Performance management in 2 A4tjes

Continue resultaatverbetering en prestatie management. De essentie, basisprincipes, voorbeelden, trends en tips. Met de focus op toepassingen.

'Prestatiemanagement is het continu willen verbeteren van de prestaties van alle onderdelen van de organisatie'.

Alle onderdelen gaan er met hun teams mee aan de gang. Acties en prestaties worden uitgewisseld. De leiding monitort het proces van uitwisseling en bespreekt de resultaten met betrokkenen.

Laat de eenvoud regeren

Hoe eenvoudig het kan zijn vertelt Wim van der Leegte, algemeen directeur van VDL.

"Het is heel belangrijk dat wij voortdurend weten hoe wij ervoor staan. Iedereen moet weten hoe het staat met kosten, inkomsten en orders. Iedere directeur, iedere bedrijfsleider van ons moet die verantwoordelijkheid voelen. Iedereen moet in staat zijn om dit aan de mensen op de werkvloer te verduidelijken.

Ik was van het begin af aan al bezig om de belangrijkste cijfers van de bedrijven zichtbaar te maken in een systeem waarmee iedereen de vinger aan de pols kan houden.

Met dat systeem werken we nog steeds. Simpel en doelgericht, direct verbonden met vragen als: ‘Wordt er geld verdiend en hebben we genoeg orders?’ Elke werkmaatschappij weet hoe ze ervoor staat.

Als je resultaten zichtbaar zijn dan snapt iedereen waarom het gaat. De cijfers zijn bekend. Kosten, indirecte uren, orderportefeuille. Als de kosten oplopen of als de orderportefeuille inzakt, dan is er een probleem dat opgelost moet worden.

De oplossing komt vaak in samenwerking met de werkvloer. Daar zit ook deskundigheid om verbeteringen te realiseren. Als je de mensen betrekt bij de problemen en duidelijk bent over hoe we ervoor staan, wil iedereen meewerken. Als de leidinggevenden dat nalaten, als ze niet weten wat er op de werkvloer leeft, als ze niet kunnen uitleggen wat er schort aan het eigen bedrijfsresultaat dan gaat het mis. Dit is een platte organisatie met korte lijnen, onze mensen verdienen aandacht en de leidinggevenden moeten dat laten zien."

Waarom dit citaat? Omdat het in kort bestek de essentie  van performance management verduidelijkt.  Een ander voorbeeld uit de praktijk is de casus van Paul Verburgt. Hij leidde een ARBO dienst van meer dan 1000 mensen met slechts drie indicatoren.

De juiste condities

Het bovenstaande laat al iets zien van de condities voor succesvol prestatie management. Hier volgt een kort overzicht van de basisprincipes met links naar voorbeelden, praktijktheorie en handelingskennis.

• Organisatieontwerp
  Hebben organisatie onderdelen een duidelijk focus op klant, doelgroep of ‘the next in line’? Is er een structuur van resultaat verantwoordelijke teams. Heeft men zicht op het behaalde resultaat. Heeft men genoeg autonomie om zich ook verantwoordelijk te voelen en daarnaar te handelen.

Zie: Organisatieontwerp & organisatieinrichting in 1A4tje "Met één ontwerpprincipe dat de essentie raakt bereik je meer dan met een berg aan regels"

• Bedrijfscultuur
  Wilt u ander gedrag? Vraag om ander gedrag! Richt gedrag en houding op wat beter moet in het proces naar klant of doelgroep. Voorbeelden: leverbetrouwbaarheid, beter omgaan met klachten,  innovatiever, duurzamer werken, integriteit & moreel kompas, enz.. Verlang van elk onderdeel van  de organisatie concrete acties. De leiding monitort dit proces; geen apart project of verandertraject; het betreft regulier werk. Regelmatige  voortgangs- en uitwisselingsbijeenkomsten met de teamleiders houden iedereen bij de les. Let wel suggesties aan andere organisatieonderdelen zijn mogelijk maar het accent moet liggen op de prestaties van de teams zelf naar afnemers, klanten of doelgroep.

