Is er een voorbeeld functieomschrijving te geven?

Een algemene functiebeschrijving voor de functie office manager zou er als volgt uit kunnen zien:

Doelstelling van de functie:
Het ondersteunen van het topmanagement in alle voorkomende processen.

Plaats in de organisatie:
Rapporterend, als staffunctie, aan de algemeen directeur.

Taken:
  • Het direct aansturen van de receptie, telefoniste, catering en het secretariaat.
  • Het vervullen van alle voorkomende secretariaatsfuncties voor de directie.
  • Het inkopen van kantoorbenodigdheden.
  • Het plannen en boeken van buitenlandse reizen.
  • Het beheren van de geautomatiseerde officesystemen.
  • De dagelijkse activiteiten rond gebouwbeheer en beveiliging in overleg met de verantwoordelijke directeur.
  • De dagelijkse activiteiten rond werving & selectie van nieuwe medewerkers in overleg met de verantwoordelijke directeur.
  • De coördinatie van de administratieve afwikkeling van (lease)auto’s.
  • Het voorbereiden van de managementrapportage.
  • De coördinatie en bewaking van arbozaken, assurantiën en juridische procedures.
  • De coördinatie van publiciteitsplannen en de logistiek van operationele PR-activiteiten.
Verantwoordelijkheden:
Zelfstandig verantwoordelijk binnen de huisregels, het officebudget en de goedgekeurde werkplannen per aandachtgebied.

Bevoegdheden:
  • Het plaatsen van bestelingen voor kantoorartikelen.
  • Het reserveren van buitenlandse reizen.
Opleidingseisen:
HBO-office manager c.q. secretaresse+ of directiesecretaresse
Word pro

Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 138 vragen en antwoorden over Office Management.