Vakantiedagen: 9 regels
Wat is van belang bij het opnemen van vakantiedagen door werknemers?
1. Hoofdregel
De hoofdregel is dat een werknemer in eerste instantie bepaalt of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt. De werkgever is verplicht om de vakantie conform de wensen van de werknemer vast te stellen. De werkgever kan een verlofaanvraag weigeren als hij gewichtige redenen heeft. Daarvan is sprake als de belangen van de organisatie zo groot zijn dat de belangen van de werknemer daarvoor moeten wijken. Bijvoorbeeld: als een collega ziek is of omdat net een grote klus is binnengehaald waardoor de werknemer eigenlijk tijdelijk onmisbaar is. Of bijvoorbeeld doordat een minimumaantal werknemers aanwezig moet zijn voor een onverstoorde bedrijfsvoering.
2. Behandel werknemers op gelijke wijze
Zorg er als werkgever voor dat verzoeken om verlof steeds consistent, eerlijk en gelijk worden behandeld binnen een organisatie. Wees er op bedacht dat bepaalde groepen niet worden voorgetrokken of achtergesteld.
3. Voorkom discriminatie
Pas op voor discriminatie. Kerst, Pasen en vele andere erkende vrije feestdagen zijn Christelijke feestdagen. Als een feestdag voor een ander geloof niet valt op een erkende feestdag, mag u mensen met een ander geloof niet weigeren om die feestdag te genieten. In veel cao’s is hierover een bepaling opgenomen.
4. Afwijken van de hoofdregel
De werkgever kan afwijken van de regel dat de werknemer bepaalt of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt:
5. Vooruitzien
Verwacht u als werkgever piekperiodes in verlofaanvragen, bijvoorbeeld bij kerst en schoolvakanties? Vraag dan ruim van te voren wie er op welke dag verlof wil.
Houd ook rekening met de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen die in 2012 zijn opgebouwd. Deze dagen zijn vervallen per 1 juli 2013 en kunnen niet worden afgekocht. Verwacht u als werkgever periodes waarin u geen of weinig werknemers kunt missen? Maak hierover dan ook ruim van te voren afspraken met uw medewerkers. U mag afspreken dat verlof opnemen in bepaalde drukke periodes niet mogelijk is.
6. Beleid vastleggen
Om de vakantieopname binnen een onderneming in goede banen te leiden, is het raadzaam om beleid te maken en vast te leggen in het Personeelshandboek. In het Handboek Personeel (MEDEM Publishing) is een voorbeeld te vinden van een vakantiereglement en een voorbeeldbepaling voor het personeelshandboek.
Wil een werkgever een vakantieregeling instellen, wijzigen of intrekken, dan zal hij eerst de instemming van de ondernemingsraad moeten vragen.
7. Zieke werknemers
Het is de bedoeling van de wetgever dat de werkgever zieke werknemers stimuleert om op vakantie te gaan. Sinds 1 januari 2012 kunnen zieke werknemers namelijk ook vakantiedagen opnemen. Hierbij geldt het volgende:
Als de werkgever een zieke werknemer stimuleert om vakantiedagen op te nemen, moet hij er ook voor zorgen dat hij dit kan aantonen. Bevestig dus schriftelijk dat u de werknemer heeft gestimuleerd om vakantiedagen op te nemen en wijs hem daarbij ook op de vervaltermijnen. Zo voorkomt u discussie en het verwijt dat de zieke werknemer niet wist dat zijn vakantiedagen zijn komen te vervallen.
8. Vervaltermijnen
Wijs werknemers op de vervaltermijnen. Als u medewerkers heeft met een groot verlofoverschot, is het goed hen te stimuleren om die dagen tijdig op te nemen.
De vervaltermijnen zijn:
Zorg voor een deugdelijke administratie. Als u geen vakantiedagenadministratie kunt overleggen, geldt de administratie van de werknemer als uitgangspunt.
1. Hoofdregel
De hoofdregel is dat een werknemer in eerste instantie bepaalt of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt. De werkgever is verplicht om de vakantie conform de wensen van de werknemer vast te stellen. De werkgever kan een verlofaanvraag weigeren als hij gewichtige redenen heeft. Daarvan is sprake als de belangen van de organisatie zo groot zijn dat de belangen van de werknemer daarvoor moeten wijken. Bijvoorbeeld: als een collega ziek is of omdat net een grote klus is binnengehaald waardoor de werknemer eigenlijk tijdelijk onmisbaar is. Of bijvoorbeeld doordat een minimumaantal werknemers aanwezig moet zijn voor een onverstoorde bedrijfsvoering.
