Succesvol Online Vergaderen - Hoe dan?

Succesvol online vergaderen ..... om maar direct heel duidelijk te zijn: hoe doorbreek je in hemelsnaam de saaiheid, voorspelbaarheid en de vermoeidheid! Zeker nu vergaderen op afstand een essentieel onderdeel van de workflow is en dat waarschijnlijk ook blijft.

Het is natuurlijk allesbehalve een nieuw verschijnsel. Al jarenlang communiceren internationale teams over de hele wereld op deze manier. Dat scheelt en daar kunnen we de kunst vanaf kijken, omdat hoogstwaarschijnlijk de tijd die we op kantoor doorbrengen blijvend sterk gereduceerd wordt.

Blijvertje en ongegronde angst

Of organisaties hebben ‘op afstand werken’ omarmd of de medewerkers hebben dit gedaan. Alhoewel er een verschil is tussen de meer introverten en extraverten. Zeker daar waar een organisatie op verschillende locaties een kantoor heeft, of in Nederland of binnen Europa, zal deze vergaderwijze een blijvertje zijn. Zowel de klimaatdoelen als onze eigen rust zijn daarbij gebaat!

De ongefundeerde afwijzing van deze vergaderwijze dat medewerkers minder productief zouden zijn, is in de afgelopen maanden naar de prullenbak verwezen. Zo sprak ik gisteren nog tijdens een intake leden van een HR-team binnen een gemeente die me meldden dat de productiviteit veel hoger ligt. Ze zijn juist bang dat als iedereen weer op locatie werkt de productiviteit zal dalen en vragen zich nu al af hoe daarmee om te gaan.

Daar waar de managers liever face-to-face vergaderen, omdat de productiviteit hoger ligt, is een wereld te winnen. Het kan zijn dat de oorzaak ligt in de organisatiecultuur of de wijze van aansturen van het team. In mijn blog Leiding Geven op Afstand – de 4 Major Uitdagingen besteedde ik daar deels aandacht aan.

Altijd verbetering mogelijk

Er is altijd een mogelijkheid om het proces en het resultaat van samenwerking op afstand aan te passen en te verbeteren. Het is goed om je ervan bewust te zijn dat er andere wetmatigheden gelden voor een online meeting. Denk alleen maar aan het feit dat het onmogelijk is om tijdens de vergadering iedereen helemaal duidelijk te zien en te horen. Hoe ondervang je dit nu en zorg je ervoor dat zo’n meeting toch als heel persoonlijk wordt ervaren waarin mensen hun ei kwijt kunnen.

Om je daarbij op weg te helpen en jouw online meetings soepeler te laten verlopen, vind je hieronder een aantal aanwijzingen. Hiermee bereik je dat er een boeiende en prettige sfeer is waarin werken aan verbetering en vernieuwing absoluut mogelijk is.

Goede organisatie van online vergadertools

De beste online vergaderingen bevatten drie essentiële zaken die in orde moeten zijn: verbinding, samenwerking en feedback. Dat zijn de randvoorwaarden die de basis leggen voor online betrokkenheid en productie. Belangrijk is dat je een optimale combinatie van tools inzet waarbij elke tool een taak heeft en ze in samenhang een perfecte match vormen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de combinatie tussen Zoom/MS Teams, Canva en Miro/Mural. Hierdoor wordt het mogelijk om tijdens een meeting samen te werken aan een idee.

De tools kennen en heb een plan B

Allereerst is het belangrijk dat de deelnemers met de tools om kunnen gaan. Ruim hier tijd voor in als je er voor het eerst mee werkt. Neem daarnaast niet klakkeloos aan dat alle deelnemers er bij een tweede keer probleemloos mee omgaan. Weet dat er een kans is dat een tweede keer uitleg geven nodig is en zie dat als normaal. Het is al lang bekend dat er grote, individuele verschillen zijn in digitale vaardigheid! Geduld is een schone zaak en de sfeer tijdens een online meeting ook!

Daarnaast is het handig dat je zaken test met een aantal collega’s. Dat je alle te nemen stappen gemakkelijk achter elkaar uitvoert, zodat het lijkt of bijna alles vanzelf gaat. Een 15 minuten van tevoren inloggen en alles klaar zetten is meestal geen overbodige luxe.

Prepareer de subruimtes op tijd

Om een online meeting een meer persoonlijk karakter te geven en iedereen de ruimte te geven om input te leveren, is het werken in subruimtes ideaal. Maar ja, in het ‘echie’ heb je de beschikking over flip-overs, white-boards en wat dies meer zij. Gelukkig zijn hier ook online handige oplossingen voor die een positieve invloed hebben op de inbreng van medewerkers. Het stelt hen bijvoorbeeld in staat om productontwikkeling te bekijken terwijl ze notities en updates toevoegen aan projectmanagement boards in real time.

Plan de agenda zorgvuldig en deel hem van tevoren

Bij elkaar komen voor een vergadering op afstand kost moeite, dus verspil geen tijd tijdens de vergadering. Maak een plan met specifieke punten om te behandelen en houd je aan dat plan. Zorg ervoor dat alle medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt.

Stuur de agenda en de doelstellingen vóór de vergadering en vraag aan de deelnemers om het te lezen en er commentaar, suggesties en feedback op te geven .Je kunt ook vragen of ze rond een bepaald vraagstuk al ideeën willen inbrengen tijdens de meeting. Dan hoef je geen kostbare tijd te besteden aan het bedenken ervan.

De deelnemers kunnen dan snel met de optelsom van alle ideeën aan de slag. Dit inspireert en motiveert enorm. De volgende keer nemen ze graag weer deel.

Maak een praatje voordat je begint

Mis de kans niet om ‘echt contact’ te maken met medewerkers op afstand. Het help ze om hun aanwezigheid in de virtuele ruimte te laten voelen. Een small talk helpt om mensen met elkaar verbonden te voelen. Wat ook ontzettend helpt, is de inzet van een ‘ice breaker’. Zoek even op het Internet en je vindt er verschillende.

Conclusie - Succesvol Online Vergaderen

Het komt regelmatig voor tijdens online meetings, trainingen en workshops dat deelnemers vergeten dat ze samenwerken en samen leren in een virtuele ruimte. Om van online meetings een succes te maken, is enige voorbereiding nodig en de bereidheid om te werken met beschikbare – veelal gratis – tools. Schrik daar niet voor terug; juist niet als je eerder mindere ervaringen had met een experiment. Er komen bijna dagelijks simpele tools bij en andere tools hebben inmiddels al lang hun kracht bewezen.

Echt, het komt de hoeveelheid fun en productiviteit ten goede.

Workshop volgen?

De auter, Paola Pisu, ontwikkelde al zeven online workshops die teams begeleiden bij het op een prettige en productieve manier werken op afstand; waaronder Haal het Maximale uit Je Online Vergadering en Leiding geven op afstand voor teamleiders. Met een samenwerkingspartner verzorgt zij tevens workshops op het gebied van het implementeren van de hard skills. Neem contact op als je hierover van gedachten wilt wisselen tijdens een virtuele koffie.

De rechtenvrije foto is gemaakt door Markus Winkler uit Duitsland en is afkomstig van Pixabay.