Stappenplan Mediation

Stappenplan vanaf het moment dat een conflict zich voordoet.

Stap 1. Een van de partijen stelt mediation voor. Als de andere partij daarmee akkoord gaat,
melden zij dit aan [………].(manager of Raad van toezicht voor mediation).

Stap 2. [………] bepaalt of mediation opportuun is (partijen kunnen weliswaar zelfstandig overeenkomen dat zij mediation wensen, maar in verband met de kosten voor de mediation, die vooral door de organisatie gedragen worden, is deze extra stap voor toestemming nodig)
Zo ja, dan wordt melding gemaakt van:
• de toestemming;
• wie meer informatie kan leveren;
• de vermelding dat er een adviseur mag worden geraadpleegd of als vertegenwoordiger mag worden aangezocht;
• de maximaal tijdsduur waarbinnen mediation mag worden geprobeerd;
• de noodzaak om een mediator te selecteren en de wijze waarop dat gebeurt;
• de noodzaak om een mediation-overeenkomst te sluiten.

Stap 3. Partijen consulteren adviseurs (eventueel).
Elke partij kan eventueel een adviseur van zijn of haar keuze aanzoeken. Als een partij daarvoor kiest informeert deze de andere partij over de keuze. Elke partij draagt de kosten van eigen adviseur.

Stap 4. Partijen komen de verdeling van de kosten van de mediator overeen.

Stap 5. Partijen selecteren een neutrale onpartijdige mediator.
Procedure:
Partijen stemmen onmiddellijk overeen in de keuze, zo niet dan: (b)
(a) Partijen vragen de Mediatorsfederatie Nederland om een voordracht van drie kandidaten;
(b) Binnen zeven dagen komen de partijen een keuze overeen, zo niet dan (c);
(c) Elke partij maakt een rangorde van kandidaten in afnemende volgorde van voorkeur, de kandidaat met de laagste gecombineerde rangorde wordt benoemd tot mediator.

Stap 6. Partijen ondertekenen een mediation-overeenkomst

Stap 7. Mediator bespreekt met beide partijen de procedure en basisregels
Er worden afspraken gemaakt over:
• Tijd en plaats;
• Vrijwilligheid en vertrouwelijkheid;
• Rol en bevoegdheid van de vertegenwoordigers/adviseurs
• Status van eventueel lopende (gerechtelijke) procedure en behoud van rechten

Stap 8. Partijen informeren mediator en elkaar over hun standpunten.
De mediator kan verzoeken om meer informatie via interviews met andere medewerkers of indirect betrokkenen. Ook kan de mediator zich laten informeren over juridische merites. De partijen worden aangemoedigd om (eventueel schriftelijk) verklaringen gericht aan de mediator met elkaar uit te wisselen. De mediator zal echter zonder toestemming geen informatie aan een andere partij overdragen

Stap 9. Mediation proces start
De mediator stelt de plaats en tijd van elke bijeenkomst na overleg vast. Na presentatie van de standpunten  en de vaststelling van belangen beginnen de partijen voorstellen voor oplossing te
doen. De partijen informeren elkaar of een voorstel acceptabel is en waarom (niet).

Stap 10. Partijen formuleren een eindvoorstel
Een partij of de mediator schrijft een concept voorstel met daarin (wederzijds bindende) afspraken, waarop wordt geamendeerd.

Stap 11. Mediation eindigt
De mediation eindigt als
• een overeenkomst is bereikt, of
• een partij zich terugtrekt via een geschreven en/of mondelinge mededeling aan de andere partij en de mediator, of
• de mediator verklaart dat voortzetting niet constructief is, of
• de mediator zich terugtrekt om persoonlijke redenen of meent dat een partij niet te goede trouw handelt.

In het geval dat de mediation niet slaagt beraden de partijen zich op een eventuele andere procedure, zoals arbitrage of een gerechtelijke behandeling.

Stap 12. Mediator retourneert documenten die door de partijen aan hem of haar zijn overhandigd.