Ongeschreven regels: kwestie voor de adviseur én de auditor?

"Een prins moet altijd advies inwinnen. Maar hij moet het alleen zoeken wanneer hij het wil, niet wanneer anderen het hem opdringen. Het belangrijkste is dat een prins altijd sceptisch moet zijn over het advies dat hij krijgt, voortdurend moet vragen en onderzoeken. Als hij ooit ontdekt dat iemand de waarheid voor hem verzwijgt of persoonlijk belang voorop stelt, moet hij die persoon streng straffen. Uiteindelijk, hoe intelligent de adviseurs van een prins ook zijn, een prins is gedoemd te mislukken als hij zelf geen intelligentie heeft. Wijze prinsen moeten worden geëerd voor goede daden die voortkomen uit goed advies." ‘Il Principe’, Niccolò Machiavelli (1513)

Waar de prins v.w.b. advies nog een vrije keuze heeft, heeft hij dat v.w.b. een audit (als 'systematische periodieke controle') niet.

Voor ESAA, Erasmus School of Accounting & Assurance, verzorg ik ieder studiejaar, samen met collega Geert Heling, de colleges Verandermanagement en Adviesvaardigheden. Studenten zijn mannen en vrouwen m.n. uit de vakgebieden auditing & control, werkzaam in- dan wel extern in zowel private als publieke sector. De vraag die dan 'boven de markt hangt': audit = advies? Los van het feit dat dit 2 verschillende begrippen zijn, is mijn antwoord: nee maar het kan elkaar aanvullen en ik begin met dit citaat van Michelle Bennett, senior director of risk management and internal audit at Cable ONE.

“One area I see as a barrier to internal audit’s ability to provide advisory services is a fundamental misunderstanding of internal audit’s purpose and capabilities. Many folks who have prior, perhaps challenged, experiences with internal audit may believe it to be a ‘gotcha’ department. Instead, we want to be trusted advisors to not only help protect the company but, more importantly, help the company achieve its strategic goals.”

Ieder ESAA collegejaar wordt afgesloten met een symposium. Het thema van dit jaar is: Auditors Adviseren. Tegelijkertijd wordt er een bundel met aan het onderwerp gerelateerde bijdragen gepubliceerd. Wat nu volgt is mijn bijdrage aan deze bundel met als titel 'Ongeschreven regels: kwestie voor de adviseur én de auditor?'.

1 Inleiding

De vraag die het vertrekpunt vormt voor deze bijdrage aan de bundel luidt: is er een verschil tussen een auditor en een adviseur? Beroepsmatig zou je zeggen ‘ja’, maar ook persoonlijke als in uiterlijke verschillen? Kun je vanaf een afstand zien of iemand een auditor of een adviseur is? Ik betwijfel het. Mijn beschouwing over het onderscheid tussen beide beroepsgroepen vertrekt vanuit het thema ‘ongeschreven regels’ en richt zich op de vraag welke rol elk hierin te vervullen heeft.

Onder ‘ongeschreven regels’ versta ik wat niet is vastgelegd maar wat, op basis van ervaring en intuïtie, wel is waar te nemen als het erom gaat wat wel en niet hoort of mag in een professionele omgeving. Ze komen niet voor in de officiële beleidsnota’s van uw bedrijf, schrijft Scott Morgan (1995), en ze worden zelfs niet genoemd tijdens vergaderingen. Hoe goed u uw vak als manager ook volstaat en bijhoudt: u kunt ze waarschijnlijk niet eens benoemen, maar toch doen ze hun werk (Scott Morgan 1995). Naast de aanwezigheid van geschreven regels is, voor een optimale bedrijfsvoering, bekendheid met ongeschreven regels van de organisatie zeker zo belangrijk.

2 De professionele praktijk

De stappen die een auditor respectievelijk een adviseur in de uitvoering van hun werk zetten zijn op het eerst oog nagenoeg hetzelfde, namelijk: contact maken met de cliënt, contract opmaken, data verzamelen en analyseren, diagnose stellen en feedback geven. Over het algemeen, afhankelijk van het contract met de cliënt, kan dit door adviseur worden aangevuld met: voorstellen voor verbeterstappen, dito voor de interventiemethode, implementatie, en tot slot evalueren en van het project leren. (Block 2011) Dat laatste, evalueren van het project, is natuurlijk even relevant voor de adviseur als de auditor: leren van ervaringen in het project. Jezelf en je organisatie continue verbeteren en ontwikkelen – en daarmee in ieder geval ook richting jezelf persoonlijk ‘adviseur’ zijn.

Maar als we de op hoofdlijnen overeenkomende stappen in het werk nader bezien worden langzaam ook verschillen duidelijk. De benadering van het te onderzoeken object is anders voor een adviseur dan voor een auditor.

Een adviseur zou bijvoorbeeld gevraagd kunnen worden om te kijken naar de ongeschreven regels van de organisatie; vaak resulteert dat in een specifiek cultuuronderzoek. Edgar Schein (2010) is één van de auteurs die een dergelijke aanpak beschrijft. In overeenstemming met zijn aanpak ben ik, zodra het gaat om de ongeschreven regels, een aanhanger van zijn vorm van helpen via confronterend onderzoeken, of zoals hij het noemt: ‘confrontational inquiry’. ‘The confrontational question introduces new ideas, concepts, hypotheses, opions, etc. that clients must now deal with. This may or may not be desirable depending on the helper’s assessment of whether the client will feel even more one down as a result of such questions.’ (Schein 2009).

