Reglement relatiegeschenken

Reglement aannemen van geschenken en uitnodigingen (voorbeeld)

Geschenken

1. [Naam organisatie] vindt het in principe ongepast en onaanvaardbaar als werknemers geschenken, gunsten of ontspanningsvormen aanvaardt van meer dan EUR 50 in waarde. Geschenken, gunsten of ontspanningsvormen met een lagere waarde zijn eveneens ongepast en onaanvaardbaar als zij bedoeld zijn om de werknemer op ongeschikte wijze te beïnvloeden of de schijn daarvan hebben.
2. Acceptatie van geschenken, waaronder producten, persoonlijke diensten of gunsten dienen te worden beperkt tot een waarde van EUR 50 (of het equivalent daarvan). Deze limiet is bedoeld als een maximum. Werknemers dienen voorzichtig en terughoudend te zijn bij het accepteren van frequente geschenken of van buitensporige geschenken.
3. Werknemers mogen nimmer verzoeken om geschenken.
4. Werknemers mogen nimmer geschenken aanvaarden die:

• in contanten worden aangeboden of in het equivalent van contanten (zoals bijvoorbeeld, geschenkbonnen, kaarten of coupons);
• zijn aangeboden in ruil voor iets anders;
• onfatsoenlijk, gewelddadig of seksueel gericht zijn;
• illegaal zijn of indruisen tegen het beleid van [Naam organisatie];
• de reputatie van [Naam organisatie] negatief kunnen beïnvloeden.

Als een werknemer een geschenk heeft ontvangen dat de maximale waarde overschrijdt of anderszins in strijd is met de (bovengenoemde) regels, dan dient de werknemer het geschenk onmiddellijk te retourneren aan de afzender ervan. Als de werknemer vreest dat hij de schenker kan beledigen en/of de zakelijke relatie kan schaden door teruggave, dan dient hij onmiddellijk zelf in overleg te treden met zijn leidinggevende. De leidinggevende heeft de bevoegdheid om het geschenk aan te wenden voor bedrijfsgebruik.

Uitnodigingen

1. Acceptatie van normaal zakelijke entertainment zoals lunch, diner, theater, een sportevenement en dergelijke is toegelaten als het een redelijk doel dient, sporadisch voorkomt en als het gaat om bonafide evenementen die in het teken staan van een zakelijke ontmoeting of van bevordering van zakelijke relaties.
2. Als leidraad dient te worden genomen dat de aangeboden ontspanning geen hoger bedrag mag vertegenwoordigen dan EUR 50. Als de uitnodiging vermoedelijk een hoger bedrag omvat, dient – alvorens de uitnodiging wordt geaccepteerd – te worden overlegd met de leidinggevende.
3. Als een werknemer ingaat op een uitnodiging, dan dient hij zich te allen tijde te realiseren dat hij de uitnodiging in zijn hoedanigheid van vertegenwoordiger van [Naam organisatie] aanvaardt en dat hij [Naam organisatie] derhalve vertegenwoordigt op het evenement. De werknemer dient zich dan ook fatsoenlijk en correct te gedragen. Het nuttigen van alcoholische dranken is toegestaan maar dient met mate te gebeuren.

Het reglement kan als apart reglement worden gebruikt, waarbij erop moet worden gelet dat iedere werknemer een exemplaar van het reglement heeft ontvangen (en daarvan ook bewijs voorhanden is). Het reglement kan ook onderdeel uitmaken van een personeelshandboek.