Over Engagement en Samenspel

Op het moment dat we net over de schrik heen zijn van het bericht dat de Gemeente Amsterdam 500 - 800 ambtenaren dreigt te ontslaan, organiseert het gemeentelijk adviesbureau AGA vanmiddag het symposium 'Over Engagement en Samenspel'.

Dit symposium lijkt dan ook in schril contrast te staan met de dagelijkse werkelijkheid, toch is er niets mis mee met dit symposium.

Uit de berichtgeving rondom de a.s. ontslagen wordt duidelijk dat de Gemeente Amsterdam, als zoveel andere gemeenten, dient te bezuinigingen. Dit kun je bereiken d.m.v. ontslag- of afvloeiingsrondes maar ook door effectiever en efficiënter samen te werken. Dat kunnen we leren van dit symposium.

AGA liet UVA & SIOO o.l.v. Jaap Boonstra een onderzoek uitvoeren naar 'modern werkgever- en werknemerschap': "Samenwerking tussen organisaties en medewerkers onderling, aandachtig leiderschap, het aantrekken en behouden van talent en omgaan met verschil zijn belangrijke thema's als het gaat om cultuurveranderingen in organisaties. Dit onderzoek bestaat uit inzichten, redeneringen en vakvreemde verbindingen die oproepen tot verdieping, complexiteitsbegrip, aanzet voor gedragsverandering, maatschappelijke betrokkenheid, transparantie en communicatief handelen."

De resultaten van het onderzoek worden vanmiddag gepresenteerd in de raadszaal van de Gemeente Amsterdam & zoals het hoort bij de principes van de lerende organisatie publiceert ook de Gemeente Amsterdam een boek: 'Engagement en Samenspel'. (NB; de Gemeente Zwolle ging Amsterdam net voor met het symposium & het boek 'Zwolle aan Zee')

Van AGA's Yardena Tanercan-Shitrit en Renske Westerhof ontvingen we vooruitlopend op vanmiddag een synopsis van het boek, een boek met 9 lessen; enkele highlights uit die synopsis:

"Samenspel is de interactie en dynamiek tussen leidinggevenden en medewerkers, opdrachtgevers en opdrachtnemers, beleidsmakers en beleidsuitvoerders, en tussen burgers en bestuur;  kortom, de dynamiek tussen betrokkenen met verschillende posities, taken en verantwoordelijkheden."

"Daarbij speelt nog een ander punt: de rol van engagement. Het woord engagement betekent letterlijk: in dienst genomen zijn. We verlangen engagement van het bestuur, van de burgers en van de ambtenaren, maar wie op welk moment betrokken is, hangt af van hoe je werkprocessen inricht en aankijkt tegen een gemeente. Samenspel is handelen vanuit engagement, meervoudigheid, tijdelijkheid en gelijktijdigheid."

Mooi, maar wat betekent dat nu in de praktijk? Laten we kijken naar "Les 9: Condities creëren voor terloopse cultuurontwikkeling." De Gemeente Amsterdam is een smeltkroes van culturen, zowel in de samenstelling van het ambtenarenbestand als in die van de bevolking.

"Wij staan een andere benadering voor (nb; anders dan 'organisatieverandering op organisatieverandering'): die van cultuurverandering als habitus. Door niet te focussen op wat er niet goed gaat, maar te focussen op mogelijkheden die medewerkers zelf kunnen oppakken en waarmee zij in eigen werkpraktijken aan de gang gaan, ontwikkelt de organisatiecultuur zich op een natuurlijke manier. Organisatieverandering ontstaat terloops en kan zo in de habitus van de ambtenaar gaan zitten. Werkzame bestanddelen zijn:

