Waarom team trainingen vaak professioneel tijdverdrijf zijn

Tijd is de enige echte schaarste die we hebben. Producten kunnen we hamsteren. Geld kunnen we lenen. Maar tijd, is iets waar we geen invloed op hebben. En toch verspillen we een hoop tijd in het bedrijfsleven!
Ik heb niet de intentie om een pleidooi te houden om iedere minuut van de dag effectief te zijn. Wel heb ik de intentie om je inzicht te geven in de kracht én effectiviteit van Escape Room Learning als training voor het ontwikkelen van teams.

Een ontsnapping aan de dagelijkse rompslomp op kantoor

Voordat ik je meer vertel over de kracht én effectiviteit van Escape Room Learning, schets ik eerst de situatie waarom ik vind dat veel trainingen puur professioneel tijdverdrijf zijn. Dit zijn trainingen waarvan je de volgende dag zegt: ’Ik heb wel wat inspiratie opgedaan én er was vooral een goede lunch.’ En hup, weer over tot de orde van de dag als of er niets is gebeurd, behalve dan een vluchtige ontsnapping aan de dagelijkse rompslomp op kantoor. Wanneer je dit herkent, dan erken je ook dat er na een training vaak niets wezenlijks veranderd.

Een alledaags voorbeeld

Pieter is een van de mensen waar ik leiding aan heb geven. Hij is een levendige en leergierige vent. Bij mijn aanstelling viel mij direct zijn trackrecord aan trainingen op. Zo had hij het afgelopen jaar een scrum training, een Lean green belt en nog tal van andere trainingen in wat dan ook gevolgd. Het was een behoorlijk pakket en dat allemaal ‘in de baas zijn tijd’. Maar het meest opmerkelijke vond ik dat Pieter, van alles wat hij had gevolgd, niets toepaste in zijn dagelijks werk. Ik ben hierover in gesprek gegaan met P&O’ers, trainers en managers en wat blijkt, het voorbeeld van Pieter is geen opzichzelfstaand voorbeeld.

Waarom houden we het professioneel tijdverdrijf van trainingen toch in stand?

Een goede organisatie biedt haar medewerkers kansen om zich te ontwikkelen, maar hoe komt het dat het echte effect vaak uit blijft? Tal van organisaties sturen hun mensen naar een training. Met de uitkomst dat er maar bar weinig van het geleerde daadwerkelijk wordt toegepast. Typisch een voorbeeld van professioneel tijdverdrijf als je het aan mij vraagt!

In 2016 heeft Harvard Business School met het artikel ‘The Great Training Robbery’ een duidelijk statement gemaakt over het trainen zonder blijvend effect. Enerzijds is het een systeem wat in stand wordt gehouden omdat organisaties lijstjes afvinken en trainingsdagen tellen om in goed daglicht te komen. Anderzijds is het de handigheid van trainingsbureaus om met alsmaar nieuwe sexy theorieën en modellen te komen die lastig toe te passen zijn in de praktijk. Terwijl het juist om die praktijk draait!

In werkelijkheid zijn er twee partijen die echt voordeel hebben bij dit corrupte systeem. De trainingsbureaus die inkomsten generen en de afdeling HR / arbeidsmarktcommunicatie, zodat zij kunnen pronken met de opleidingsmogelijkheden in een krappe arbeidsmarkt. We weten dat we ons voortdurend moeten ontwikkelen om ertoe te blijven doen. Niet alleen als organisatie maar ook als individu. Maar, iets nieuws leren en er daadwerkelijk iets mee doen is dus hele andere koek.

De meesten hebben een stimulans nodig wanneer het gaat om het daadwerkelijk toepassen van hetgeen ze hebben geleerd. Die stimulans, zeg maar een flinke stok achter de deur, ontbreekt vaak in het curriculum van de training. Daar is de training te theoretisch voor, óf vluchtig en te oppervlakkig. Daarnaast ontbreekt de stimulans bij de opvolging en toepassing in het dagelijks werk. Wanneer je als individu niets met het geleerde doet, is er vaak geen hond die er naar kraait. Dit zijn precies de twee knoppen om aan te draaien om trainingen geen professioneel tijdverdrijf te laten zijn.

