Is er een voorbeeld functieomschrijving te geven?
Een algemene functiebeschrijving voor de functie office manager zou er als volgt uit kunnen zien:
Doelstelling van de functie:
Het ondersteunen van het topmanagement in alle voorkomende processen.
Plaats in de organisatie:
Rapporterend, als staffunctie, aan de algemeen directeur.
Taken:
Zelfstandig verantwoordelijk binnen de huisregels, het officebudget en de goedgekeurde werkplannen per aandachtgebied.
Bevoegdheden:
HBO-office manager c.q. secretaresse+ of directiesecretaresse
Doelstelling van de functie:
Het ondersteunen van het topmanagement in alle voorkomende processen.
Plaats in de organisatie:
Rapporterend, als staffunctie, aan de algemeen directeur.
Taken:
- Het direct aansturen van de receptie, telefoniste, catering en het secretariaat.
- Het vervullen van alle voorkomende secretariaatsfuncties voor de directie.
- Het inkopen van kantoorbenodigdheden.
- Het plannen en boeken van buitenlandse reizen.
- Het beheren van de geautomatiseerde officesystemen.
- De dagelijkse activiteiten rond gebouwbeheer en beveiliging in overleg met de verantwoordelijke directeur.
- De dagelijkse activiteiten rond werving & selectie van nieuwe medewerkers in overleg met de verantwoordelijke directeur.
- De coördinatie van de administratieve afwikkeling van (lease)auto’s.
- Het voorbereiden van de managementrapportage.
- De coördinatie en bewaking van arbozaken, assurantiën en juridische procedures.
- De coördinatie van publiciteitsplannen en de logistiek van operationele PR-activiteiten.
Zelfstandig verantwoordelijk binnen de huisregels, het officebudget en de goedgekeurde werkplannen per aandachtgebied.
Bevoegdheden:
- Het plaatsen van bestelingen voor kantoorartikelen.
- Het reserveren van buitenlandse reizen.
HBO-office manager c.q. secretaresse+ of directiesecretaresse
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 138 vragen en antwoorden over Office Management.