Een auditor zal niet snel worden gevraagd om (toetsend) onderzoek te doen naar ongeschreven regels. Die beperkt zich al snel tot alleen de geschreven regels: die liggen vast en spreken voor zich; toch? Daar waar de auditor zich, conform wet- en regelgeving, voor oordeelsvorming m.n. dient te baseren op harde dan wel aantoonbare feiten, kan een adviseur zich, ook binnen zijn beroepskader, meer richten op dat wat niet direct op feiten is gebaseerd.

De ‘ongeschreven regels’ kunnen ‘lezen en interpreteren’ is niet iedereen gegeven, laat staan de competentie om de cliënt daarmee te confronteren. Hier kan de invalshoek van de adviseur die van de auditor helpen en versterken.

3 Affaires: als ongeschreven regels onbenoemd blijven

In de voorbije jaren hebben zich een aantal affaires en schandalen gemanifesteerd. Denk aan de inmiddels klassieke Enron casus, de Lehman bank of aan het Dos Santos bedrijf, waar met hulp van de grote auditfirma’s op discutabele wijze rijkdom werd verworven en geld wit gewassen. Ook in ons eigen land zijn inmiddels vele voorbeelden te noemen, zowel in de private (denk aan een bedrijf als Imtech) als in de publieke sector (denk aan woningcorporatie Vestia).

Dat deze affaires te laat aan het licht komen is zeker niet alleen te wijten aan auditors, naar alle waarschijnlijkheid dragen ook legio adviseurs hier schuld aan. Punt dat ik hier wil maken is dat een toets op geschreven  regels en papieren praktijken alleen hier nooit genoeg is. Nodig is dat de auditor en adviseur ook beschikken over ‘fingerspitzengefühl’ en het vermogen hebben om ook de ‘ongeschreven regels’ te doorgronden en daarop confronterend te rapporteren. Natuurlijk kan in een opdracht de ‘kracht van de beperking’ zitten. En het gegeven dat door cliënt uiteindelijk de rekening moet worden voldaan, kan ook een reden zijn niet alle inzichten ten aanzien van ongeschreven regels aan te dragen. Maar hier ligt wel een opdracht voor zowel auditor als adviseur.

Als auditor, maar ook als adviseur, constateer je tekortkomingen; fouten die ingrijpende gevolgen kunnen hebben. Stel nu dat je baas c.q. je opdrachtgever verbiedt om deze bevindingen openbaar te maken. Wat doe je dan, zeker als je weet dat het je je baan kan kosten? De CEO van Lehman bleek geen enkele moeite te hebben om auditors hun ontslag voor te houden als één van de opties bij een ongewenste boodschap. Dat zij vervolgens dan ook hun mond hielden, het Bestuur niet confronteerden, is te begrijpen maar gezien de gevolgen niet te billijken. Overigens ondergingen adviseurs die zich kritisch opstelden eenzelfde lot...

Als er dus nauwelijks verschillen te constateren zijn in handelen van auditor respectievelijk adviseur dan lijken we snel klaar te zijn. Toch is er nog iets anders aan de hand. Waar het vaak mis lijkt te gaan is het bespreekbaar maken van de ‘ongeschreven regels’. Dat is waar het vooral fout lijkt te gaan. En juist dat is toch het werkveld van de adviseur?

4 Toekomstperspectief: wie durft de confrontatie aan?

Alweer enige tijd geleden publiceerde de Auditdienst Rijk (2019) het onderzoeksrapport ‘Ongeschreven Regels’, waarin verslag wordt gedaan van de ongeschreven regels die golden onder het management van het ministerie van Financiën.’ Op dat moment leek het er op dat de rollen van auditor en adviseur samenkwamen. Aanleiding voor het rapport was dat door opdrachtgevers werd gevraagd om gedragspatronen van het management van het ministerie in kaart te brengen.

De ADR komt vervolgens in het rapport niet met een advies, wel met ‘mogelijkheden om de cultuur te versterken.’ De actie lag vervolgens bij de verantwoordelijke, toenmalig staatssecretaris Menno Snel. Zijn reactie: “Ik ben tot de conclusie gekomen dat een evenredig grote inspanning nodig is op het gedrag en handelen van medewerkers bij de Belastingdienst. Dat vraagt om een extra stap. Kernbegrippen als openheid, resultaat, samenwerken en integriteit moeten onderdeel uit gaan maken van het gesprek tussen leidinggevende en medewerker.” Ondertussen heeft een parlementaire commissie verslag gedaan over de gang van zaken rond de kinderopvangtoeslag en is een parlementaire enquête in de maak. De rest is daarmee geschiedenis: vernieuwing van de Belastingdienst is een ‘ongoing process’.

De uitnodiging die volgt uit deze bijdrage aan de bundel mag duidelijk zijn: doe onderzoek naar ongeschreven regels. Daar liggen de échte aangrijpingspunten voor advisering en verbetering. De vraag is dan alleen nog wel: wie durf de eindverantwoordelijke te confronteren met de bevindingen; de auditor en/of de adviseur? Het antwoord laat ik aan u.

Willem E.A.J. Scheepers, docent Verandermanagement en Adviesvaardigheden.