Waarop wordt de subsidieverstrekking gecontroleerd?

Voor de controle van een project waarop subsidie is verkregen moet de administratie van een project goed worden ingericht. Vooraf moet rekening gehouden worden met:

1. Welke prestaties/resultaten worden verwacht?
2. Is er sprake van een eigen bijdrage en hoe wordt deze gefinancierd?
3. Is er een sluitende begroting?
4. Zijn er specifieke voorwaarden waaraan voldaan moet worden?
5. Hoe wordt de administratieve verantwoording opgezet? Denk hierbij in ieder geval aan de volgende onderdelen:
   • urenadministratie
   • berekening van het uurtarief van de medewerkers
   • gemaakte kosten voor het project
   • betalingsbewijzen van alle gemaakte kosten

Met name de urenadministratie en de berekening van het uurtarief zijn belangrijk om goed in te richten en indien nodig af te stemmen. De belangrijkste punten die goed voor elkaar moeten zijn:

• Is de urenadministratie sluitend, met andere woorden: worden alle uren verantwoord op de juiste wijze?
• Worden de uren geautoriseerd door de bevoegde personen? (medewerker zelf en leidinggevende)
• Hoe worden de uren geautoriseerd van de directeur (en/of aandeelhouder)?
• Hoe moeten de uurtarieven worden berekend vanuit de subsidievoorwaarden en gebeurt dit ook op de juiste wijze?
• Is de administratie in te zien, ook achteraf?