Aanzienlijk deel van de Medewerkers is van mening dat er Tijd en Geld wordt verspild .......

'Medewerkers oordelen overwegend positief over de legitimiteit en de effectiviteit van het handelen van hun team. Over de efficiency is men duidelijk minder te spreken: een aanzienlijk deel van de medewerkers is van mening dat er tijd en geld verspild wordt. (....) Men betwijfelt of het voor medewerkers duidelijk is waar de organisatie naar toe wil. De missie en de doelen van de organisatie zijn klaarblijkelijk lang niet altijd duidelijk.'

Het door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gepubliceerde 'WERKonderzoek 2019' levert interessante resultaten op. 'Om inzicht te krijgen in de werkbeleving van medewerkers in de publieke sector voert het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) periodiek een groot personeelsonderzoek uit.' Voor dit onderzoek zijn 95.000 medewerkers in de publieke sector benaderd, de respons bedroeg 41,7%.

Onderwerpen die aan bod komen in het 85 pagina's tellende onderzoek, uitgevoerd door het CBS: de arbeidsmarktpositie van de overheid, de aantrekkelijkheid van het werk bij de overheid, de organisatiecultuur en -prestaties, de betrokkenheid en bevlogenheid van medewerkers, de kwaliteit en inzetbaarheid van medewerkers, de sociale veiligheid en integriteit.

Wat gaat er, in de kern, volgens de medewerkers goed:

• de publieke sector weet voldoende jong talent aan te trekken;
• medewerkers zijn tevreden over baan en team waar binnen men functioneert;

Zaken die volgens hen 'dringend aangepast dienen te worden':

• de organisatiecultuur is soms een belemmering om optimaal te presteren;
• te weinig ruimte voor de professional;
• geringe openheid;
• gebrekkige samenwerking;
• onvoldoende leervermogen;
• onduidelijkheid over de missie van de organisatie;

Reactie van de onderzoekers van het CBS: 'Deze factoren hebben een negatieve invloed op betrokkenheid waardoor medewerkers minder presteren'. Bepalend is de conclusie: 'Er is sprake van een cultuur van het gedogen van ondermaats presteren, terwijl bovenmaats presteren vooral 'beloond' wordt met extra werk.' Medewerkers vragen zich af of de publieke sector voldoende doet aan het betrekken en het behouden van de medewerkers. Bron: Werkcongres 2020.

Voor deze entry ga ik m.n. in op 'de zaken die dringend aangepast dienen te worden', gerelateerd aan de organisatiecultuur. V.w.b. 'onvoldoende leervermogen', daaraan besteed ik aandacht in een andere entry: 'Ongekend Talent! Idd: Ongekend....'. Voor de conclusie dat 'minder betrokkenheid leidt tot minder presteren' is mogelijk 'iets' te zeggen, toch is o.m. prof Rob Briner van mening dat er daarvoor nog onvoldoende wetenschappelijke bewijslast is. Zie 'What is employee engagement and does it matter? An evidence-based approach'.

Van belang, althans voor mij, zijn de conclusies: 1. 'Medewerkers oordelen overwegend positief over de legitimiteit en de effectiviteit van het handelen van hun team. Over de efficiency is men duidelijk minder te spreken: een aanzienlijk deel van de medewerkers is van mening dat er tijd en geld verspild wordt.' en 2. 'Men betwijfelt of het voor medewerkers duidelijk is waar de organisatie naar toe wil. De missie en de doelen van de organisatie zijn klaarblijkelijk lang niet altijd duidelijk.'

1. 'In de beleving van medewerkers is er sprake van verspilling van tijd en geld, en dat gaat samen met een cultuur waarin ondermaats presteren wordt gedoogd en continu verbeteren lang niet altijd wordt gestimuleerd.' Interessante combinatie, dat vraagt om een toelichting.

Deze conclusie komt voort uit 'De vraagstelling (in de enquête) over de prestaties van het team, vragen die inzicht geven in een drietal prestatie indicatoren: legitimiteit, effectiviteit en efficiency. Legitimiteit verwijst daarbij naar een eerlijke en rechtmatige handelwijze. Effectiviteit gaat over de mate waarin de doelen worden gerealiseerd (ook wel doeltreffendheid genoemd). En efficiency verwijst naar het werkproces: worden de doelen op een efficiënte wijze gerealiseerd, met zo min mogelijk verspilling van tijd en geld?' Als je ondermaats presteert dan is dat idd inefficiënt en kan dat leiden tot een verspilling van tijd en (gemeenschaps)geld. Mee eens.