 Knop 1: De opvolging ‘praktisch’ stimuleren

De leidinggevende speelt een belangrijke rol om het geleerde toe te laten passen op de werkvloer. Ondanks dat dat een opendeur is, behoeft het wel meer aandacht en een praktische hands-on aanpak. Zo wilde een van mijn medewerkers een online feedback cursus volgen. Ik weet uit ervaring dat gedragstrainingen pas effect hebben wanneer je er mee oefent tot je er bij wijze van spreken bij neer valt. Ik stelde voor dat ze de online training ging volgen én mij de komende twee weken zou observeren om mij daarna feedback te geven.

Na twee weken zaten we weer bij elkaar. Ze oogde wat zenuwachtig en pakte haar aantekeningen. Ze nam diep adem en begon haar observaties te delen. Ze verwoordde wat ze had gezien en wat dat met haar deed. Alles netjes volgens de regels, zoals ze had geleerd. Het waren herkenbare observaties, en ze kwam ook met iets waarvan ik mij niet bewust was. Naast dat ik de opvolging praktisch stimuleerde, was het voor ons beide een mooi leermoment.

Deze simpele opvolging was voor haar de stok achter de deur om er daadwerkelijk wat mee te doen. Het gaat om het maken van kleine stapjes en blijven oefenen. Hierdoor raakte ze steeds meer vertrouwd en ging haar omgeving ook vaker feedback geven.

Knop 2: Het ontwerp en de curriculum van de training

De combinatie van vorm en inhoud van de training zelf speelt een cruciale rol in het voorkomen van professioneel tijdverdrijf. Al enige jaren ben ik hiermee aan het experimenteren. Dit doe ik aan de hand van Escape Room Learning. Ondanks dat de Escape Room Learning zelf maar één dag duurt, blijf het team weken lang in een actieve leermodus.

Ik ga je vertellen hoe ik dat doe en waarom Escape Room Learning krachtig én effectief is als training. Maar eerst deel ik een reactie die ik onlangs heb ontvangen van een manager nadat haar team twee maanden eerder de Escape Room Learning heeft ervaren. Aldus de manager:

“Ik heb zelf mogen ervaren wat de escape room learning met jezelf doet en met het team waaraan je leiding geeft. In korte tijd worden teamprocessen heel duidelijk en krijg je inzicht in je eigen gedrag. Op een spannende en actieve manier wordt de theorie van teamlearning gekoppeld aan het werkelijk functioneren van je eigen team. Waar je normaal een paar dagen tijd aan kunt besteden, wordt nu in een dag al heel duidelijk. Je stapt naar buiten met waardevolle inzichten praktische tips die je direct toe kan passen. Daarbij is het echt heel leuk en effectief om samen op zoek te gaan naar de juiste oplossingen voor de uitdagingen waar je als team mee worstelt.

 Wat is Escape Room Learning?

Deze vraag is waarschijnlijk al een paar keer in je opgekomen. Nu ga ik je meer vertellen over wat Escape Room Learning is en waarom het een krachtige én effectieve training is om een team te ontwikkelen.

Escape Room Learning heeft alle uitdagende kenmerken van een reguliere Escape Room. Het unieke van de Escape Room Learning is dat het team inhoudelijk uitgedaagd wordt op werk gerelateerde thema’s zodat zij zich kunnen ontwikkelen richting een high performing team.

 Om de Escape Room Learning tot een krachtige én effectieve training te maken, volgt er een zorgvuldig proces wat maakt dat het resultaat duurzaam is.

Hoe is de aanpak

Intake:

Met behulp van een High Performing Team Scan, die door de teamleden wordt ingevuld, worden samen de leerdoelen en thema’s voor de Escape Room Learning bepaald. Daarnaast bepalen we in gezamenlijkheid welke concrete werk gerelateerde doelstellingen en resultaten behaald moeten worden. Hierbij kun je denken aan; terugdringen van de achterstanden, het verhogen van de kwaliteit van de output en bijvoorbeeld focus aanbrengen en prioriteiten stellen.