2. Behandel werknemers op gelijke wijze
Zorg er als werkgever voor dat verzoeken om verlof steeds consistent, eerlijk en gelijk worden behandeld binnen een organisatie. Wees er op bedacht dat bepaalde groepen niet worden voorgetrokken of achtergesteld.
3. Voorkom discriminatie
Pas op voor discriminatie. Kerst, Pasen en vele andere erkende vrije feestdagen zijn Christelijke feestdagen. Als een feestdag voor een ander geloof niet valt op een erkende feestdag, mag u mensen met een ander geloof niet weigeren om die feestdag te genieten. In veel cao’s is hierover een bepaling opgenomen.
4. Afwijken van de hoofdregel
De werkgever kan afwijken van de regel dat de werknemer bepaalt of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt:
- De werkgever mag schriftelijk met een werknemer overeenkomen om gedurende een bepaalde periode verplicht vakantie op te nemen.
- De werkgever mag afspreken dat vakantie in een bepaalde drukke periode niet mogelijk is.
5. Vooruitzien
Verwacht u als werkgever piekperiodes in verlofaanvragen, bijvoorbeeld bij kerst en schoolvakanties? Vraag dan ruim van te voren wie er op welke dag verlof wil.
Houd ook rekening met de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen die in 2012 zijn opgebouwd. Deze dagen zijn vervallen per 1 juli 2013 en kunnen niet worden afgekocht. Verwacht u als werkgever periodes waarin u geen of weinig werknemers kunt missen? Maak hierover dan ook ruim van te voren afspraken met uw medewerkers. U mag afspreken dat verlof opnemen in bepaalde drukke periodes niet mogelijk is.
6. Beleid vastleggen
Om de vakantieopname binnen een onderneming in goede banen te leiden, is het raadzaam om beleid te maken en vast te leggen in het Personeelshandboek. In het Handboek Personeel (MEDEM Publishing) is een voorbeeld te vinden van een vakantiereglement en een voorbeeldbepaling voor het personeelshandboek.
Wil een werkgever een vakantieregeling instellen, wijzigen of intrekken, dan zal hij eerst de instemming van de ondernemingsraad moeten vragen.
7. Zieke werknemers
Het is de bedoeling van de wetgever dat de werkgever zieke werknemers stimuleert om op vakantie te gaan. Sinds 1 januari 2012 kunnen zieke werknemers namelijk ook vakantiedagen opnemen. Hierbij geldt het volgende:
- Zieke werknemers die vakantie opnemen zijn vrijgesteld van re-integratie. Zij nemen voor de gehele arbeidsduur vakantie op.
- Werknemers die gedeeltelijk hun eigen werk verrichten, nemen voor de gehele arbeidsduur vakantiedagen op.
Als de werkgever een zieke werknemer stimuleert om vakantiedagen op te nemen, moet hij er ook voor zorgen dat hij dit kan aantonen. Bevestig dus schriftelijk dat u de werknemer heeft gestimuleerd om vakantiedagen op te nemen en wijs hem daarbij ook op de vervaltermijnen. Zo voorkomt u discussie en het verwijt dat de zieke werknemer niet wist dat zijn vakantiedagen zijn komen te vervallen.
8. Vervaltermijnen
Wijs werknemers op de vervaltermijnen. Als u medewerkers heeft met een groot verlofoverschot, is het goed hen te stimuleren om die dagen tijdig op te nemen.
De vervaltermijnen zijn:
- Wettelijke vakantiedagen opgebouwd na 1 januari 2012: zes maanden na het jaar waarin ze zijn toegekend, u mag met een werknemer afspreken dat deze termijn wordt verlengd. U mag de termijn echter niet verkorten of de dagen afkopen.
- Wettelijke vakantiedagen opgebouwd voor 1 januari 2012: vijf jaar na het jaar waarin ze zijn toegekend, u mag in overleg met de werknemer de termijn verlengen.
- Bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd voor 1 januari 2012: vijf jaar na het jaar waarin ze zijn toegekend. u mag deze termijn in overleg met werknemer verlengen en verkorten. Ook kunnen de dagen worden afgekocht.
- Bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd na 1 januari 2012: vijf jaar na het jaar waarin ze zijn toegekend. u mag deze termijn in overleg met werknemer verlengen en verkorten. Ook kunnen de dagen worden afgekocht.
- Vakantiedagen die niet zijn opgenomen omdat de werknemer niet in staat was deze op te nemen, hebben een verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar waarin zij zijn toegekend.
Zorg voor een deugdelijke administratie. Als u geen vakantiedagenadministratie kunt overleggen, geldt de administratie van de werknemer als uitgangspunt.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 1 vragen en antwoorden over Vakantiedagen.