Conclusie uit het WERKonderzoek: 'Medewerkers oordelen overwegend positief over de legitimiteit. (….) Ook over de effectiviteit is men te spreken. Dat wil zeggen: een groot deel van de medewerkers vindt dat werkzaamheden succesvol worden afgerond en doelen behaald. Over de efficiency is men duidelijk minder te spreken. Een aanzienlijk deel van de medewerkers is van mening dat in hun team tijd en geld verspild wordt. (….)  Deze bevindingen maken wel duidelijk dat er op veel plekken in de ambtelijke dienst ruimte is voor verbetering van de ‘public performance’.'

Hierbij wordt onderzoek door Robert Dur en Max Van Lent aangehaald: 'Waar bij de overheid ondermaats presteren vooral wordt gedoogd, volgt in de marktsector veel vaker ontslag. Voor bovenmaats presterende werknemers ligt bij de overheid soms een beloning of promotie in het verschiet, maar veel vaker worden deze werknemers op dezelfde manier behandeld als gemiddeld presterende werknemers.' Bron: Beloning en motivatie van werknemers bij de overheid en in de marktsector.

2. 'De missie en de doelen van de organisatie zijn klaarblijkelijk lang niet altijd helder. Dat is niet goed, omdat duidelijkheid over doelen en missie medewerkers houvast geeft in hun werk.'

De onderzoekers citeren vervolgens Krispijn Faddegon, Alex Straathof en Marije de Goede: 'Bij de missie gaat het erom dat medewerkers een duidelijk beeld hebben waar de organisatie naar toe wil en hoe daar te komen. Deze duidelijke richting geeft hen het gevoel dat hun werk betekenisvol is.' Bron: Overheidscultuur: de sleutel voor een tevreden en toegewijde medewerker.

Er is vaak verwarring over Visie en Missie. Tijdens mijn lessen hanteer ik de volgende definities. Visie is een duidelijke stip aan de horizon: 'Waar staan wij in (bijv.) 2025?'. (NB: het maakt ook nog wat uit of dat op 010125 is of op 311225). Missie: 'A good Mission statement is under eight words. It also must follow this format: “Verb, target, outcome.” Some examples: “Save endangered species from extinction” and “Improve African children’s health.”’. Bron: The Eight-Word Mission Statement. Een meer recent voorbeeld: SPACEX 'Making Life Multiplanetary'. Aan zo'n relatief eenvoudige Missie lijkt het de publieke sector te ontbreken.

Organisatiedoelen zijn vervolgens afgeleid van Visie en Missie en dragen bij aan (zie hiervoor) effectiviteit: de mate waarin de doelen worden gerealiseerd. Uit het WERKonderzoek: 'Men geeft regelmatig aan dat het doel van de organisatie het gevoel geeft dat het werk belangrijk is, maar tegelijkertijd blijkt dat men betwijfelt of het voor medewerkers duidelijk is waar de organisatie naar toe wil.' Faddegon, De Goede en Straathof merken op: ‘De cultuur is meer gericht op het voorkomen van brokken, dan op het verwezenlijken van mooie dingen voor het land.’ Jammer van voorgaand mooie filmpje....

Tot slot 'Reorganisatiemoeheid', ook niet onbelangrijk wat er daarover wordt geconcludeerd. 'Om de publieke prestaties te verbeteren wordt in het openbaar bestuur overgegaan tot organisatieveranderingen zoals reorganisaties, inkrimping en uitbesteding van een deel van het werk. Uit het WERKonderzoek blijkt dat medewerkers in het openbaar bestuur relatief vaak met organisatieveranderingen te maken hebben gehad. Ruim 40 procent van de medewerkers geeft aan dat er in hun organisatie één of meer organisatieveranderingen plaatsvonden in het afgelopen jaar. (….)

Organisatieveranderingen zijn vaak bedoeld om de organisatieprestaties te verbeteren en werkprocessen te optimaliseren, maar uit het WERKonderzoek blijkt dat medewerkers hier kritisch tegenover staan.  Organisatieveranderingen in het openbaar bestuur worden in de regel negatief beoordeeld. Slechts 14 procent van de medewerkers geeft aan dat door de organisatieveranderingen de prestaties van de organisatie zijn verbeterd. Circa 52 procent is het daarmee (helemaal) oneens.'

Dat een medewerker begin 2019 opmerkte 'Ik ben Kwijt welke Problemen we nu aan het Oplossen zijn…..' wordt door dit interessante WERKonderzoek 2019 (helaas) bevestigd. Dat je n.a.v. dit rapport overgaat tot een reorganisatie, lijkt mij nu niet het meest verstandige besluit. Wellicht kun je (per onderdeel van de publieke sector) allereerst de dialoog met je medewerkers aangaan en zo een (aansprekende) Visie en Missie formuleren, vervolgens je gezamenlijk daaraan committeren en dan je actieplan bepalen.

Willem E.A.J. Scheepers, organisatie ontwikkelaar en docent verander management; auteur van o.m. ‘De Visie van de Organisatie, een Arbeidsmarkt met Mens en Robot, Leiderschap binnen een Uitdagende Toekomst‘.