Wat zijn de onderdelen van een jaarafsluiting?
In de afsluiting van het boekjaar moeten de volgende stappen worden afgewerkt:
- Zakelijke gegevens - Start met het organiseren van alle zakelijke gegevens: bonnen, in- en verkoopfacturen, overzicht van debiteuren en crediteuren;
- Maak een overzicht van facturen die nog betaald moeten worden door debiteuren en aan crediteuren;
- Verwerk alle bankmutaties op tijd - Het eindsaldo van de zakelijke rekening moet kloppen met het saldo op de balans. Zo nee, controleer alle bedragen en facturen. Zolang de saldi niet gelijk zijn, kan het boekjaar niet worden afgesloten. Is het (kas)verschil onvindbaar, dan zal het als verlies moeten worden weggeboekt;
- Boek verkoopfacturen correct - Er zijn drie scenario’s: (1) Omzet in en betaling in hetzelfde boekjaar vallen onder de omzet in dat betreffende boekjaar. (2) Omzet in boekjaar x, betaling in boekjaar x+1 wordt geboekt in boekjaar x, (3) Omzet in boekjaar x, factuurdatum jaar x+1, uitbetaald in jaar x wordt alsnog in jaar x geboekt, behalve de btw, die slaat altijd op de factuurdatum. Bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend, niet de betaaldatum;
- Boek overlopende omzet - Bij het boeken van de omzet in de administratie draait het om het jaar waarin de diensten zijn geleverd. Werk in december valt onder de omzet van boekjaar x, verwachte betalingen in het volgend boekjaar worden geboekt onder ‘te ontvangen opbrengsten’, daarmee valt dit onder de winstbelasting van boekjaar x. Wanneer betaling plaatsvindt in jaar x wordt deze rekening gedebiteerd;
- Controleer de Inkoopfacturen - Bij de inkoopfacturen is de factuurdatum, die is leidend, niet de betaaldatum.;
- Controleer de btw-aangifte - Bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend, niet de betaaldatum. Bij een verkoopfactuur over werk in december die op 31 december wordt verstuurd, maar uitbetaald wordt in januari van het jaar daarop, heeft de btw betrekking op boekjaar waarin het werk is verricht. Wordt er echter gefactureerd op 1 januari van het jaar erop, dan heeft de btw betrekking op dat boekjaar, omdat voor de btw de factuurdatum bepalend is;
- Zet nieuwe investeringen op de afschrijvingenlijst - Zorg dat deze lijst up-to-date is. Aangeschafte bedrijfsmiddelen gaan in principe een aantal jaar mee, daarom zijn ze te beschouwen als vaste activa. De aanschaf van bedrijfsmiddelen hoger van dan € 450, moeten worden afgeschreven. Verdeel de kosten van het bedrijfsmiddel over de jaren waarin hiervan gebruikgemaakt wordt;
- Waardeer de fysieke voorraad op de balans waarderen - Controleer op 31 december of de papieren waarde hetzelfde is als de daadwerkelijke waarde. Boek eventuele verschillen (bijvoorbeeld door diefstal of verkeerd geboekte retourzendingen) af;
- Voor IB-ondernemers: Verzamel privé-aftrekposten zoals jaaroverzichten van de hypotheek- en AOV-documenten -Zorg verder voor de fiscale gegevens van de eventuele partner, indien er een gezamenlijke belastingaangifte wordt gedaan. Een ingehuurde accountant kan eventueel uitstel van de belastingaangifte regelen.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 208 vragen en antwoorden over Jaarrekening.