Beelden van een post-bureaucratische organisatie

Regelmatig organiseert de ‘Management Innovation eXchange’ (MIX), een initiatief van Gary Hamel, zogenaamde ‘hackathons’ (online brainstorms) onder deskundigen en praktijk-beoefenaren. Dit keer was de vraagstelling: ‘how to bust bureaucracy?’, ofwel: hoe kunnen we de bureaucratie als organisatievorm - nu nog het meest voorkomend, vooral bij grote organisaties - achter ons te laten? In dit artikel de belangrijkste uitkomsten van deze hackathon: beschrijvingen van hardnekkige knelpunten en verzamelde ideeën voor oplossingsrichtingen.

1. Werk voor klanten en collega’s – niet voor de baas

In de traditionele bureaucratische organisatie leggen medewerkers verantwoording af aan hun baas, en die weer aan hun baas en zo verder omhoog in de hiërarchie. Dit leidt tot veel management overhead, vertraagt de besluitvorming en geeft aanleiding tot politieke spelletjes. Het is tijd om de relatie tussen verantwoording afleggen en de hiërarchie binnen de organisatie te verbreken. De post-bureaucratische organisatie kent een breder perspectief waarbij medewerkers, vanuit hun commitment met de missie van de organisatie, primair verantwoording afleggen aan klanten en collega’s. Of zoals Gary Hamel zegt: ‘associates get real-time feedback on their performance from customers and peers, which enables self-management instead of manager-management’.

2. Breek monolithische structuren af

We leven in een dynamische wereld en organisaties moeten dus flexibel zijn om hun competenties, infrastructuur, mensen en middelen snel te kunnen aanpassen. Maar het is moeilijk om wendbaar te zijn als je vast zit in een keurslijf. De strakke organisatiegrenzen, de functionele silo’s en de machtspolitiek verhinderen snelle aanpassing. En hoe groter de organisatie, hoe groter dit knelpunt. Grote organisaties met tien- of honderdduizenden medewerkers kampen vaak daarnaast nog met massale ‘group think’. Oplossingen om wendbaarder te worden liggen bij vooral bij het werken in kleine, zelfstandige units en bij projectmatige samenwerkingsverbanden.

3. Geef iedereen een plaats aan tafel

In veel organisaties wordt informatie afgeschermd en is besluitvorming een bezigheid voor het hoger management. Zou het niet beter zijn om het oplossen van problemen open te stellen voor alle medewerkers (intern) en belanghebbenden (extern) zodat zij echt betrokken worden? De post-bureaucratische organisatie gebruikt daarom allerlei vormen van ‘open platforms’ voor online brainstormen, stemmen en prioriteiten stellen en voor het kopen en verkopen van ideeën (‘ideas market’).

4. Vergroot radicaal de autonomie van medewerkers

Autonomie is niet iets dat je verdient na vele jaren betrouwbaar werken, maar een basisrecht van alle medewerkers. En, net zo belangrijk, het is een krachtige manier om de verbeeldingskracht, het initiatief en de passie te ontketenen van ieder individu binnen de organisatie, uiteraard samen met de juiste verantwoordingsmechanismen (punt 1). Bureaucratie daarentegen doodt iedere vorm van initiatief en dempt alle passie door de vele regels en procedures en door het gebrek aan zelf in te vullen tijd. Initiatief en passie zijn echter de cruciale ingrediënten van een wendbare en innovatieve organisatie. Mogelijkheden om het bureaucratische organisatiemodel te verbeteren zijn: de bevoegdheid en de ruimte voor besluitvorming over zaken die de winst- en verliesrekening raken zo laag mogelijk in de organisatie leggen en het stimuleren van bottom-up initiatieven.

5. Bouw meritocratieën gebaseerd op bijdrage en niet op positie

De meeste bureaucratische organisaties zijn gebaseerd op één simpele regel: positie = macht. Echter, de meeste medewerkers vinden dat leiderschap niet afhangt van iemands positie, maar van iemands capaciteiten en bijdragen. Het is tijd om fundamenteel anders te gaan denken over de rol en de verdeling van leiderschap binnen organisaties zodat de verhouding tussen de waarde die gehecht wordt aan prestaties enerzijds en autoriteit anderzijds verbetert. In de post-bureaucratische organisatie wordt leiderschap niet bepaald door titel of positie, maar wel door de bijdrage aan het realiseren van de missie en door het waarde creëren voor de organisatie.

6. Zorg voor vrije toegang tot alle informatie

Bureaucratische organisaties beheersen informatie met als doel het beheersen van medewerkers. De prijs van informatie afschermen wordt echter onhoudbaar hoog. Post-bureaucratische organisaties moeten goede tools ontwikkelen om alle medewerkers een volledig beeld te geven van de prestaties van de organisatie: de klanten, de belanghebbenden en de medewerkers, inclusief de stand van alle kritieke prestatie-indicatoren. Daarnaast krijgt iedere medewerker een rol in het genereren en delen van informatie en kennis.

7. Stuur op prestaties door gedeelde urgentie en betekenis

Het streven naar ‘aandeelhouderswaarde maximalisatie’ mist nu eenmaal de emotionele kracht om de menselijke energie volledig te mobiliseren. Mensen zijn op zoek naar het antwoord op hun vraag: ‘waar wil ik voor leven, waar wil ik mijn energie voor geven?’. Gedeelde betekenis en gedeelde waarden zorgen voor meer actie, motivatie en doelgerichtheid dan het best ontworpen ‘control’-systeem. Verbeteringen zijn mogelijk als organisaties duidelijk kunnen maken wat hun maatschappelijke relevantie is en wat de betekenis is van de gezamenlijke bijdrage hieraan van de medewerkers.

8. Weg met formaliteit

Vergaderingen, memo’s, circulaires, rapportages … de voorspelbaarheid en saaiheid hiervan nemen alle energie weg, energie die juist moet zorgen voor innovatie en vooruitgang. De bevrijding ligt in het minimaliseren van formele regels en procedures en door het organiseren van flexibele en organische processen en functies.

Met deze acht principes kunnen wij de bureaucratie achter ons laten en verder gaan met mooiere en betere organisaties!

Dit artikel is een bewerkte vertaling van ‘Imagining the Post-Bureaucratic Organization’ van Gary Hamel op MIX. Klik hier voor het originele artikel.