De echte Escape Room:

De dag start vrijwel direct met het betreden van de echte Escape Room. Het unieke aan deze Escape Room is dat hij volledig in het teken staat van teamontwikkeling gecombineerd met typische werk gerelateerde thema’s. Na de ontsnapping bekijken we gezamenlijk de beeldopnames die in de Escape Room zijn gemaakt. Dit zorgt bijna altijd voor krachtige eyeopeners op het gebied van de huidige teamdynamiek en gedragspatronen. Zo wordt iets ‘vaags’ tastbaar, bespreekbaar en verbeterbaar.

Het mooiste voorbeeld hiervan is dat bij een van de teams het pijnlijk zichtbaar werd dat een teamlid genegeerd werd. Deze persoon zag een aanwijzing in de Escape Room die van belang was voor de ontsnapping. Echter, het duurde circa 11 minuten voordat zij gehoord werd. Tijdens de reflectie met de beeldopnames hebben we dit openlijk besproken. Het bleek ook, onbewust en onbedoeld, in het dagelijks werk te gebeuren. Samen hebben we concrete afspraken gemaakt om de onderlinge samenwerking te verbeteren.

Interactieve training en opvolging:

Na de reflectie volgt de interactieve training. We vertalen theorie direct naar het dagelijks werk en de doelstellingen die tijdens de intake zijn bepaald. Gedurende de rest van de dag wordt er gewerkt aan een Team Actie Plan voor de komende 12 weken. Het doel hiervan is om de acties zo concreet te maken en op te knippen in kleine stappen zodat de teamontwikkeling en de doelstellingen ook daadwerkelijk opvolging krijgen en worden behaald.

In het Team Actie Plan (TAP) zijn doelstellingen die het team wil behalen leidend. Ik werk hierbij vaak met een OGSM (Objectives, Goals, Strategies en Measures), wat maakt dat men de samenhang van de doelen en acties ziet, en de focus op realisatie behoud. Hierbij kun je denken aan: het klant- en werkproces onder de loep nemen en de 3 belangrijkste knelpunten die voor achterstanden zorgen oplossen.

Door op het ‘waarom’ en ‘wat’ (de doelen en de acties) te richten, krijgt de ‘hoe’ (de onderlinge samenwerking) ook de ruimte om zich gericht te ontwikkelen. Hierdoor krijgen de acties opvolging en teamleden stimuleren elkaar in de opvolging.

Het resultaat:

Aan het einde van de Escape Room Learning dag heeft het team relevante inzichten vergaard, kennis opgedaan, handvatten in handen én een concreet Team Actie Plan gemaakt om zich verder te ontwikkelen. Tjeerd, een van de deelnemers en algemeen directeur verwoorde het als volgt; “Een fantastische methode om sterktes en ontwikkelpunten in teams te ontsluiten én om de ontwikkeling duurzaam te versnellen”

Escape Room Learning als zorgvuldige ontworpen proces

Het ervaren van de Escape Room Learning is de start van het ontwikkelproces van een team die haar prestaties en de onderlinge samenwerking wil verbeteren.

De combinatie van een creatieve vorm en praktijkgerichte inhoud maakt het krachtig én effectief.

Escape Room Learning is 4 jaar geleden begonnen als experiment. In het begin liep ik ook tegen het probleem van concrete verankering in het dagelijks werk aan. Het inmiddels zorgvuldige ontworpen proces met de intake, de HPT-scan, vooraf bepaalde doelstellingen, het TAP 12-wekenplan en de stimulansen naderhand aan het team, maakt dat het echt werkt. We monitoring de voortgang en voeren na twee maanden opnieuw een High Performing Team scan uit om de resultaten meetbaar te maken. Mensen zullen de dag erna zeggen: ”Wow, wat een inspiratie en concrete handvatten voor onze uitdagingen! We gaan aan de slag en ons plan volgen. En ja, de lunch was goed”

Auteur Otie Hauser. Wil je meer weten over Escape Room Learning? Zie onze website of bekijk de korte introductie film.