Vijf Tips voor Softe Projectmanagers; Tip 2: 'Have a Plan!'

https://m.youtube.com/watch?v=NpQuKnhYujI

Kent u de o ja manager? Hij leeft in kantoren en u kunt hem herkennen aan de uitroep “o ja”! O ja is waarschijnlijk een soort lokroep en is bijzonder aanstekelijk, want voor dat je het weet roepen anderen in zijn omgeving allemaal vol verve “o ja”, meestal gevolgd door “vergeten”, “nietaangedacht” of “daswaarook”. De o ja manager zit vol met goede ideeën, pronkt graag met andermans veren en beweegt zich voort door management by walking around. Maar de belangrijkste eigenschap van de o ja manager is iets wat hij juist niet heeft. De o ja manager heeft namelijk geen plan….

5 tips voor Softe Projectmanagers.
In de loop der jaren ben ik vanuit verschillende posities en rollen in betrokken geweest bij het managen van projecten. Hierbij gaat het over technische projecten, meest in de petrochemie en veelal ook over implementatietrajecten en programma’s die al dan niet projectmatig zijn aangevlogen. De eerste tip ging over het (h)erkennen van een project. Zeker bij wat ik noem de softe projecten is het niet altijd zo dat projecten herkend worden binnen organisaties waarmee vaak eindeloos veel resources en tijd verspild worden zonder dat een formele (of informele) opdrachtgever hier om vraagt. Daarom 5 tips voor Softe Projectmanagers, in deze blog tip 2.

Als een project eenmaal (h)erkend is, is mijn ervaring dat het nog niet altijd evident is dat het ook projectmatig wordt aangevlogen. Wat ik vaak zie is dat na het herkennen van een project de uitvoering leidt tot het vormen van praatgroepjes. En waar alle goede intenties soms nog worden vastgelegd in notulen en mogelijk zelfs een actielijst, raakt de projectmatige benadering daarbij op de achtergrond. De scope wordt minder helder of niet begrensd, afspraken over gerichte inzet, planning en te maken kosten raken op de achtergrond. Zeker bij ICT gerelateerde projecten en implementatietrajecten zie je dat het enthousiasme van projectteams leidt tot een snel veranderende scope, telkens nieuwe wensen en het vervagen van de doelstelling van het project. Langzaam maar zeker zijn we met zijn allen iets anders aan het doen…. Mijn tip: werk planmatig.

Tip 2: Maak een Plan

Strekking van deze blog is dus een planmatige aanpak. Het welbekende faseren helpt daarbij, maar een goede brainstorm over hoe het project eruit moet zien, over het product dat het moet opleveren en een stukje overdenken van risico’s brengt je al heel ver. Zeker als je het plan even vastlegt. Ik zeg bewust “even”, want een plan schrijven duurt niet zo lang. Mijn ervaring is dat projectleiders, zelfs bij projecten van miljoenen euro’s, het lastig vinden om een ochtendje te besteden aan het maken, cq vastleggen van een goed plan. Het ontbreken van een goed plan zonder het overdenken van risico’s leidt per definitie tot onzekerheden op projecten en dus tot improvisatie. Zonder plan geen afspraken, geen overzicht van wie er nu werkelijk bij projecten betrokken zijn en geen focus binnen alle hectiek. Het gevaar is dan men alle issues belangrijk gaat vinden en men zich op elk probleem gaat storten: het overzicht raakt kwijt en men strompelt van probleem naar probleem tot dat vreselijke project is afgelopen. Maar zo hoeft het dus niet!

Faseren
In projectmanagement is faseren een welbekende manier om de diverse (verschillende) projectactiviteiten te behandelen. Faseren gaat erover dat je eerst goed uitwerkt waar het project over gaat. Planmatig werken legt het accent dus vooral op de eerste fasen (…): het onderbouwen van het waarom en de vereisten waaronder het project moet (mag) plaatsvinden. Daarna komt pas het uitwerken van het hoe, van het ontwerp, van het feitelijke “doen”. Als je scherp afbakent waar het project wel en niet over gaat krijg je verderop minder gedoe is mijn ervaring. Je kunt mensen beter aan afspraken houden en men snapt waar het ook alweer over ging. Met faseren voorkom je dat je verschillende processen door elkaar laat lopen. Tevens kun je met faseren ook specifieke risico’s benoemen. Daarmee wordt je minder verrast tijdens het uitvoeren van het project door issues die het project of het resultaat verstoren. Die ervoor zorgen dat het project uitloopt bijvoorbeeld of in het ergste geval doet stoppen.

