Laat de mensen in hoge mate hun eigen kooi bouwen, hun eigen kamertje maken als onderdeel van het gebouw van de organisatie.
Hoe: doe een beroep op hun creativiteit en mogelijkheden, hun kennis.
Waarom: pas dan is er draagvlak, pas dan is de efficientie hun efficiente.
Waartoe: dan wordt pro-activiteit gelijk aan efficientie.

Pro-activiteit is op zich een goed iets, mits in dienst van iets wat er toe doet en juist getimed.
Efficientie idem. Nuttig als het wat oplevert. Zo niet, dan hebben we het over buroratie, nuttloze procedures en bijt de efficientie-hond zich in de egen staart.

En als we toch een kooitje bouwen, dan liever een met handel, zodat de pro-activiteit wordt gefaciliteerd en de stroom er als niet nuttig (au-voetjes) van af kan; dat is kostenbesparend en wel zo efficient.

Een goede onderbouwing voor al lang bestaande concepten als Lean en ToC. Maar tot frustratie van velen, blijven organisaties toch maar focussen op locale deficiënties: optimalisatie van een stukje van de keten. Terwijl toch keer op keer weer blijkt dat dit ernstig ten koste gaat van effectiviteit.

En dit verschijnsel wordt alleen maar erger door de toenemende macht van overhead: de CFO’s, CIO’s, etc. van deze wereld. Juist het denken van deze functionarissen is cultureel volledig gericht op locale efficiëntie.

Dit soort denken wordt alsmaar sterker. Schaalvergroting, het moet goedkoper, efficiënter. Kijk naar de gezondheidzorg, het onderwijs. Kijk naar voormalig CFO’s die aan de macht komen van ING en ABNAMRO en daar sturen op “efficiëntie”. Ten koste van effectiviteit.

Geef de mensen het innitiatief over hun eigen lean proces en ze zullen het tot hun eigen proces maken met eigen inzichten op pro actieve wijze. En dat is niet de kool en de geit sparen. Dat heet de mensen betrekken in het vormgeven van hun eigen lot. Het vaststellen van randvoorwaarden en verantwoording afleggen voor hetgeen daarbinnen gebeurt werkt twee kanten op ontlastend en efficientie verhogend, maar dan als gevolg daarvan en niet als doel op zich. Hiervoor is wel competente begeleiding nodig, maar dat is heel wat anders dan het controleren van urenstaten en procedureformulieren.

Controle en efficiëntie zijn nodig om aan de klant producten van goede kwaliteit tegen lage kosten te kunnen leveren. Dat verwachten we zelf ook als we iets in de supermarkt kopen. In de productie betekent dat standaardisatie, automatisering en routinewerk. Dit gaat in tegen de natuur van de mens die daarbij zijn creativiteit en flexibiliteit niet kan benutten.

Om hieraan voor de mens tegemoet te komen kun je een functie opdelen in een deel routine werk en een deel creatief werk. Het creatieve werk is dan bijvoorbeeld het verbeteren van het routineproces zelf of het aanpassen van het proces of het product aan veranderende klanteisen. Het creatieve werk wordt dan typisch projectmatig uitgevoerd, bijvoorbeeld een Kaizen-project. Zie ook het voorbeeld van Toyota. De scheiding is essentieel, creativiteit in standaardprocessen gaat ten koste van de kwaliteit en efficiëntie.

Organisatorisch zou het betekenen dat er een deel werk van staffuncties wordt overgeheveld naar productiefuncties en dat men in productiefuncties structureel time-out krijgt om aan projecten te werken.