Het implementeren van een KlantenContactCentrum

Cover stories

Het begon allemaal in New York. Begin 2005 bracht toenmalig oud-minister De Graaf met een aantal burgemeesters een bezoek aan deze stad. New York heeft een klantcontactcentrum (KCC) waar inwoners en bezoekers 24/7 terechtkunnen met al hun vragen aan de gemeente. Bellers waren laaiend enthousiast over dit initiatief. Terug in Nederland werd besloten om een onderzoek te doen naar zo’n oplossing voor onze gemeenten. Hierop presenteerde commissie Jorritsma haar visie op de dienstverlening in 2015. ‘In 2015 zijn gemeenten dé ingang voor alle burgers, bedrijven en instellingen voor nagenoeg alle vragen aan de overheid’. Programma’s zoals Overheid heeft Antwoord© zijn hiervoor opgezet. De vraag is of dit altijd lukt in de praktijk? Aan de hand van een case en e...

Dirk-Jan de Bruijn
Goed artikel, leuk met al die voorbeelden. Inspirerend! Eén aanvulling: wat is de houding van het management, net onder de top. De burgemeester kan het wel een goed idee vinden, maar wat vinden de dames & heren directeuren eigenlijk? De ervaring van de transitie van RIjkswaterstaat (van een aanbieder van infrastructuur naar een aanbieder van mobiliteit) is dat er niet genoeg gekeken kan worden naar de werkelijke kwaliteit van het (top)management. En hun bereidheid om écht te veranderen. Om in te spelen op de wensen van de burger, zonder klantgezwicht te worden. De trap wordt immers van boven schoongeveegd! Als de directie niet het goede voorbeeld geeft in hun dagelijkse handelen, waar moet de vloerr dan hun inspiratie op dat punt .. Uiteindelijk heeft dit ertoe geleid dat de helft van de top300 een andere rol heeft gekregen (als projectdirecteur of topadviseur) binnen de organisatie!
Jan de Kramer
Allemaal ware woorden !
Toch moeten we oppassen voor teveel "éénheidsworst", zowel in processen als ambities. Destijds was het rapport van de commissie Jorritsma bedoeld als een bedding voor de ontwikkelingen, met ruimte om daar lokaal invulling aan te geven. Als co-auteur van dat rapport kan ik me de discussie nog levendig voor de geest halen over de verschillen tussen grote en kleine gemeenten. Achteraf gezien is Antwoord 1 wellicht wat te stellig en éénduidig geformuleerd, maar dat is mijn persoonlijke mening als één van de opdrachtgevers destijds, antwoord 2 is al beduidend genuanceerder.

Uiteindelijk, is mijn ervaring, gaat het erom aan te sluiten bij de eigenheid van de gemeente, de identiteit, de cultuur. De faseringen en modellen die nu circuleren zijn als indicatief instrument toepasbaar, maar ze sugereren wel een liniaire maakbaarheid die in de werkelijkheid zeldzaam is. Ze zijn een stukje van de realiteit, maar niet de hele diagnose.

De rol van het management wordt vaak schromelijk overschat, en de noodzaak van empowerment van de mensen in de uitvoering juist onderschat. Voor hen betekent het immers echte verandering van hun werk, en van houding en gedrag. Zij moeten het gaan doen, daar mag wel wat ondersteuning bij.
Ervaringen met herontwerp van processen door de uitvoerders zelf zijn veelbelovend: echte veranderingen komen niet van bovenaf maar van binnenuit.

Door die benadering ontstaat er enthousiasme en veranderbereidheid "beneden". Als dan de bovenbazen ook nog enthousiast zijn komt het middenkader wel mee, Dirk-Jan.

En voor de volledigheid, inmiddels ook verschenen:

"Antwoord & kleine gemeenten" BZK/ICTU, Den Haag 2010"

Meer over Klantgerichtheid