Hoe kan ik een liquiditeitsprognose opstellen?
De volgende tips helpen ondernemers bij het opstellen van een liquiditeitsbudget of -prognose:
- Maak uw liquiditeitsprognose zelf- Het opstellen van een liquiditeitsprognose hoeft niet meteen en in zijn geheel door een accountant of bedrijfsadviseur te worden opgesteld. Zij kunnen u hierin natuurlijk wel begeleiden en de uiteindelijke liquiditeitsprognose toetsen. U kent zelf uw dagelijkse business het best en weet wat reële aannames zijn. Houdt gevoel bij de getallen en uw bedrijf door de liquiditeitsprognose zelf te maken of in samenwerking met uw accountant of bedrijfsadviseur;
- Houd het simpel - Veel ondernemers verliezen zich in de details bij het maken van zowel de liquiditeitsbegroting als de liquiditeitsprognose. Ze besteden zoveel tijd aan het uitzoeken van zelfs de kleinste bedragen, dat het veel te veel tijd kost en niet meer af komt.
- Een goede bedrijfsvoering als basis - De betrouwbaarheid van een liquiditeitsprognose valt of staat met de bedrijfsvoering. Wanneer er structureel in kaart is gebracht hoeveel er verkocht wordt, aan wie, tegen welke bedragen en met welke betaaltermijnen, dan wordt het mogelijk om een goed liquiditeitsoverzicht op te stellen. Zorg dus dat eerst de interne structuur op orde is, dat y weet wat u verkoopt en aan wie. Dit is de basis om vooruit te kunnen kijken. Met een strategie waarin baten en lasten in kaart zijn gebracht, kan op deze basis een concrete liquiditeitsprognose opgesteld worden;
- Voorspel niet te ver vooruit - Vaak zijn acht tot twaalf weken al voldoende om te zien welke actie u moet ondernemen. Uw vaste uitgaven kunt u veel langer vooruit plannen, maar uw flexibele uitgaven niet. En uw inkomsten ook niet. Hoe verder u vooruit plant in de liquiditeitsplanning, hoe onzekerder het wordt.
- Inzichtelijk maken en plannen van inkomende en uitgaande geldstromen - Let bij inkomende geldstromen op seizoenspatronen, betalingstermijnen bij debiteuren, afspraken die afwijken, en het betaalgedrag van klanten. Op deze inkomende geldstroom heeft u weinig tot geen invloed, anders is dit voor de uitgaande geldstromen. Omdat u deze zelf aanstuurt, zijn uitgaven als salariskosten en bedrijfslasten goed te plannen;
- Wat geef ik morgen uit? - Om een liquiditeitsbegroting op te stellen, is het cruciaal om zicht te hebben op toekomstige uitgaven. Stel uzelf de vraag eens wat u morgen uitgeeft. Wat blijkt? Voor veel ondernemers is deze lastig te beantwoorden. Zij staan niet stil bij toekomstige uitgaven en zien de cashflow ten onrechte als een verlies- & winstrekening;
- Maak onderscheid tussen vaste uitgaven en variabele uitgaven - Vaste uitgaven, zoals huur en personeel, zijn alle maanden nagenoeg hetzelfde. U kunt ze niet zomaar even een maandje uitstellen. Flexibele uitgaven zijn de uitgaven waar u mee kunt schuiven als u krap zit. Daar kunt u het eenvoudigst op sturen. Als u beide gescheiden weergeeft, krijgt u snel inzicht in de mogelijkheden om op korte termijn te besparen op flexibele uitgaven, of op lange termijn op vaste uitgaven;
- Gebruik een week als eenheid wanneer u weinig saldo op de rekening hebt - Naarmate u krapper bij kas zit, moet u preciezer sturen. Heeft u weinig financiële ruimte? Dan is het raadzaam om de liquiditeitsprognose te maken op weekbasis, zodat u per week kunt bijsturen. Zit u ruimer in je saldo, dan kunt u het ook per maand plannen;
- Houd rekening met reële betaaltermijnen - De factuur kan dan wel een betaaltermijn van twee weken hebben, als uw klant in werkelijkheid pas na vier weken betaalt, kunt u dat maar beter zo opnemen. Uw doel is immers de ontwikkeling van de saldo voor de komende tijd te voorspellen met zo reëel en recent mogelijke input;
- Herzie de prognose - De liquiditeitsprognose is een prognose, geen werkelijkheid. Uno Adviesgroep geeft dan ook de tip om deze prognose met regelmaat te herzien. Op deze manier bekijkt u vanaf een helikopterview de financiële situatie van uw bedrijf. Een liquiditeitsprognose blijft alleen werkend als u deze regelmatig toetst aan de werkelijke realisatie. Als u goed nagaat waar de verschillen tussen de verwachting en de werkelijkheid vandaan komen, word u niet alleen beter in het voorspellen van de toekomst, maar ziet u dat uw bedrijf beter gaat presteren;
- Toets het effect van betaalafspraken of aannemen van grote orders eerst in de liquiditeitsprognose - Heeft u ook weleens gehad dat u een groot contract had getekend en net terug op kantoor ontdekte dat u niet genoeg geld had voor de inkoop? Om deze reden is het goed om, voordat u de opdracht uit onderhandelt, het effect van de betaaltermijnen in de liquiditeitsprognose plant. Maak dan de termijnen onderdeel van de onderhandeling, zodat het u zo gunstig mogelijk uit komt;
- Modelleer de liquiditeitsprognose digitaal - Om de liquiditeitsbegroting visueel weer te geven en te modelleren, kunnen programma’s als Excel of Vision Planner gebruikt worden. Let hierbij wel op consistentie en nauwkeurigheid. Bij een model dat goed staat ingevoerd, kunnen gemakkelijk verschillende scenario’s getest worden.
