de Ongeschreven Regels van het Spel.

ADR en de Ongeschreven Regels van het Spel.....

"Niet iedereen neemt het even nauw met de regels."

"Wij nemen kennis van de bevindingen van de ADR en nemen de handelingsperspectieven ter harte bij het verder bouwen aan een cultuur gericht op samenwerking vanuit een brede blik op het totaal. De gevonden ongeschreven regels geven daarbij taal voor het goede gesprek (de dialoog) met leidinggevenden en medewerkers. Hierbij zal blijvend aandacht zijn voor het begrijpen, begrip en vertrouwen."

Reactie management Belastingdienst op het zojuist verschenen onderzoeksrapport van de Auditdienst Rijk (ADR) met de titel ‘Ongeschreven Regels'.

"Ik ben tot de conclusie gekomen dat een evenredig grote inspanning nodig is op het gedrag en handelen van medewerkers bij de Belastingdienst. Dat vraagt om een extra stap. Kernbegrippen als openheid, resultaat, samenwerken en integriteit moeten onderdeel uit gaan maken van het gesprek tussen leidinggevende en medewerker."

Reactie staatssecretaris Menno Snel op het ADR-onderzoeksrapport ‘Ongeschreven regels'.

"De analyse van de uitspraken laat zien dat er binnen het ministerie verschillende ‘werelden’ te onderscheiden zijn; er bestaat volgens de geïnterviewden een beperkt vertrouwen tussen de werelden: het Kerndepartement, DG BD Concernstaf en DB BD Uitvoering. Het gezamenlijk belang is volgens hen uit beeld geraakt."

De auditors van de Auditdienst Rijk in hun ADR-onderzoeksrapport ‘Ongeschreven regels'.

Gisteren publiceerde de Auditdienst Rijk de 'Eerste voortgangsrapportage op het Jaarplan 2019 Belastingdienst'. Zoals je hiervoor uit de citaten haalt, leveren de conclusies uit het onderzoek wisselende reacties op. De ADR geeft een duidelijke waarschuwing af: 'gezamenlijk belang uit beeld'. Voor het management van de Belastingdienst zal er: 'blijvend aandacht zijn'. Voor de staatssecretaris moeten: 'kernbegrippen als openheid, resultaat, samenwerken en integriteit onderdeel uitgaan maken van de communicatie'. Het FD concludeert 'Negatieve spiraal van wantrouwen tussen Financiën en Belastingdienst'.

Het is niet voor het eerst, en het zal ook niet voor het laatst zijn, dat de rapportage die volgt uit een onderzoek niet alleen wisselende reacties maar ook wisselende belevingen oproept. Wat dat betreft sluit dit naadloos aan bij de inhoud van het boek 'De Ongeschreven Regels van het Spel' van Peter Scott-Morgan.

"Tot het moment dat u de ongeschreven regels van het spel kunt begrijpen, beheersen en uiteindelijk kunt breken, zult u niet de veranderingen kunnen doorvoeren die essentieel zijn voor het voortbestaan van uw bedrijf."

aldus Scott Morgan in 1995, incl. zijn accentuering.

Vanaf de 1e uitgave maakt 'De Ongeschreven Regels van het Spel' deel uit van de colleges 'Verandermanagement' die ik samen met mijn collegae Helga Hohn en Geert Heling verzorg voor de post-initiële opleiding Internal Auditing & Advisory aan de Erasmus School of Accounting & Assurance. In die 14 collegejaren hebben we ook veel medewerkers van de Auditdienst Rijk 'voorbij zien komen'. Of het toeval is dat de ADR rapportage 'Ongeschreven Regels' die nu verschijnt voor een belangrijk deel is opgebouwd a.h.v. 'De Ongeschreven Regels van het Spel', weet ik niet maar verwijzing en titel worden door ons gewaardeerd ook al wordt in het rapport de 'lijn' van Scott-Morgan niet volledig gevolgd; helaas. (NB; dat komt waarschijnlijk omdat er ook andere auteurs worden gehanteerd, auteurs die naar het traditionele of de orthodoxe 'cultuurverandering' neigen).

Staatssecretaris Menno Snel meldde gisteren aan de Tweede Kamer dat hij "verbetering van de 'cultuur' binnen de Belastingdienst tot prioriteit maakt bij de vernieuwing van de organisatie" en dat hij "externe hulp inroept om de dienst in het gareel te krijgen"....

Daar gaan we weer, denk ik dan: cultuurverandering als de ultieme oplossing. De Belastingdienst is hier in het ManagementPro blog, voor wat (het mislukken van) 'cultuurverandering' betreft, een dankbaar (sic) onderwerp. Zo verschenen in 2016 de entries Cultuurverandering Belastingdienst is vooraf al Mislukt en Belastingdienst: Cultuur is NIET de Dader! In de afgelopen decennia hebben (te) veel bewindspersonen zich stuk gebeten op de Belastingdienst. Nu Snel weinig lijkt te leren van de historie en opnieuw met een 'cultuurverandering' komt, lijkt hij potentieel de volgende in de rij.

