschiktheid over de auto blijven beschikken, conform de bepalingen van deze overeenkomst, onverminderd het bepaalde in artikel 17 lid d, en i.

10. Onderhoud, reparatie en technische inspectie

Onderhouds- en reparatiewerkzaamheden dienen te worden verricht door een dealer van het merk van de auto of door een garage aangewezen door de lessor. Ingeval het onderhoud geschiedt door een dealer, zal dit worden geregeld in overleg rechtstreeks met de lessor.

Terzake van reparaties, die buiten het normale onderhoudspatroon liggen, zoals vermeld in het instructieboekje behorend bij de auto, en die het op de onderhoudsbon vermelde maximum te boven gaan, zal medewerk(st)er er voor zorgdragen dat deze reparaties vooraf door de garagehouder telefonisch bij de lessor worden gemeld en dat daarvoor ook toestemming wordt gevraagd.

De rekeningen, verzegeld van een door medewerk(st)er getekende onderhoudsbon alsmede een specificatie van de vervangen onderdelen, kilometerstand en kentekennummer, dienen zo spoedig mogelijk door de garagehouder aan de lessor te worden overlegd.

Indien ten gevolge van reparaties medewerk(st)er de auto langer dan 24 uur moet missen, zal werkgever - indien hij dit noodzakelijk acht - medewerk(st)er een zoveel mogelijk gelijkwaardige auto via de lessor ter beschikking doen stellen.
De medewerk(st)er zal de onderhoudsbeurten van de auto zodanig regelen, dat geen vervangende auto nodig is.

Medewerk(st)er is verplicht:

a. de lessor te allen tijde in staat te stellen controle uit te oefenen op de staat, waarin de auto zich bevindt;
b. de voorgeschreven periodieke onderhoudsbeurten tijdig te doen uitvoeren;
c. eventuele reparaties tijdig te doen uitvoeren, waardoor grote schade en/of reparaties kunnen worden vermeden;
d. de auto te gebruiken zoals een zorgvuldig schuldenaar betaamt;
e. wekelijks en/of minimaal iedere 1.000 km het peil van motorolie, accu, rem en koelvloeistof en de spanning van de banden te controleren en eventueel op peil te brengen.

Schade aan de auto en/of het interieur van de auto, welke het gevolg is van nalatigheid en/of ondeskundig gebruik van de auto, komt voor rekening van medewerk(st)er.

11. Banden

De vervanging van banden zal geschieden uitsluitend door/of met toestemming van de lessor. Als richtlijn geldt een minimum profieldiepte van 2 mm. Medewerk(st)er verplicht zich ervoor zorg te dragen dat de dealer/garagehouder toestemming van de lessor verkrijgt. Indien banden aan vernieuwing toe zijn, dient medewerk(t)er tijdig rechtstreeks contact op te nemen met de lessor.

12. Brandstof

In de enkele gevallen dat de door de lessor ter beschikking gestelde brandstofcreditcard niet wordt geaccepteerd, dient medewerk(st)er contant af te rekenen en de brandstofbonnen rechtstreeks bij de lessor te declareren onder opgave van bank- of girorekening.

13. Stalling, wassen en poetsen

Kosten van wassen en poetsen van de auto (inclusief onderhoudsmiddelen) en van eventuele stallingskosten zijn voor rekening van medewerk(st)er.

14. Verzekering, schade en eigen risico

De verzekering van de auto wordt door de lessor verzorgd. Het is een all-risk verzekering - Europadekking - met een WA-dekking van € [bedrag] per gebeurtenis. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie mag de auto niet worden gebracht buiten het gebied waartoe de dekking van de verzekering is beperkt. Het eigen risico per schadegeval bedraagt € [bedrag]. Ten aanzien van dit schadebedrag gelden de navolgende regels. Indien sprake is van een niet verhaalbare schade door eigen schuld of indien geen dader is aan te wijzen, komt het eigen risicobedrag de eerste maal voor rekening van het bedrijf. Het eigen risicobedrag komt voor rekening van de berijder indien de volgende schade zich voordoet binnen een termijn van
12 maanden na het eerste schadegeval of een vorig schadegeval. De verzekerings-overeenkomst is voor iedere berijder ter inzage bij de leasecoördinator. Iedere schade aan de auto moet onmiddellijk door de betrokken medewerker telefonisch worden gemeld bij de lessor en direct daarna schriftelijk bevestigd worden middels het daarvoor bestemde formulier ter vastlegging van het ongeval. De berijder dient de door de lessor te geven instructies voor het doen herstellen van de schade op te volgen. Indien bij een schadegeval lichamelijk letsel is ontstaan en/of derden zijn betrokken, is de berijder verplicht ervoor zorg te dragen dat door een daartoe bevoegd overheidsorgaan proces-verbaal is opgemaakt of zodanig maatregelen, als in de verzekeringsvoorwaarden vermeld, zijn getroffen dat de assuradeur op grond hiervan uitkering van de schadepenningen niet kan weigeren.

