Hybride Werken; Voorkom Tweedeling in Behandeling Personeel!

Personeel dat veelvuldig op kantoor is, behandel je onbewust toch anders dan personeelsleden die ervoor kiezen thuis te werken. Onhandig in een tijd van hybride werken waarin medewerkers gemakkelijk uitstromen en The Great Resignation wellicht alsnog postvat in Nederland. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 46% binnen een jaar wil stoppen met de huidige baan.

Hoe beperk je dit risico en hoe realiseer je dan wel mogelijke voordelen van hybride werken? Want het hybride model lijkt te beklijven; zeker nu we voorlopig moeten blijven dealen met het virus. Het kan nog wel een paar jaar duren, voordat de overlast door Covid-19 op een level komt waarop we opgelucht kunnen ademhalen.

De uitdaging voor 2022 en verder blijft waarschijnlijk hoe organisaties het beste van twee werelden weten te combineren.

Schaarste aan talent en het hybride werken

Naast alle problemen komt er dus nog een factor bij die voor meer complexiteit op het bord van ondernemers zorgt: schaarste aan talent. Als een ondernemer of organisatie de uitdaging aangaat en het hybride werken goed integreert, houden zij talent binnen de (virtuele) muren. Zoals hierboven gesteld, ligt de kans op een tweedeling op de loer en toptalent loopt altijd als eerste weg. Het is dus zaak om de ‘hybride handschoen’ op te pakken en risico’s te beperken. Of het juist als een enorme kans op groei te zien en gericht actie in te zetten.

Hoe zorg je nou voor een succesvol hybride model? Hieronder staan de zes thema’s die daarin een rol spelen.

1. Onbewuste oordelen en vooringenomenheid

Zorg ervoor dat je de medewerkers die vooral vanuit huis werken vanuit je ratio waardeert in plaats van vanuit onbewuste emotie en automatismen. Leidinggevenden tenderen er snel naar om medewerkers die zich vaker op kantoor laten zien hoger te waarderen. Het zijn echter meestal de extraverte mensen met talent op het gebied van communicatieve vaardigheden en netwerken die je het meest op kantoor ontmoet. De meer introverte mensen die vanuit huis keihard werken zijn relatief onzichtbaar. Onbekend(er) maakt onbemind. Het gevaar dreigt dat zij lager scoren op performance en minder vaak in aanmerking komen voor een promotie of salarisverhoging. Door het gebrek aan face to face contact worden ze onbewust gepercipieerd als minder toegewijd.

To do

Het ontwikkelen van instrumenten en structuren voor leidinggevende die zorgen voor een gelijke beoordeling. Het moet immers niet uitmaken of je frequent op kantoor werkt of vooral vanuit huis. Door deze kans aan te grijpen, zal het hybride model zich als vanzelf verder ontwikkelen in plaats van langzaam maar zeker te verpieteren. Bij een succesvolle uitrol is een organisatie een aantrekkelijker partij om voor te werken.

1. Versterken van de cultuur

Het is simpel; je hebt twee keuzes. Of door het hybride model kan de cultuur verwateren, doordat er meer afstand is en minder face to face contact. Of je gaat de cultuur herdefiniëren en zorgt ervoor dat deze verankerd raakt. Dit zorgt voor binding. Het is een kans en ‘to do’ om te reflecteren op de huidige cultuur en aspecten daarvan die werken te koesteren. Daarnaast te onderzoeken welke aspecten je beter los kunt laten.

Het is wijsheid om een gevarieerd team te laten nadenken over welke normen en waarden onderdeel worden van de cultuur en werkwijze. Deze teamleden kunnen dan ook een rol spelen bij de communicatie van de nieuwe cultuurwaarden. Een event of workshop kan het (her)introduceren van de cultuurwaarden ondersteunen onder het motto: ‘Zo doen wij dat hier!’ Dan heeft iedereen de kans om zich ermee te verbinden en te bedenken hoe deze waarden uitgedrukt worden in de dagelijkse werkwijze.

1. Inclusief en naadloos verbonden blijven

Naast de hybride puzzel staan organisaties sowieso al voor de doorlopende uitdaging die digitale transformatie heet. Het puzzelstuk ‘naadloos virtueel werken’ kan daar het best snel in meegenomen worden. Investeren in technologie is toch al essentieel en technische oplossingen houden de productiviteit en dienstverlening op peil.

Op dagelijks niveau

Praktisch gezien is het handig om er altijd op voorbereid dat er één of meer medewerkers vanuit huis mee vergaderen. Maak dus altijd een link aan (MS Teams of Zoom), zodat iedereen kan aanhaken. Dit is een vorm van inclusief handelen en voorkomt de verwachting dat iedereen live op kantoor moet zijn.

