Wat moet ik dagelijks doen om mijn mailverkeer te beheersen?
Hoofdregel: Open elke e-mail slechts één keer en beslis direct wat u met de e-mail doet.
7 regels:
1. Elke dag opnieuw
De beste strategie is het dagelijks legen van uw inbox. Dit vraagt veel discipline en inspanning. Als u nu een achterstand heeft, richt u zich op de mail dat de laatste 24 uur is binnengekomen. Begin daar. Start elke dag met het openen van uw mails vanaf de vorige dag. Binnen enkele dagen bent u bij en krijgt u weer enig gevoel van beheersing.
2. Open en handel
Bent u gewend om een bericht te openen om even te kijken wat er in staat deze simpelweg weer te sluiten? Leer aan dat een eenmaal geopende mail direct een actie vraagt. Doe er iets mee: beantwoorden, opbergen in een map, archiveren, of verwijderen. Als u niet een van deze handelingen kan uitvoeren, dan zou u eigenlijk u mail niet moeten aanraken.
Beslisregels:
Opent u uw mail op het moment van binnenkomst? Voortdurend, de hele dag door? Behandel uw mail in plaats daarvan in porties van 5, 10 of maximaal 20 per keer. Of doe het tweemaal per dag, rond lunchtijd en aan het eind van de (werk)dag (zie 6).
4. Automatiseer
Er zijn veel goede programma’s die helpen om het mailverkeer zo in te stellen dat 90% van de mails, de onbelangrijke, worden afgevangen en uw mailbox nooit bereiken, zoals bv. Sanebox. Of stel de filters van uw mailprogramma goed in.
5. Gebruik uw inbox niet als takenlijst
Laat actiepunten niet in uw inbox zitten. Ze raken vergeten in de toevloed van nieuw mail. Berg ze op in een aparte map en voeg ze toe aan een takenlijst.
6. Plan e-mailtijd
Email behandelen vraagt, zoals u weet de nodige tijd. Ruim daarvoor op elke werkdag voldoende tijd in, op (2) vaste tijdstippen, bv. in het ochtend om 10.00u. en aan het eind van de werkdag om 16.00u. Open de mail ook alleen dan! Besteed 20-30 minuten per keer aan het verwerken van berichten. Voorkom dat u allerlei interessante artikelen gelijk gaat lezen.. (Zet daarna het e-mailprogramma uit, of schakel in elk geval het automatisch binnenhalen van nieuwe mail uit.)
7. Stuur weinig, ontvang weinig
Een eenvoudige e-mailwet: hoe meer u zend, hoe meer u ontvangt. Stop met deze pingpong. Kijk kritisch naar de noodzaak van berichten. Niet alle mail verdient een reactie en soms is e-mail niet het juiste kanaal.
Het zal even wennen zijn om op deze manier met e-mails aan de slag te gaan en uw inbox niet langer als takenlijst te zien. Doorzetten levert een hoop rust en overzicht op. En zicht op de bodem van elke inbox.
7 regels:
1. Elke dag opnieuw
De beste strategie is het dagelijks legen van uw inbox. Dit vraagt veel discipline en inspanning. Als u nu een achterstand heeft, richt u zich op de mail dat de laatste 24 uur is binnengekomen. Begin daar. Start elke dag met het openen van uw mails vanaf de vorige dag. Binnen enkele dagen bent u bij en krijgt u weer enig gevoel van beheersing.
2. Open en handel
Bent u gewend om een bericht te openen om even te kijken wat er in staat deze simpelweg weer te sluiten? Leer aan dat een eenmaal geopende mail direct een actie vraagt. Doe er iets mee: beantwoorden, opbergen in een map, archiveren, of verwijderen. Als u niet een van deze handelingen kan uitvoeren, dan zou u eigenlijk u mail niet moeten aanraken.
Beslisregels:
- Minder dan 2 minuten werk? Voer de actie gelijk uit en archiveer de e-mail. Houd reacties kort: gebruik maximaal 3 zinnen. Zo vergroot u de kans dat er tijdig op -mails wordt gereageerd.
- Schrijf direct uit voor nieuwsbrieven die u toch nooit leest.
- Plaats afspraken, vergaderingen e.d. direct in de agenda, maar ook zaken die u volgende week of de week daarop moet opvolgen. Zo komt u ze op het juiste moment weer tegen. Archiveer daarna de e-mail.
- Kunt u een taak delegeren? Doen!
- Plaats acties die langer dan 2 minuten duren en die u niet kunt delegeren op u takenlijst en archiveer de e-mail.
- Archiveer e-mails die (nu) geen reactie behoeven in de map ‘Later’.
- Delete berichten die u niet nodig hebt. U gaat ze uiteindelijk toch niet lezen...
Opent u uw mail op het moment van binnenkomst? Voortdurend, de hele dag door? Behandel uw mail in plaats daarvan in porties van 5, 10 of maximaal 20 per keer. Of doe het tweemaal per dag, rond lunchtijd en aan het eind van de (werk)dag (zie 6).
4. Automatiseer
Er zijn veel goede programma’s die helpen om het mailverkeer zo in te stellen dat 90% van de mails, de onbelangrijke, worden afgevangen en uw mailbox nooit bereiken, zoals bv. Sanebox. Of stel de filters van uw mailprogramma goed in.
5. Gebruik uw inbox niet als takenlijst
Laat actiepunten niet in uw inbox zitten. Ze raken vergeten in de toevloed van nieuw mail. Berg ze op in een aparte map en voeg ze toe aan een takenlijst.
6. Plan e-mailtijd
Email behandelen vraagt, zoals u weet de nodige tijd. Ruim daarvoor op elke werkdag voldoende tijd in, op (2) vaste tijdstippen, bv. in het ochtend om 10.00u. en aan het eind van de werkdag om 16.00u. Open de mail ook alleen dan! Besteed 20-30 minuten per keer aan het verwerken van berichten. Voorkom dat u allerlei interessante artikelen gelijk gaat lezen.. (Zet daarna het e-mailprogramma uit, of schakel in elk geval het automatisch binnenhalen van nieuwe mail uit.)
7. Stuur weinig, ontvang weinig
Een eenvoudige e-mailwet: hoe meer u zend, hoe meer u ontvangt. Stop met deze pingpong. Kijk kritisch naar de noodzaak van berichten. Niet alle mail verdient een reactie en soms is e-mail niet het juiste kanaal.
Het zal even wennen zijn om op deze manier met e-mails aan de slag te gaan en uw inbox niet langer als takenlijst te zien. Doorzetten levert een hoop rust en overzicht op. En zicht op de bodem van elke inbox.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 3 vragen en antwoorden over E-mailmanagement.