De 5 fouten bij het managen van een hybride werkomgeving

Een sterke managementstructuur binnen een organisatie is van cruciaal belang voor het succes van elk bedrijf en nu een hybride werkcultuur steeds vaker de voorkeur heeft en niet meer weg te denken is, moeten managers wendbaarder zijn dan ooit. Fulltime thuiswerkers, fulltime kantoorwerkers of werknemers die afwisselend op kantoor en thuis werken: allemaal werkvormen waar managers rekening mee moeten houden. Fluitje van een cent toch? Niet echt. Dit zijn de 5 grootste fouten die managers maken in het tijdperk van hybride werken.

1. Micromanaging 
   Veel bedrijven hebben te maken met micromanagers die het gedrag van hun werknemers nauwlettend in de gaten houden. De stijl van leidinggeven zorgt voor een te hoge werkdruk voor een manager, remt tegelijkertijd de motivatie en productiviteit van werknemers, en leidt tot een hoog personeelsverloop. Ook in de periode waarin iedereen volledig vanuit huis werkte, verdween micromanagement niet, maar de manier van micromanaging veranderde wel. In plaats van meekijken over de schouder, hielden managers nu elke beweging op Slack of Microsoft Teams in de gaten.
   
   Maar micromanaging blijkt niet nodig. Recent onderzoek  toont aan dat het merendeel van de werknemers vindt dat ze net zo of zelfs productiever zijn wanneer ze thuiswerken. Toch blijven managers bezorgd over deze manier van werken. 26% denkt dat hun team minder productief is wanneer een deel of het hele team op afstand werkt. Maar werknemers op een andere manier in de gaten houden is niet de oplossing.  
   
   Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar de beste manier om hybride werknemers te managen is door hen te vertrouwen en hen de flexibiliteit te geven die nodig is om hun werk te doen. Jouw management style moet niet in de weg staan van het werk dat gedaan moet worden. Laat je team hun werkdag flexibel indelen of introduceer bijvoorbeeld een geen-vergaderdag. Zo kan het team zich echt kan concentreren, verhoog je de productiviteit en zorg je voor de juiste balans die je anders niet kunt evenaren. 

2. Het negeren van de work/life balance
   Hybride werken opent de deuren naar een verbeterde werk-privébalans, maar kent ook zijn uitdagingen. Een ‘aanwezigheidscultuur’, waarin managers de kwaliteit van het werk associëren met hoe lang hun werknemers op kantoor zijn, werkt ook in een hybride tijdperk niet. Wanneer de kwaliteit van het verrichte werk alleen wordt bepaald door hoe lang een werknemer thuis achter de laptop zit, verstoort dit de work/life balance. Vervolgens kun je als werknemer het werk niet meer loslaten aan het einde van de dag. Zeker wanneer je eetkamer ook je werkplek is, kan dit de tevredenheid van je werknemers in de weg staan.
   
   Geef je team het vertrouwen en de autonomie die ze verdienen. En de gouden regel is: niet whatsappen buiten werktijd. Als ze zich aan het eind van de dag niet het werk los kunnen laten, zullen ze zich op de lange termijn minder betrokken voelen tijdens de officiële werktijden. Werk- en privétijd worden zo steeds meer verweven in elkaar.

3. Het grote plaatje vergeten
   Een goede manager vindt een balans in de hybride behoeftes van werknemers ongeacht hun werkplek. Het blijkt bijvoorbeeld dat 46% van de werknemers bezorgd is dat werken op afstand betekent dat ze minder inspraak hebben op het werk en groeikansen mislopen. Ook voelt 68% van de werknemers zich niet betrokken bij online vergaderingen. Kortom, wanneer maar 10% van het team aanwezig is kantoor, moet de andere 90% niet over het hoofd worden gezien.
   
   Zorg er als manager voor dat het hele team zich gezien en gehoord voelt. Gebruik zowel de tijd op kantoor als digitale kanalen om successen te vieren. Blijf manieren zoeken om werknemers te coachen en benadruk het belang van regelmatige 1:1’s. Een team is alleen succesvol als je in hen investeert.

4. Aannames doen
   Aannames doen is de grootste fout die een manager kan maken. Onze nieuwe werkrealiteit is niet “business as usual” en wordt door iedere werknemer verschillend ervaren. De ene werknemer zwemt als een vis in het water wanneer ze thuiswerken, terwijl voor de andere werknemer thuiswerken helemaal niet prettig is. Hetzelfde geldt voor (werk)tijden, virtuele meetings en werkprocessen.
   
   Vaak zie je bij top-down beslissingen in een organisatie dat sommige mensen op ‘de werkvloer’ vergeten worden. Als manager moet je dus voorkomen dat je uitgaat dat elke werknemer hetzelfde ervaart, want anders bestaat de kans dat je de behoeftes van bepaalde werknemers over het hoofd ziet bij het maken van belangrijke beslissingen. Wanneer je op kantoor werkt, heb je misschien te maken met thuiswerkende collega’s die op dat moment ook moeten zorgen voor hun kinderen. En wanneer je thuiswerkt, heb je mis je misschien de mogelijkheid om op collega’s af te stappen om een snelle vraag te stellen (in plaats via app of slack). Of het gevoel dat je als thuiswerker dingen mist die op kantoor besproken worden.
   
   Een simpele oplossing is om regelmatige check-ins met je team te plannen om erachter te komen wat hen echt drijft om zo uit je eigen tunnelvisie te stappen. Zo maak je meer betrokken beslissingen die ook daadwerkelijk je team verder helpen.
   
   
5. Een slechte voorbereiding
   Een hybride werkcultuur managen vereist de juiste voorbereiding. Heeft het hele team het juiste materiaal om hun werk te goed te kunnen doen? Wat heb je nodig op kantoor en wat heeft je thuiswerkplek nodig? Zorg je als manager voor een gelijkwaardige ervaring? Het zijn belangrijke vragen die je jezelf moet stellen, want de juiste faciliteiten zijn cruciaal om goed te kunnen communiceren en samenwerken. Denk aan goede videotechnologie, internetverbinding, projectmanagement tools en een up-to-date computer, maar bijvoorbeeld ook een ergonomische bureaustoel of een noise-cancelling koptelefoon.
   
   Maar een goede voorbereiding betekent niet alleen het zorgen voor de juiste technologie. Hoe zorg je voor goede communicatie? Een goed startpunt is een reguliere vergadering. Het onderzoek geeft aan dat de meest voorkomende vergaderproblemen van thuiswerkers bestaan uit het slecht kunnen verstaan van aanwezigen, het (wel of niet) kunnen onderbreken van degene die spreekt of het missen van visuele signalen. Introduceer daarom basisregels zoals een systeem voor het stellen van vragen, of andere relevante hulpmiddelen. Zo wordt een vergadering een comfortabele plek voor zowel werknemers op afstand als op kantoor om gezien en gehoord te worden. 

Stap voor stap 

Een hybride werkcultuur effectief managen doe je niet van de een op de andere dag. Maar je kunt beginnen met deze 5 grootste fouten aanpakken en vermijden. Geef je team genoeg flexibiliteit en het vertrouwen om hun werk te kunnen doen en zorg tegelijkertijd voor een goede werkprivé-balans. Houdt rekening met de verschillende ervaringen van collega’s, vergeet het grotere plaatje niet én zorg met inclusieve technologie en goede communicatie voor een goede voorbereiding op de de hybride werkcultuur. Het belangrijkste blijft het luisteren naar de feedback van je werknemers. Door naar je werknemers te luisteren, ontdek je waar je als manager aan kunt en hoe je de ervaring van het team verbetert.