Een veel gehanteerde fasering is:
• Initiatieffase – wat gaan we doen?
• Definitiefase – wat zijn de voorwaarden?
• Ontwerpfase – hoe ziet het product eruit en de manier waarop het tot stand wordt gebracht?
• Voorbereidingsfase – we brengen mensen en middelen in stelling…
• Uitvoeringsfase – het project wordt uitgevoerd, product wordt ingevoerd
• Nazorgfase- afleveren, overdragen, afsluiten van het project/product

Faseren kan op verschillende manieren, in de zin van het kan korter en het kan langer. Een korte versie zou zijn: initiatieffase, voorbereidingsfase en uitvoeringsfase, waarna afsluiting. Bij kleinere projecten met een laag risicoprofiel zijn dit stappen die quick en dirty doorlopen kunnen worden, puur om ervoor te zorgen dat mensen aangehaakt zijn, het project gepland en afspraken vastgelegd. Bij complexere projecten met een hoger risicoprofiel is het verstandig de projectfasen dieper uit te werken.

Planmatige aanpak
Graag laat ik zien hoe planmatig faseren kan helpen met het beheersen van de verschillende aspecten (en risico’s) binnen “klein” projectmanagement. Stel je voor dat je een digitaal incident meldingssysteem wilt aanschaffen (in co- creatie met de leverancier, dus ontwikkelen) voor uw bouwbedrijf van circa 25 medewerkers. Tot nu toe melden de medewerkers veiligheidsincidenten op papier aan de KAM functionaris en dat werkt goed, het is alleen wel bewerkelijk en de KAM functionaris moet eigenlijk meer op de bouwplaats aanwezig zijn. Jaarlijks worden er zo’n 150 meldingen gedaan, waarmee u een goed beeld heeft wat er speelt aangaande veiligheid op de bouwplaats.

In de initiatieffase (KAM functionaris komt met het voorstel) stelt u als CEO of afdelingsmanager waarschijnlijke een aantal kritische vragen. Over kosten, hoeveel mensen er aan gaan werken en hoe lang het gaat duren. U maakt zich zorgen over het aantal meldingen en vraagt zich af of er geen tsunami van e-mails op gang gebracht wordt met het systeem. U vraagt of een dergelijk product niet gewoon van de plank te kopen is. Terechte vragen en een goed moment om ja of nee tegen het project te zeggen. Met uw vragen heeft u een aantal kaders en voorwaarden meegegeven die uitgewerkt kunnen worden in het plan. Mijn tip hierin is dus: vraag bij een “go” om een plan van aanpak. Zo kun je met het opstellen van een plan van aanpak in iedere projectfase met het stellen van “moeilijke” vragen het project en het resultaat beter kaderen. En je kunt hierop terugkomen, je kunt zelfs sturing geven of, bij problemen knopen doorhakken.

Persoonlijk vind ik initiatief en definitiefase erg belangrijke fasen, die in de praktijk juist vaak worden overgeslagen of niet volledig worden doorlopen. Dit is ook de fase waarin je bij het opstellen van het plan van aanpak of projectplan de troubleshooters toelaat bij de brainstormsessies. Voorkom een al te positieve cocon die later leidt tot het “gekookte kikker” effect. Risicomanagement gaat over het durven benoemen van projectrisico’s. Dat vergt lef. Dat wil niet zeggen dat alles even bedreigend is overigens…

Een extra gratis tip die ik kan geven bij het faseren van de kleinere projecten door de softe projectmanager: kijk eens op de kennisbanken op internet. Er is veel te vinden waar het gaat om inrichten van projectmanagement, faseren en format projectplannen.

In tip 3 gaan we in op de menselijke kant van projectmanagement. Geen onbelangrijk ingrediënt van projectmanagement voor Softe Projectleiders lijkt me…

Arend Profijt MPM.