- Speel regelmatig met de prognose - Wat gebeurt er als iedereen ineens twee keer zo veel tijd nodig had om te betalen? Of half zo weinig? Wat gebeurt er met het saldo als u verhuist naar een goedkoper pand, of uw leveranciers twee weken later betaalt? Test dit regelmatig op de liquiditeitsprognose, want zo komt u op ideeën om de bedrijfsvoering te verbeteren;
- Houd rekening met btw in de liquiditeitsbegroting - Het is bij de liquiditeitsbegroting van groot belang dat debiteuren en crediteuren inclusief btw worden opgenomen. Dit is anders dan bij een exploitatiebegroting. Ook dient u rekening te houden met btw over investeringen. Daarnaast zijn er ook uitgaven waarover geen btw gerekend hoeft te worden, denk hierbij aan aflossingen en verzekeringen;
- Betrek zoveel mogelijk afdelingen - Voor een liquiditeitsbegroting is het essentieel dat toekomstige cijfers zo nauwkeurig mogelijk worden ingeschat. Door per afdeling een overzicht van inkomsten en uitgaven in kaart te brengen, kan uiteindelijk een betrouwbaar plaatje worden geschetst. Goede interne communicatie met de relevante afdelingen is daarom essentieel. Uiteindelijk dienen de genoemde cijfers nog wel gecheckt te worden op correctheid, bijvoorbeeld door de administrateur;
- Neem het afgelopen boekjaar als uitgangspunt - Een naadloze aansluiting op het afgelopen boekjaar is van groot belang voor het opstellen van de liquiditeitsprognose. Het voordeel van het werken met historische getallen is dat hierin ook seizoenseffecten zijn opgenomen;
- Doe een voorcalculatie van uw af te dragen en te ontvangen belastingen - Omzetbelasting, loonbelasting en inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting zijn op basis van uw inschattingen goed voor te calculeren, en anders wellicht met de hulp van uw accountant of belastingadviseur. Door deze belastingen vooraf te begroten en op te nemen in uw cashflowplanning houdt u er ook grip op. Tevens voorkomt u situaties waarin bijvoorbeeld de fiscus onvoorziene druk legt op uw cashflow en liquiditeiten;
- Reserveer een deel van de ontvangen bedragen voor het betalen van uw belastingen - Zet 20% van de bedragen die u van uw klanten ontvangt op een aparte spaarrekening, daarmee voorkomt u dat u de verschuldigde omzetbelasting niet kunt betalen. Bent u ook ondernemer voor de inkomstenbelasting? Maak dan een soortgelijk spaarpotje voor de te betalen inkomstenbelasting;
- Let op fouten bij kasposities - Een liquiditeitsbegroting wordt vaak maandelijks gemaakt. Een regelmatig voorkomende fout die hierin nog wel eens gemaakt wordt is dat een bepaalde maand negatief uitkomt. Bij een “kaspositie” kan dat dit echter niet het geval zijn. Indien dit zich voordoet zal er dus in beginsel meer krediet nodig zijn;
- Welke kosten moeten daadwerkelijk betaald worden? - Let bij de liquiditeitsbegroting goed op het totaalplaatje: is er wel aan alle kosten gedacht? Let op de kosten die daadwerkelijk betaald moeten worden. Zo zijn afschrijvingen wel boekhoudkundige kosten, maar gaan deze niet van liquiditeiten af;
- Bepalen van crediteuren en debiteuren - Debiteurenontvangsten doe je op basis van de omzetprognose en de verwachte krediettermijn. De crediteuren kun je bepalen op basis van een percentage van de omzet, bijvoorbeeld bij een projectenorganisatie waar ook met materialen en onderaanneming wordt gewerkt;
- Vergelijk en verklaar afwijkingen - Een liquiditeitsbegroting gaat pas effectief worden op het moment dat u maandelijks de actualiteit naast de begroting zet en afwijkingen gaat verklaren. U kunt dan maatregelen nemen en tevens de prognose aanpassen wat betreft rekenregels. Ook kun je inzoomen op lagere debiteurenontvangsten of hogere crediteurenbetalingen en verklaringen zoeken respectievelijk in actie komen;
- Wees secuur op de input - De input van een liquiditeitsprognose is zeer belangrijk. Regelmatig overleg over verwachte omzet met afdelingen binnen onderneming is van toegevoegde waarde om de prognose zo betrouwbaar mogelijk te maken. Garbage In = Garbage Out, dus wees kritisch op de input van uw liquiditeitsprognose of liquiditeitsbegroting;
- Wees kritisch op geautomatiseerde software - Zoals gezegd, zijn steeds meer ondernemers op zoek naar hulpmiddelen en alternatieven voor het opstellen van een liquiditeitsbegroting. Hoewel er bruikbare software is, zijn de meeste geautomatiseerde programma’s vaak plat en simpel. Het gevolg een onrealistisch en onbruikbaar scenario, het opstellen van een liquiditeitsoverzicht blijft nu eenmaal maatwerk;
- Vaar niet blind op de voorspelling - Een liquiditeitsprognose is een nuttig instrument om toekomstige geldstromen te voorspellen en beheersen. Maar vergeet nooit naar de werkelijkheid te kijken. Een dergelijke voorspelling is één instrument om uw bedrijf te verbeteren, maar er zijn meer die u in samenhang moet bekijken.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 212 vragen en antwoorden over Administratieve organisatie.