Vandaag de dag is dat ook onuitvoerbaar. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de hoeveelheid keren dat een ouder onverwacht het kind van school moet halen in verband met besmettingen. Ouders staan gewoonweg voor het blok. Wel zo fijn dat je dan de gelegenheid hebt om virtueel, en zonder oordelen, verbonden te blijven.

To do

Ondersteun leidinggevenden en medewerkers via workshops hoe ze het best hybride meetings vormgeven en inclusief werken.

1. Communiceren van informatie

Onwillekeurig wordt er altijd belangrijke informatie gedeeld in wandelgangen en op kantoor loop je even bij elkaar binnen. Zonder dat er van enige opzet sprake is, missen medewerkers nu het delen van (essentiële) informatie. Er is simpelweg (nog) geen gewoonte om elkaar even te (beeld)bellen.

Bij het hybride werken is het een uitdaging om alle informatie op zodanige wijze te delen en bij te houden dat alle betrokkenen deze kunnen raadplegen. Actuele wijzigingen moeten direct/in real time - worden aangepast om binnen de structuur optimaal te kunnen functioneren. Gelukkig zijn daar diverse digitale oplossingen beschikbaar. Denk aan instrumenten als Miro en alle mogelijkheden die MS Teams biedt.

To do

Het lijkt misschien overdreven, maar ik raad aan om het volgende als vast agendapunt te noteren. Hoe blijven we effectief communiceren tussen medewerkers op afstand en op kantoor? Wat gaat goed en behouden we? Wat kan er beter en hoe pakken we dat aan?

1. Creëer hechte werkrelaties en diepe betrokkenheid

Het is al lang bekend dat op plaatsen waar mensen elkaar goed kennen er meer werk wordt verzet. Mensen hebben meer voor elkaar over; de betrokkenheid is groter.

Een fysieke scheiding van personeel kan het vormen van deze essentiële werkrelaties bemoeilijken. Hoe doorbreek je dit?

Een aantal organisaties lost dit op door één keer per kwartaal een dag te organiseren die in het teken staat van het vormen van werkrelaties. De bijeenkomst vindt plaats op een externe locatie. Een serieus onderwerp wordt afgewisseld met vormen van ontspannen teambuilding en persoonlijke ontmoetingen. Daardoor weten collega’s ook buiten deze dagen elkaar gemakkelijker te vinden.

1. Monitoren op welzijn en welbevinden

Weleens gehoord van de term blurring? Dat betekent dat door het thuis werken privé en werk op ongezonde wijze in elkaar overlopen. Mensen maken onder andere onwijs veel uren, eten achter hun beeldscherm, vergeten een rondje buiten te lopen en lopen weg tijdens de gezinsmaaltijd om een bericht te beantwoorden. Kortom, dit heeft binnen relatief korte tijd een weerslag op het welbevinden van de collega en het gezinsleven. Tijdens de pandemie hebben een aantal organisaties hieraan aandacht besteed om gezond gedrag aan te moedigen. Een heel aantal organisaties heeft dit vraagstuk overigens links laten liggen.

Maar ja, feit is wel dat een leidinggevende niet helderziend is. Via een scherm is het lastig de gehele lichaamstaal van een medewerker te lezen. Gelukkig zijn steeds meer organisaties bezig met vitaliteitsprogramma’s waarin het hierboven geschetste meegenomen wordt.

Ook tijdens events, als genoemd onder punt 5, is het aan te bevelen om zaken rond welbevinden op de kaart te zetten. Beschouw het al een heel gewoon gespreksonderwerp. Het is ‘beter’ dat gezondheidsproblemen snel onderkent worden om er adequaat mee om te gaan.

Kansen hybride werken

Organisaties beginnen zich steeds bewuster te worden van de onverwachte vraagstukken en kansen die het hybride model met zich meebrengt. Deze kansen komen voort uit de noodzaak om medewerkers consistent te beoordelen; of ze nu thuis werken of op kantoor. Want zeg nou zelf: op nog een tweedeling in de maatschappij zit niemand toch te wachten?

Over de auteur

Paola Pisu werkt sinds 2001 als adviseur mens- en organisatie en is gespecialiseerd in het ontwikkelen en uitvoeren van maatwerk leerprogramma’s. Zij ontwikkelde het programma Vormgeven aan een Succesvolle Hybride Werkcultuur; dat ze met samenwerkingspartners uitvoert.