"Ongeschreven regels zijn sociale normen voor gedrag. Ze bepalen het gedrag in een organisatie. Ze zijn een reflectie van ‘Zo doen wij dat hier'. Ongeschreven regels zijn voor werknemers zinvolle overlevingsregels. Het is de manier hoe je dingen gedaan krijgt of hebt gekregen. De effecten van ongeschreven regels kunnen meer of minder passen bij wat het Ministerie probeert te bereiken. Met inzicht in de oorzaken en effecten van de ongeschreven regels kunnen interventies worden ontwikkeld om de huidige en de gewenste cultuur beter te laten overeenkomen."

aldus de onderzoekers van de ADR.

Vervolgens zoekt het management van de Belastingdienst de oplossing in de "dialoog waarbij blijvend aandacht is voor begrijpen, begrip en vertrouwen." Ook de staatssecretaris lijkt zich daarbij aan te sluiten: "het gesprek tussen leidinggevende en medewerker gaat over kernbegrippen als openheid, resultaat, samenwerken en integriteit."

Peter Scott-Morgan daarover:

"Traditionele benaderingen die gericht zijn op de beschreven gedragsproblemen of op de verandering van de ondernemingscultuur volgen de orthodoxe aanpak. Zij richten zich altijd op de gemeenschappelijke waarden van de organisatie. Zij proberen altijd de motivatoren als eerste aan te pakken. (….) Ze proberen water omhoog te laten stromen. Als gevolg hiervan zijn vele managers in de afgelopen jaren uitermate cynisch geworden over cultuurverandering. (NB; vandaar waarschijnlijk ook dat het management van de Belastingdienst hier de bevindingen van de ADR "ter kennisneming en ter harte neemt". Directe actie en persoonlijk commitment daaraan spreekt hier niet uit.)."

Scott-Morgan: "Zij, managers, geloven dat de barrières die gedragsverandering blokkeren, eenvoudigweg niet weggenomen kunnen worden. Of ze maken zich er zorgen over dat ze hun beheersing over het proces verliezen, omdat ze aan een vaag soort alchemie begonnen zijn. (NB; 'cultuurverandering volgt op cultuurverandering' waarna een medewerker van het collega-Ministerie van Justitie en Veiligheid begin dit jaar opmerkte "Ik ben Kwijt welke Problemen we nu aan het Oplossen zijn…" .). "

Scott-Morgan:

Het essentiële nieuwe inzicht is dat de problemen die door gedrag veroorzaakt worden, niet vaag en ongrijpbaar zijn. De problemen zijn logisch. De oplossingen zijn logisch.

(zie ook "Cultuur is niet de Dader")"

Volgens Scott-Morgan dient het beheersen van de 'Verborgen Regels' een basisvaardigheid te worden van de manager-van-de-toekomst. Beschikt de manager/bestuurder niet over deze basisvaardigheid dan is vervangen een reële optie. De gevolgen zijn anders te groot, te kostbaar.

De FIOD merkt in bijgaande recente corporate YT op:

"Niet iedereen neemt het even nauw met de regels."

dat lijkt, verborgen of niet, helaas ook op te gaan voor de eigen, moeder, organisatie. De FIOD concludeert:

"Dat kost de samenleving veel geld."

idd....

Laatste nieuws: het volgende Ministerie voor een 'cultuurverandering' staat al voor de deur:

"Het Ministerie van Defensie gaat opnieuw kijken naar een groot IT-project. Aanleiding is een kritisch rapport van het Bureau ICT-toetsing (BIT). Het project zal als gevolg daarvan aangepast worden; extra kosten zijn onvermijdelijk."

Bron: Het FD 'Defensie terug naar de tekentafel na kritiek op groot IT-project'.

Verrassend, een (in potentie) mislukt IT project binnen de Overheid. Da's ook voor het eerst (sic.). Ongeschreven regels, wellicht?

Willem E.A.J. Scheepers, docent Verandermanagement

======

290224

"De belangrijkste ongeschreven regels:

Kennisdelen doe je bij de ADR niet zo maar in het wilde weg. Er is een aantal ongeschreven regels waar men zich aan houdt vanwege drijfveren als het leveren van kwaliteit en zorgvuldigheid en of om geen negatieve feedback uit de omgeving te krijgen

Vertrouwen: Kennisdelen doe je met collega's die je kent en vertrouwt
Zichtbaarheid: Je laat je niet voorstaan op je kennis je noemt jezelf geen expert ook al weet je er veel van, maar je wordt zo genoemd door anderen {soms zelfs als je beperkte ervaring hebt maar de enige bent).
De primaire taak: Je werk/directe uren voor een klant laat je voor gaan op project cluster overstijgend kennisdelen
Onbespreekbaarheid: Gedrag rondom kennisdelen bespreek je niet rechtstreeks met degene die het aangaat. Noch formeel noch informeel Geldt ook voor gevoelens en drijfveren Mensen die dit bij uitzondering wel doen bevestigen hiermee de regel.

Medewerkers gedragen zich verschillend ten aanzien van kennis. Sommigen vergaren veel anderen vergaren alleen kennis voor deze klus."

Bron: 'Ongeschreven regels binnen de ADR rondom het delen van kennis, onderzoeksverslag'.

Een derde partij diende een WOO-verzoek in, dat levert deze aanvullende info op.

070323

Uit het zojuist op basis van een WOB verzoek gepubliceerde 'memo Meta analyse ongeschreven regels onderzoeken' komt dit interessante schema