Eerste ervaringen van Leidinggevenden met de COVID-19-pandemie voor hun organisatie.

'De COVID-19 pandemie, -crisis kent een mate van ernst, snelheid en onzekerheid die veel van de scenario's overstijgt die eerder werden voorzien. Voor sommige sectoren gaan de uitdagingen letterlijk over overleven, voor andere betekenen ze het handhaven van de operationele continuïteit, en voor weer andere houden ze in dat zij reageren op plotselinge enorme stijgingen in de vraag.'

De persconferentie van premier Rutte gisteravond maakt ook duidelijk dat een herstel van de economie voorlopig niet is te voorzien. Zoals in het citaat hiervoor: de coronacrisis leidt tot faillisementen, tot een aanpassing van je productie- en organisatieproces, maar ook tot nieuwe kansen en mogelijkheden. Op zich is dit niets nieuws, iedere crisis laat voor bedrijven en organisaties deze 3 scenario's zien. Toch blijkt opnieuw dat iedere crisis uniek is want: 'totaal niet verwacht' en als er al strategische scenario's beschikbaar waren, gebaseerd op eerdere ervaringen, dan voldeden c.q. voldoen die niet. We leven tenslotte in een VUCA wereld.

Belangrijk wordt het dan te kijken naar eerste ervaringen met een crisis zoals nu COVID-19. Wat kunnen we daarvan leren? Global management consultancy Arthur D. Little publiceert nu een rapport met daarin ervaringen van CEO's uit Azië en Italië. 'First learnings from global CEOs in the telecoms, transport and utility industries who delivered critical infrastructure services in Asia and Italy during the early spread of COVID-19'. Niet alleen voor multinationals interessant.

In gesprekken met 25 leidinggevenden werden de volgende vragen gesteld:

• Wat is tot nu toe de impact van COVID-19 op uw bedrijf?
• Wat heb je gedaan en ben je nog steeds van plan te doen om de uitdagingen aan te gaan?
• Welke belangrijke lessen heb je geïdentificeerd - vooral dingen die anders uitpakken dan je verwachtingen en plannen?
• Welke uitdagingen op het gebied van persoonlijk leiderschap zijn er, en hoe pak je deze aan?
• Wat doet u om te werken aan een snel herstel, met inbegrip van alle positieve punten die uiteindelijk uit de crisis zouden kunnen voortvloeien?

Uit die vragen volgden deze leermomenten oor organisaties, met citaten van CEO's:

• Acteer snel, ga uit van het ergste, wees volledig en zorg voor de veiligheid van de medewerkers en daarna voor de operationele continuïteit: “There is no time to waste – the time to act is now; better to make a mistake than to wait and to waste time.”;
• Wees erop voorbereid het grootste deel van je tijd te besteden aan communicatie met medewerkers, focus op positiviteit en moreel, luister naar hen: “A new kind of leadership is required – the CEO needs to be a servant of his employees and to maintain a certain level of focus on their projects.”;
• Creëer een crisisteam voor kritieke operaties, ondersteun leveranciers en partners en wees innovatief met cashmanagement: “Anticipating the crisis was important; for us, planning had already started just after the Christmas holidays – the public was not aware.”;
• Werk samen met de overheid en autoriteiten, werk samen met vakbonden en ondersteun lokale gemeenschappen: “Communication and good relationships in this sector are really crucial every day, and clearly in this moment it became 10 times more important.”;
• Begin nu al realistisch te plannen voor herstel en profiteer van potentiële kansen van de "nieuwe norm": “In any crisis, such as this, the strong will get stronger and the weak will get weaker. It accentuates your market position.”

Leermomenten voor de leidinggevenden zelf:

Ben de juiste leider (op het juiste moment): "Be decisive but share the burden with your team; delegate as much authority as you can; keep yourself healthy both physically and mentally; focus on the immediate, but be constantly aware of the future."

Hoe reageer je op een crisis: "For now: Move fast, assume the worst and be comprehensive (not step-by-step); secure employee safety first and operational continuity next; be agile and flexible but with a firm underlying framework. For the future: Practice and stress-test your business continuity plans regularly, including when your operating or business model changes."

Communiceer, communiceer, communiceer: "For now: Keep staff closely informed, be straight, be detailed, and be prepared to spend most of your time  on this; focus on positivity and morale, and listen as  well as talk. For the future: Ensure that you have the right technologies and processes in place for efficient and effective smart working."

Bewaak de continuïteit van de organisatie: "For now: Create physically separate A and B teams for critical operations; actively support suppliers and ecosystem partners; be innovative with cash management. For the future: Put in place dynamic, sensing risk management systems across both internal operations and external supply chains, leveraging digital tools; build in better supply-chain and operational resilience."

Betrek je stakeholders/belanghebbenden: "For now: Collaborate closely and openly with government and authorities; engage with unions; reach out to and support local communities. For the future: Ensure that you “do the right things” now, because in the future your stakeholders will not forget what you did at this crucial time for the world."

Plan nu (al) voor herstel en groei: "Be realistic but start planning for recovery now; use separate teams to work on recovery when the crisis is still happening; leverage the potential of opportunities in the “new normal” of the future."

'Leidinggevenden van bedrijven spelen een cruciale rol om de wereld door deze crisis heen te helpen, en de beslissingen die zij vandaag nemen - vaak vanuit hun huis, digitaal verbonden met hun teams - zullen een grote impact hebben op de toekomst.' Idd, en die toekomst, die is nu.

Inspiratie voor de entry komt uit 'Leading businesses through the COVID-19 crisis  First learnings from Hong Kong, Italy  and Singapore' Arthur D. Little.

Blijf gezond!

Willem E.A.J. Scheepers, organisatie ontwikkelaar en docent strategisch management; auteur van o.m. ‘De Visie van de Organisatie, een Arbeidsmarkt met Mens en Robot, Leiderschap binnen een Uitdagende Toekomst‘.