Leiders besef dat je een informatievoorsprong hebt bij de implementatie van een innovatieve tool!

De afgelopen maanden liep ik hier weer eens tegenaan. Loyale teamleiders en projectmanagers die een informatietekort hebben bij de implementatie van een nieuwe tool en totaal geen idee hebben hoe ze dit verbeterinstrument professioneel introduceren, presenteren en aan de man brengen. Als ik ze vraag welke informatie ze van hun meerderen hebben ontvangen over het doel en de achterliggende redenen van de tool, dan blijkt dat bijster weinig te zijn geweest. Mijn vervolgvraag luidt steevast: ‘Om welke informatie heb je zelf gevraagd, zodat je beter beslagen ten ijs komt.’ In veruit de meeste gevallen is er nauwelijks iets gevraagd en als ze dat wel gedaan hebben, dan wordt het antwoord als weinig bevredigend ervaren. Meestal zijn deze mensen geen sterren in ‘doorvragen’ en voelen ze zich overruled door de snelle antwoorden van hun meerdere of de deskundige.

Kortom, hier is sprake van een communicatievraagstuk dat vraagt om een heldere aanpak en het besef, bewustzijn en acceptatie dat de introductie van iets nieuws om een (tijds)investering vraagt. Bij twee organisaties waar ik de afgelopen weken werkzaam was, wordt onafhankelijk van elkaar gesproken over het TGV-tempo waarin allerlei activiteiten plaatsvinden. Tijd is het meest schaarse goed wat er lijkt te zijn. Vandaar ook dat het credo luidt: ‘we moeten niet harder werken, maar slimmer werken’.

Daar voeg ik graag aan toe ‘inspelen op zaken die voorspelbaar zijn en op basis daarvan slim acteren’. Hoe blijf je de baas over de tijd?

Degenen die namelijk de opdracht geven om een verbetertool te ontwikkelen, weten goed wat de redenen zijn waarom dit ontwikkeld wordt. Tijdens de ontwikkelfase blijkt er bijvoorbeeld meer qua programmering mogelijk te zijn en wordt dit eraan toegevoegd. Zo’n groeiproces wordt nauwelijks gedocumenteerd en de mensen die het meest nauw betrokken zijn, weten er hopelijk het meest vanaf. Althans het is te hopen dat ze kunnen verwoorden wat alle redenen en voordelen zijn van de wijze waarop een tool uiteindelijk in elkaar is gezet. Het is in ieder geval hun kindje; een kind is weerloos en vraagt om bescherming als het verbaal aangevallen wordt.

Het gebeurt maar al te vaak dat medewerkers die dicht bij de werkvloer staan en de nodige kennis hebben over hoe het daar reilt en zeilt niet betrokken zijn bij het ontwikkelproces. Op het moment dat het kind – sorry – de verbetertool voor hun gevoel over de schutting wordt geworpen, ontstaat er gedoe dat mede ontstaat door de informatieachterstand. Daarbij wordt de verbetertool verdedigt door degenen die er al lang achter staan.

Kortom, het is behoorlijk voorspelbaar dat deze informatieachterstand er is en dus kun je nadenken door welke acties je dit zo goed mogelijk opheft. Een voorzet daarvoor:

• Documenteer waardoor de vraag naar de tool is ontstaan; wat zijn de redenen dat het ontwikkeld wordt en wat gaat het oplossen?
• Documenteer welke gadgets er eventueel aan de tool zijn toegevoegd tijdens het ontwikkelproces. Waar dienen deze toe? Wat zijn de voordelen ervan en welke bestaande nadelen heft het op, nadat het goed geïmplementeerd is?
• Bedenk een plan of een actie waarmee de tool wordt geïntroduceerd en laat je team- en projectleiders dit niet in hun uppie opknappen. Breng een gelaagdheid aan in de introductie.

Zet storytelling en visuals in om het verhaal over te brengen. Daarmee bereik je de medewerkers op emotioneel niveau, sluit je aan bij de kennis en herinneringen die ze hebben en krijgt een tool sneller betekenis. Bovendien worden aansprekende verhalen doorverteld. Laat de power point met feiten, getallen, grafieken en een overmatige hoeveelheid tekst achterwege. Het is namelijk voorspelbaar dat er dan geen connectie plaatsvindt, omdat je een appel doet op het hersengebied de neocortex. In dit gebied huist de herinnering niet en dus blijft daar niks plakken. Het is een hardnekkig idee dat je bij de rede, de ratio moet aansluiten om iets nieuws verkocht te krijgen.

Nog meer (over) communicatie

In een complexe wereld is het vaak lastig om zaken tot je door te laten dringen. Vooral als de nieuwe tool vraagt om automatismen te laten varen of zaken transparanter worden, zodat voor de werkgever of klanten duidelijker is hoe de vork echt in de steel zit. Ook dit is voorspelbaar.

Blijven communiceren, bereidt zijn de boodschap te herhalen en de interactie aan te gaan, dat is de basis voor en een succesvolle implementatie en een gezonde werkrelatie.

Dit cultuuraspect wordt door de snelheid waarmee organisaties vandaag de dag acteren in het nauw gedreven. Een gevolg daarvan is helaas dat lagen in de hiërarchie van elkaar vervreemden. Men begrijpt elkaar niet, omdat iedereen ervan uitgaat (aannames) dat het toch begrijpelijk is dat het is zoals het is. Het gemopper, het geklaag en de frustratie neemt af als er daadwerkelijk belangstelling is voor waar men in de praktijk tegenaan loopt. Daar waar men elkaar beter kent en waar echt geluisterd wordt, verloopt implementatie soepeler.

Het allerbeste is het natuurlijk om medewerkers van de werkvloer vanaf dag één te betrekken bij verbeteringen. Dat scheelt nog veel meer gedoe! Voorspelbaar toch?