Zie: Cultuurverandering in één A4tje  Resultaatverbetering als drijfkracht van cultuurverandering.

•  Prestatie indicatoren 
  Vaak wordt men, mede door de oneindige ICT-mogelijkheden, geconfronteerd met een ‘overload’ aan data en indicatoren. Mooi zo’n cockpit van cijfers! Maar wat is de gebruikswaarde. Als je alles weet, weet je niets. Focus op indicatoren die bepalend zijn voor resultaat en succes. Beter 3 dan 12. Het werkt het beste als per onderdeel feedback van indicatoren beschikbaar is. Geen bruikbare indicatoren beschikbaar? Dan anders, bijvoorbeeld met de volgende aanpak: Ieder onderdeel van de organisatie, tot en met de teams op de werkvloer, gaat met 4 vragen aan de gang. 1. Wie zijn onze klanten. 2. Weten we op welke punten we kunnen scoren bij onze klanten. 3. Met welke acties gaan we dit bereiken?  4. Check of de acties geholpen hebben, vraag om feedback. De voortgang wordt actief gevolgd en ondersteund door het topteam. Bron: Continue resultaatverbetering.

Zie de kennisbankpagina  Prestatie indicatoren.

• Anders managen en sturen
  Laat u zien op de werkvloer, luister en, zo nodig, doe er wat aan. Het eenvoudige gesprek is nog steeds de beste interventie. Focus op gedrag dat gericht is op het primaire proces en beter presteren.

Zie het VDL en Arbo voorbeeld hierboven. Voor meer voorbeelden en handelingskennis zie ‘Sturen op verantwoordelijkheid’.

Garantie op succes?
De beschreven vier condities overlappen en versterken elkaar. Begin met wat haalbaar is. Al doende leren is de beste manier. Zie het als een proces van co-creatie met de nodige regie en sturing. Een garantie op succes? Niet altijd. Soms domineert een interactiepatroon waarin verandering meteen vastloopt. Dan begint verandering pas als men zich van dat patroon bewust raakt. Zie: Beheersen interactie-patronen onze organisaties? Vicieuze cirkels brengen verloedering, constructieve spiralen zetten organisaties in de lift.

De grootste valkuil

De grootste valkuil is dat men afdwaalt naar allerlei zijpaden en hypes. De lokmiddelen die wegleiden van het primaire proces zijn talloos: Meer vertrouwen, veerkracht, commitment, werkgeluk, bevlogenheid, teamenergie, tevredenheid, bezieling, open communicatie, vitaliteit, feedback-cultuur, betrokkenheid, zingeving, persoonlijke groei, spiritualiteit, talent-ontwikkeling, kennismanagement, kernwaarden, mindfulness, total quality en ga zo maar door. Veelbelovend maar leiden ze tot een tastbare verbetering van resultaten? Niet dus! Zie: The great training robbery en Successful Change Programs Begin with Results. De auteurs bestempelen het als regendansen, geleerd geleuter of goed bedoelde dwaalwegen. Mooie dingen maar ondertussen wacht de klant. Dus laten we zonder omwegen daar wat aan doen. 'First things first' denk ik dan.

Auteur: Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredactie ManagementSite

^{Noot 1: Voor meer ideeën: Slimmer werken, Concurrentiekracht, Scrum – Agile, Klachten management.}

^{Noot 2: Deze bijdrage past in onze serie van A4tjes over belangrijke onderwerpen. Telkens vat ik samen wat ik de essentie vind met de focus op toepassingen. Het gaat mij vooral om handelingskennis. 'De wijsheid zit in het doen.' Een selectie uit de serie:  
Eenvoud versus complexiteit in 1 A4tje
Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje
Management modellen in 3 A4tjes}