15. Vervangende auto

Bij reparaties die niet binnen 24 uur kunnen worden uitgevoerd - zaterdagen, zon- en feestdagen niet meegerekend - kan men beschikken over een vervangende auto gedurende de tijd dat de auto niet ter beschikking van de berijder kan zijn. Het verzoek daartoe wordt ingediend bij de leasecoördinator die de terbeschikkingstelling regelt met de lessor. De leasecoördinator bepaalt het merk en het type van de vervangende auto. Zodra de lease-auto na reparatie weer ter beschikking van de berijder kan zijn, dient de vervangende auto onverwijld te worden ingeleverd.

De medewerker zal de onderhoudsbeurten van de auto zodanig regelen, dat geen vervangende auto nodig is. Hij zal het vervoer naar het werk en de garage op eigen initiatief en voor eigen rekening organiseren zonder onnodig tijdverlies.

16. Recht van toewijzing van reeds gebruikte auto

Werkgever kan te allen tijde aan de medewerk(st)er een reeds door werkgever in gebruik zijnde auto, waarvan de contractduur niet is verstreken, toewijzen. Instemming met de toewijzing kan door medewerk(st)er slechts op redelijke gronden worden geweigerd.

17. Beëindiging van het gebruik van de lease-auto

De overeenkomst eindigt:

a. Indien medewerk(st)er zijn/haar verplichtingen uit hoofde van de gebruikersovereenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt; de werkgever kan deze overeenkomst dan onmiddellijk beëindigen, onverminderd het recht van werkgever op schadevergoeding;
b.  Op het tijdstip, dat de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en medewerk(t)er wordt beëindigd;
c. Bij intrekking van het rijbewijs van medewerk(st)er voor langer dan 6 weken;
d. Bij einde van de gebruiksperiode als omschreven in de gebruiksovereenkomst;
e. Indien medewerk(st)er een zodanig functiewijziging of overplaatsing krijgt, dat hij/zij niet langer voor een lease-auto in aanmerking komt. De overeenkomst eindigt dan uiterlijk zes maanden nadat de functiewijziging resp. overplaatsing heeft plaatsgevonden;
f. Bij verlies van de auto en bij zodanige beschadigingen, dat de auto naar het oordeel van assuradeuren niet herstelbaar is;
g. Wanneer de auto ten gevolge van een snelheidsovertreding of alcoholgebruik door politie of rechter in beslag wordt genomen en/of verbeurd wordt verklaard. Zulks onverminderd het bepaalde hieromtrent in artikel 15.
h. Ingeval van arbeidsongeschiktheid danwel de fysieke onmogelijkheid om de auto op verantwoorde wijze te besturen gedurende een periode van langer dan vier weken, schorsing of op non actiefstelling, heeft werkgever het recht om te allen tijde afgifte van de lease-auto te verlangen, zonder gehouden te zijn tot welke compensatie dan ook.
i. Ingeval de lessor het contract beëindigt.

Bij beëindiging van deze overeenkomst dient medewerk(st)er de auto in- en uitwendig schoongemaakt aan de lessor wederom ter beschikking te stellen ter plaatse welke de werkgever zal aanwijzen.

18. Afsluitende bepalingen

Alle voorafgaande regelingen zijn hiermee vervallen. De bekendmaking van een wijziging zal kunnen plaatsvinden door middel van een schrijven aan de medewerkers. Een aldus gedane bekendmaking wordt geacht ter kennis van de medewerkers te zijn genomen binnen vijf dagen na dagtekening van het betreffende schrijven.