Organisaties lijken meer op een bord spaghetti dan op een bord asperges

Toen Cor Boonstra jaren geleden aantrad als CEO van Philips N.V. beschreef hij de organisatie die hij aantrof als lijkend op een bord spaghetti. Naar zijn mening waren de verantwoordelijkheden en taakverdeling tussen business-units onderling en tussen business-units en het hoofdkantoor volslagen onduidelijk. Hij stelde zich tot doel om van de Philips-organisatie een bord asperges te maken waarbij de business-units netjes afgebakend naast elkaar lagen. De vraag is of het realistisch en wenselijk is om een organisatie zo in te richten.

Onlangs heb ik het boek ‘Sociale psychologie’ van Aronson, Akert & Wilson (2011) gelezen. De sociale psychologie ‘onderzoekt hoe onze gedachten, gevoelens en gedragingen worden beïnvloed door anderen’. Ieder mens is een vat vol van psychologische mechanismen, zoals projectie, attributie, selectieve perceptie en cognitieve dissonantie. Deze verschijnselen liggen niet netjes naast elkaar, maar vormen een kluwen van op elkaar inwerkende effecten. En dat is nog maar in het individu. Een organisatie is vervolgens een samenwerkingsverband van veel van die complexe individuen. En die individuen liggen zeker niet als asperges naast elkaar. De informele organisatie kent vele onverwachte verbindingen tussen medewerkers verspreid door de gehele organisatie. Auteurs als Arie de Geus en Peter Senge vergelijken de complexiteit van organisaties dan ook met die bij levende organismen.

De complexiteit van mensen is echter ook hun kracht want hun intelligentie, motivatie, communicatie- en aanpassingsvermogen komen hieruit voort. Daarom kunnen we een organisatie beter voorstellen als een mierenhoop en vertrouwen op het zelforganiserend vermogen van medewerkers.

Dit filmpje laat mooi zien hoe mensen zichzelf kunnen organiseren zodat iedereen snel en veilig op zijn bestemming komt. Het is maar de vraag of de ‘throughput’ van dit kruispunt groter zou worden als overal witte strepen, verkeerslichten en zebra’s werden aangelegd. De oplossing voor meer productiviteit, efficiency, effectiviteit of winst ligt ook bij organisaties niet in meer structureren, maar in het aanbrengen van gemeenschappelijke doelen ('snel over') en gedeelde waarden ('veilig over').

Organisaties lijken dus meer op een bord spaghetti dan op een bord asperges. Het is dus niet alleen twijfelachtig of een organisatie als een bord asperges haalbaar is, maar misschien nog belangrijker is de vraag of het verstandig is om een dergelijke organisatievorm na te streven. Teveel ordening draagt namelijk niet bij aan een cultuur van flexibiliteit en samenwerking. Het zijn bijvoorbeeld horizontale dwarsverbanden die zorgen voor directe informatie uitwisseling tussen medewerkers van verschillende organisatieonderdelen. Hierdoor kunnen onverwachte ideeën en snelle toepassingen ontstaan. Ook onduidelijke verantwoordelijkheden kunnen vrije ruimte geven voor individueel initiatief. Complexiteit, en zelfs chaos en verwarring, zijn namelijk een belangrijke bron van creativiteit en innovatie.