Hoe betrekt u onzekere deelnemers bij de vergadering?

Actueel

We vergaderen wat af in Nederland. Niet verwonderlijk dat de term ‘vergadercultuur’ is ontstaan. Niet iedereen is even actief in de vergadering. Sommige mensen zijn te verlegen of te bang voor reacties van anderen om hun mening te durven geven. Hij of zij zegt nauwelijks iets. Het is iemand die bij een rondje meestal meegaat met een voorstel of met wat voor hem of haar gezegd is. 

Naar schatting heeft twintig tot 30 procent van de deelnemers aan vergaderingen last van sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus nauwelijks hun mening, terwijl u weet dat er heel veel in zit, maar dat komt er niet uit tijdens een vergadering.

Met een afwijkende mening komen

Velen hebben de neiging om mee te gaan met de mening van de groep. 'Nee' zeggen is veel c...


Aldo van Duivenboden
Mijn conclusies zijn de volgende: vermijd vergaderingen waar mogelijk, praat zo veel mogelijk 1 op 1 met medewerkers, belangrijker nog : luister 1 op 1 naar medewerkers, Zet alleen punten op de agenda die door de deelnemers worden aangedragen en waar een duidelijke eigenaar is. ,Beperk het aantal agendapunten zo veel mogelijk, ideaal is 1 agendapunt dat echt belangrijk is een aan de beurt is. Zorg voor mogelijkheden voor een goede voorbereiding van de deelnemers. Nodig alleen de echt noodzakelijke mensen uit. Meeluisteraars zijn niet zinvol, die kunnen beter na de vergadering worden geïnformeerd.
En voorkom "rondjes" waarin ieders mening wordt gevraagd. Het is echt effectiever om de "eigenaar" van een agendapunt de stand van zaken toe te laten lichten en het daar bij te houden.

Meer over Vergaderen