Hoe kan documentbeheer het beste worden opgezet?

De juiste archivering van documenten zorgt ervoor dat informatie toegankelijk is en uw bedrijf aan de wet- en regelgeving voldoet. Het verminderen van papierstromen heeft het voordeel dat er meer productiviteit kan worden bereikt en dat de toegankelijkheid tot betere naleving (compliance) van wet- en regelgeving leidt. Bovendien wordt de overgang naar extern dossierbeheer eenvoudiger indien documenten effectief worden beheerd. Dit proces is als volgt te stroomlijnen:
1. Classificatie - Op dze manier zijn ze snel vinden en is in één oogopslag te zien precies wat de inhoud omvat. Elk nieuw document moet worden geregistreerd en onderhouden in een archiefsysteem, en met een unieke titel voor snelle identificatie. Een classificatiesysteem is goed als deze eenvoudig te begrijpen en te onderhouden is. De beste classificatiesystemen hebben een gestructureerd referentiesysteem met meestal twee, en niet meer dan drie, onderdelen. Er zijn meerdere opties:

• Een enkelvoudig nummersysteem. Hierbij wordt een volgnummer toegewezen aan een document, te beginnen bij 1, ongeacht de functie. Het voordeel van dit systeem is dat het simpel is en goed voor kantoren met grote archiveringssystemen en beperkte ruimte. Een indexering is echter wel noodzakelijk, en met het oplopen van de nummering groeit de kans op verkeerd archiveren. Dit systeem is ongeschikt voor langere documentenreeksen;
• Een jaarlijks enkelvoudig nummersysteem. Hierbij wordt een volgnummer aan het huidige jaar toegevoegd, bijvoorbeeld 2017/1. Het voorkomt dat nummers te groot worden en helpt bij het systematisch afsluiten van documenten. Het is vooral handig bij het archiveren van financiële dossiers;
• Een automatisch nummersysteem. Hierbij wordt een zinvol volgnummer gebruikt dat in de dossiers staat vermeld, bijvoorbeeld op facturen;
• Een alfabetisch systeem. Hierbij wordt de naam van het onderwerp van het document gebruikt, bijvoorbeeld een klant, een werknemer of afdeling binnen de organisatie.

2. Naamgeving - De volgende informatie moet altijd op de omslag van het document worden vermeld:

• Documentreferentie - een unieke referentie voor elk nieuw document. Een organisatie hanteert mogelijk verschillende systemen, in overeenstemming met de soort informatie die wordt beheerd;
• Documenttitel - elk document moet een zinvolle en toepasselijke titel krijgen. Vermijd acroniemen en afkortingen;
• Datum geopend;
• Datum afgesloten;
• Eigenaar – dit is de persoon verantwoordelijk voor de content van het document;
• Afdeling of team;
• Systeemreferentie - indien het document verband houdt met een dossier of document opgeslagen op een computersysteem, dan moet u documentnaam en -pad registreren;
• Vernietigingsdatum/actie - datum van vernietiging en de actie die daarop hoort te volgen. De details worden vermeld in het bewaartermijnenschema.

3. Onderhoud - Dossiers in papieren archieven moeten volgens de zakelijke en wettelijke eisen worden beheerd. De volgende principes helpen een overzichtelijk archiveringssysteem te onderhouden:

• Archiveer nieuwste dossiers bovenaan;
• Archiveer op volgorde van de datum waarop het document werd geschreven, niet de datum van ontvangst;
• Archiveer bijlagen direct onder de documenten waar ze betrekking op hebben. Plaats grote voorwerpen zoals plannen of tekeningen in een hoes of vak met de inhoud ervan vermeld op de voorkant;
• Archiveer geen duplicaten;
• Documenten mogen niet los in dossiers of mappen worden geplaatst;
• Verspreide papieren dienen op zodanige wijze te worden gemarkeerd dat het origineel of de bronbestanden en kopieën wel identificeerbaar blijven. Archiveer het origineel en voeg indien nodig een documentnotitie in andere documenten toe ter indicatie van de locatie.

4. Documenten listen - Wanneer documenten worden opgeslagen op referentie, code of indexnummer, dan is het goed gebruik om een lijst van de documenten bij te houden. Vergeet niet om de lijsten bij te werken wanneer documenten worden vernietigd. Een documentenlijst moet de volgende informatie bevatten:

• Documentreferentie;
• Documenttitel;
• Datum geopend;
• Datum afgesloten;
• Systeemreferentie;
• Keywords;
• Vernietigingsgegevens.

5. Documenten traceren - Verlaat een document het kantoor, dan moet het worden getraceerd met behulp van een traceerschema. Hierin staat vermeld waar het document naartoe is gegaan, wanneer het weg is gegaan, wie het in zijn bezit heeft en het belangrijkste van alles; wanneer het is teruggekomen. Misschien maakt u liever kopieën van documenten dan de originele vrij te geven. Toch dient u nog steeds de eisen rond gegevensbeschermings in acht houden en een dossier bijhouden van wat u hebt gedaan. Indien er is verzocht om een document dat vertrouwelijke of persoonlijke gegevens bevat, dan moet u ervoor zorgen dat er geen ongeautoriseerde kopieën worden gemaakt zolang het document buiten kantoor is, en dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de informatie.

6. Documenten afsluiten - Er moet een dossier worden afgesloten en een nieuw dossier worden aangemaakt indien:

• Het dossier niet langer in gebruik is, bijv. omdat een medewerker is vertrokken of een project ten einde is;
• Er twee jaar lang geen papieren aan zijn toegevoegd;
• Het dossier niet langer in gebruik is, maar om juridische reden moet worden bewaard.

Bij het afsluiten van een dossier, moet materiaal zoals blanco formulieren, brochures en nieuwsbrieven worden verwijderd. Elektronische media zoals cd's of USB-sticks mogen niet worden bijgevoegd aan of bewaard bij papieren documenten. Nadat een document is gesloten, kunnen afhankelijk van het bewaarbeleid de volgende acties plaatsvinden:

• Onmiddellijke vernietiging - indien dossiers hun bewaartermijn hebben bereikt, mogen ze worden vernietigd. Gebruik altijd een veilig systeem, zoals veilige versnippering. Gooi ze niet zomaar bij het oud papier;
• Bewaren voor regelmatig gebruik - deze semi-actieve dossiers kunnen extern worden opgeslagen. De verantwoordelijkheid over het beheren van de documenten blijft bij de desbetreffende afdeling of het team;
• Bewaren voor onregelmatig gebruik - deze moeten worden overgedragen aan een externe opslagfaciliteit totdat de deadline van hun bewaartermijn is bereikt;
• Permanent bewaren - sommige dossiers zoals aktes en statuten moeten voor onbepaalde tijd worden bewaard in een veilige, externe opslagfaciliteit.