Hoe zet ik een professionele brief of mail op?

Er zijn veel verschillende varianten op zakelijke brieven. Bijvoorbeeld een reactie op een sollicitatiebrief, de behandeling van een klacht, een betalingsherinnering of een bedankbriefje aan een klant. Elke brief heeft een andere inhoud, maar de opzet van elke brief blijft hetzelfde. Een goede, professionele brief heeft een inleiding, een kern en een slot:

1. Inleiding - Hier vat u een situatie of een vraag die de ontvanger heeft gesteld samen en geeft u aan wat u in de brief gaat bespreken. Wanneer u van tevoren een lijstje maakt met belangrijke trefwoorden die in de brief moeten voorkomen, is het verhaal beter te structureren en kunt u beter controleren of u alles behandeld heeft. Gebruik een aantrekkelijke openingszin en vermijd clichés. Dus niet: 'Naar aanleiding van uw verzoek op 31 juli…' Beter: 'Bedankt voor uw brief van 31 juli j.l.' Standaard zinnen zijn irritant voor de lezer, het lijkt dan net alsof de brief niet persoonlijk geschreven is;
2. Kern - In het midden van brief volgt een goede onderbouwing en uitleg. Verplaats u in de lezer en meld geen informatie die de ontvanger al heeft. Leg juist de nadruk op informatie die de lezer nog niet heeft. Behandel per alinea één thema, vraag of uitspraak. De belangrijkste informatie staat altijd aan het begin van een alinea. Zorg dat de alinea's goed op elkaar aansluiten, zodat het een logisch verhaal is voor de lezer;
3. Slot - Hier vat u samen wat u in de brief heeft behandeld. Houd dit kort en krachtig. Probeer ook hier clichés te vermijden. Deze afsluiting komt nogal afstandelijk over: 'Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd'. Vriendelijker is: 'Wanneer u nog vragen heeft, kunt u altijd contact met mij opnemen'.