Wat zijn schrijftips voor een zakelijke brief of mail?

Schrijftips voor zakelijke brieven:

• Begin een zakelijke brief nooit met 'Ik' of een tijdsbepaling. Deze regel bestaat al erg lang, maar het geldt nog steeds als niet professioneel als u e zich er niet aan houdt;
• Schrijf positief. Leg bijvoorbeeld het accent op een oplossing of een mogelijkheid. 'Wij kunnen volgende week dinsdag langskomen' en niet op een probleem: 'Helaas kunnen wij niet eerder dan volgende week dinsdag';
• Klanten waarderen het als u ze bedankt. 'Hartelijk dank voor uw aanvraag voor een offerte';
• Maak altijd een persoonlijke aanhef. 'Geachte heer of mevrouw Pieterse'. Verzeker u ervan dat u de naam van de ontvanger goed schrijft. Verkeerd gespelde achternamen - en vrouwen met 'mijnheer' aanspreken en andersom - zijn klassieke missers en een van de grootste ergernissen;
• Gebruik 'gewone mensentaal' maar sla niet een al te joviale toon aan. 'Beste Piet' is misschien een beetje een vreemde aanhef als u iemand pas een keer hebt gesproken. De toon moet echter ook niet te afstandelijk zijn, klanten waarderen een persoonlijke benadering. Vind een goede balans, afhankelijk van hoe goed u de ontvanger kent;
• Probeer brieven kort en bondig te houden. Als het even kan maximaal 1 A4tje;
• Een persoonlijke handtekening mag niet ontbreken. Onderteken altijd met naam en functie;
• Uiteraard moet u altijd contactinformatie vermelden in uw brief. Vermeld in ieder geval naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres.

Verder: zorg dat de brief er verzorgd uitziet. Denk aan de huisstijl, gebruik briefpapier en enveloppen met het bedrijfslogo. Zorg ervoor dat brieven altijd in hetzelfde lettertype en lettergrootte zijn opgesteld. Maak de brief prettig leesbaar en overzichtelijk met voldoende witruimte tussen de alinea's en tussenkopjes.