Word eens wat proactiever; en snel een beetje!

Een groot deel van de werkenden in Nederland moet proactiever worden van de leidinggevende of de organisatie. Zo bleek ook weer tijdens intakegesprekken die ik pas voerde. Nu vraag ik me altijd af wat er eigenlijk met proactief bedoeld wordt en dan blijkt dat in het ene geval het als een probleem ervaren wordt dat een medewerker tijdens overleg geen inbreng heeft, terwijl het vermoeden is dat deze barst van de goede ideeën. In een ander geval ontbreekt het aan zelfvertrouwen om een oplossing of idee in te brengen en daarbovenop ontbreekt ook het urgentiebesef om dit wel te gaan doen. "Ik vind het niet zo fijn om in het middelpunt van de belangstelling te staan!" In een ander geval was een medewerker druk bezig om het team dat hij net toegewezen had gekregen op orde te brengen. Hij was net overgeplaatst en had nog geen positie ingenomen in het team van teamleiders. Er werd, vanaf week vier, al een helikopterview van hem verwacht met als logisch gevolg daarvan het aanreiken van oplossingen en verbeteringen. Opvallend is dat de leidinggevende uit deze drie voorbeelden zelf graag willen dat een ondergeschikte iets doet. Wat 'wil' deze medewerker eigenlijk zelf?

Even een stap terug; wat is proactief handelen eigenlijk? Een simpele definitie ervan luidt: problemen of kansen signaleren en ernaar handelen waarbij hij/zij liever uit zichzelf begint met ...... dan passief afwacht. Ik vraag me af of in gesprekken tussen leidinggevende en medewerker voldoende wordt uitgekristalliseerd wat precies bedoelt wordt met en welke verwachtingen er over en weer leven ten aanzien van, in dit geval, proactiviteit. Op basis daarvan kan een (stappen)plan gemaakt worden waardoor focus, richting en succes ontstaat. Overigens wordt gerichte coaching ook een stuk gemakkelijker.

Het kan nog fraaier. Ik herinner me een productionmanager die twee unitleiders en zeven teamleiders onder zich had. Hij was van mening dat iedereen, de in totaal zo'n 100 fte, zich proactief moest opstellen. Wat dat dan was, bleef in de communicatieve mist hangen. Een groot deel van de mensen daar had een reactieve houding; ontelbaar vele branden werden dagelijks geblust. Men was al blij dat de meeste machines liepen en de productie zo ongeveer werd gehaald met een zesje op het gebied van kwaliteit. 'Onderbezetting' was het toverwoord en het ultieme alibi om de status quo te handhaven.

Een quantumsprong verwachten van reactief naar proactief gedrag is een mission impossible. Om de boel inzichtelijker te maken, werkte ik met een competentiemodel waar de volgende, oplopende schaal inzichtelijk werd gemaakt: reactief, actief, interactief en proactief. Voor een stuk of zes relevante competenties werd een gedragsspiegel ingevuld. Daarmee werd het mogelijk om feedback te geven op huidig gedrag en het gesprek aan te gaan over gewenst gedrag. Dit werd gekoppeld aan organisatie- en afdelingsdoelen, zodat duidelijk werd hoe het individu (of team) aan het grote geheel bijdraagt.

Een vraag die over blijft, is of we van iedereen een proactieve houding kunnen verwachten. Volgens mij maken we het een aantal mensen dan onnodig moeilijk. De maatschappij verlangt dit talent of deze vaardigheid wel steeds meer. Hier ligt een schone taak voor het onderwijs. Organisaties die graag proactieve mensen in hun geledingen willen, doen er verstandig aan om hierop te gaan sturen en met enig geduld op de eerste resultaten te wachten.

Laat dan wel, naast de duidelijkheid die je schept over proactief zijn, als leidinggevende het goede voorbeeld zien!