•  Iedereen is medeproducent; De kunst is om samen met je doelgroep de veranderingen te bespreken, te ontwerpen en uit te voeren. De verantwoordelijkheid moet niet alleen bij het management liggen, maar breed gedragen worden door de hele organisatie.
• Match maken tussen competenties en behoeften; Bij cultuurveranderingstrajecten is het van belang te bekijken hoe je alle krachten binnen de organisatie kan benutten ten behoeve van het veranderingsproces. Regelmatig is een groot deel van de benodigde competenties al binnen de organisatie aanwezig. Maar de juiste match tussen competenties van mensen en de behoeften van de organisatie wordt niet gemaakt. Vooral vanwege het denken vanuit structuren en niet vanuit de mens.
• Vertrouwen; In cultuurveranderingstrajecten speelt onzekerheid over huidige en toekomstige situaties een grote rol. Het uitstralen van vertrouwen door de leiding in zowel het veranderingsproces als de mensen is cruciaal om het veranderingsproces succesvol af te ronden.
• Ruimte zoeken in handelingspraktijken; Laat medewerkers inzien dat ze meer handelingsruimte hebben dan ze denken en leer ze proactief vanuit hun deskundigheid te handelen. Zo blijft er vernieuwing vanuit een inhoudelijke betrokkenheid, die aangehaakt is bij ontwikkelingen binnen en buiten.
• Lef en durf; Om veranderingen door te voeren, durven zowel de leider als de medewerker het aan op een soms onconventionele manier aan de slag te gaan.
• Uit bestaande patronen, structuren en modellen stappen; Het is lastig om eigen patronen en routines te herkennen, maar vaak vormen die een belangrijk deel van het script van de organisatiecultuur, waardoor deze zich niet ontwikkelt maar achterblijft.
• Mensen raken; Zoals Kotter en Cohen in ‘Het hart van de verandering’ stellen: verandering kun je alleen brengen door mensen te raken. Het presenteren van structuren en modellen is geen motor voor blijvende veranderingen.
• Pas op voor de ambivalente koppeling tussen succes en institutionalisering; Successen vieren helpt bewegingen en inzichten te verankeren. Maar succes kan ook leiden tot institutionaliseren: de kunst herhalen, groeien, een ondersteuning maken, steeds effectiever en efficiënter werken. En dan blijkt opeens dat een initiatief een instituut is geworden met veel overhead en verlies van creativiteit en wendbaarheid. Door beducht te zijn op dit mechanisme kunnen we dit effect voor zijn.
• Zicht krijgen op interne en externe invloeden en dynamieken; De organisatie is een knooppunt van invloeden. Daar zicht op houden en je verhouden tot wat er buiten gebeurt, leidt tot ontwikkeling van mensen en daarmee tot de ontwikkeling van cultuur.
• Virale overdracht van engagement en kennis; Nieuwe marketinginzichten, waarbij de vraag en niet het aanbod bepalend is, zijn al grootschalig doorgedrongen in gemeentelijke culturen. Maar we kunnen ook inzichten ontlenen aan virale technieken waarmee marketeers een product in de markt zetten, en die gebruiken voor de verspreiding en uitwisseling van kennis en betrokkenheid.
• Imago en beeldvorming: oog voor de moderne ambtenaar; Hardnekkige beelden zijn leuk voor het persifleren van ambtenarenculturen, zoals de beschreven referenties aan Jiskefet en Balzac, maar de last die hardnekkige beelden met zich meebrengen, is groter dan we denken. Aandacht voor beeldvorming van wat een ambtenaar is, van zijn engagement en de betekenis die hij daaraan geeft of kan geven, is een serieus onderwerp bij cultuurontwikkeling.
• Smeltkroes van culturen; Iedere organisatie kent mensen met verschillende culturen, achtergronden, expertises en opvattingen. Het is wenselijk om deze verschillen te mobiliseren om zo een nieuwe cultuur te laten ontstaan."

Goh, de Gemeente Amsterdam zou zo een Investor in People kunnen zijn.....

Als je ruimte hebt in je agenda dan is deelname aan het symposium 'Engagement en Samenspel' een aanrader, het is van 16.00u - 17.30u in de raadszaal.