Buig je meetings om tot energiegevende en inspirerende bijeenkomsten!

Eén van de redenen waarom ik in 2005 voor mezelf begon, was dat ik de eindeloze en saaie vergaderingen helemaal spuugzat was. En nu ik er zo over nadenk, vraag ik me af of het meest genoemde doel van vergaderingen, elkaar informeren, hoognodig aan vervanging toe is. Wat zou er gebeuren als het doel is: elkaar inspireren en energie geven? Maar goed; laten we eerst eens even kijken naar de huidige, dagelijkse praktijk rond vergaderen.

De meeste leidinggevenden zijn eigenlijk niet tot nauwelijks opgeleid in de kunst van effectief en inspirerend vergaderen. Op een gegeven moment worden ze benoemt tot leidinggevende. Vanaf dan leiden ze de vergaderingen op de manier die ze gewend zijn binnen de organisatie. Bovendien is hun agenda overvol en hebben ze meestal te weinig voorbereidingstijd om er iets effectiefs van te maken. Vergaderen gebeurt veelal op de automatische piloot en is een nummer dat afgedraaid wordt. Ga voor de lol alle deelnemers aan dit soort vergaderingen eens interviewen. Dan blijkt dat:

• Veruit de meeste deelnemers nauwelijks voorbereidingstijd neemt; de agenda ziet er toch altijd hetzelfde uit.
• De benodigde paparassen niet tot nauwelijks zijn doorgelezen voorafgaande aan de meeting.
• Men snel afhaakt wanneer er cijfers getoond worden op papier of in een power point; er wordt zo eindeloos doorgezaagd over hoe het toch komt dat die cijfers eruit zien zoals ze eruit zien.
• Er is weinig tijd om het over ‘echte’ zaken te hebben; wel worden er eindeloos veel proefballonnetjes opgelaten waar nauwelijks iets mee gebeurt.
• Na de vergadering is het business as usual; waarom doen we het dan eigenlijk?
• Het vermoeiend is dat iedereen altijd op zijn of haar stokpaardjes terugkomt en als het jou als teamlid niet raakt het tijd is om de e-mail op de smartphone te checken.
• Teamleden zich vaak ergeren als de smartphone wordt gecheckt als zij aan het woord zijn.
• Ieder teamlid ideeën ter verbetering heeft.

Eén van de beste daarvan is toch wel dat de verantwoordelijkheid voor een goede vergadering verdeeld wordt over de deelnemers. Hoe kan dat eruit zien?

Eén van de deelnemers (kan ook per toerbeurt ) is verantwoordelijk om de leidinggevende te ondersteunen in het voorbereiden, leiden en de follow up van de vergadering. Deze deelnemer verzamelt suggesties voor de agenda onder de overige teamleden en overlegt deze aan de leidinggevende voor de final tough. Hij zorgt er ook voor dat teamleden die een agendapunt inbrengen de leider zijn, tijdens de vergadering, van dit agendapunt. De leidinggevende heeft daardoor ruimte vrij om volledig aan het gesprek hierover deel te nemen. Verder zorgt hij ervoor dat wanneer er te ver van het onderwerp afgedwaald wordt de focus teruggebracht wordt. Hij overziet wie er allemaal wel en niet aangehaakt is bij een onderwerp en vraagt actief naar inbreng van eenieder. Wanneer een belangrijk punt naar voren wordt gebracht dat diepgang verdient, wordt een voorstel gedaan om dit op een creatieve wijze aan te pakken. Natuurlijk is dit tijdens de voorbespreking met de leidinggevende al aan de orde gekomen.

Als laatste zorgt deze deelnemer ervoor dat actiepunten in de gezamenlijke ‘to do’ lijst worden opgenomen en hij geeft adequate samenvattingen op gepaste momenten. Elk teamlid is zelf verantwoordelijk voor het noteren of opzoeken van de belangrijkste informatie voorafgaand en na de meeting. Notulen maken is zo ‘vorige eeuw’. Op momenten dat de energie op een onaanvaardbaar laag niveau komt, doet hij een voorstel om staand verder te gaan. Of er wordt gebruik gemaakt van een ‘energizer’, zodat iedereen weer aanhaakt.

Andere aardige ideeën zijn:

• In een kleiner gezelschap sowieso staand vergaderen en pas na de tijd koffie drinken.
• Vergaderen in een ruimte waar op de muren geschreven kan worden.
• Afschaffen van alle soorten rondvragen en ‘wat er verder ter tafel komt’. Als je iets wilt, zoek je collega’s op of je maakt er een klein agendapunt van.
• In subgroepen kort en krachtig werken aan bijvoorbeeld analyse van de cijfers en daarna kort en krachtig planmatig brainstormen over hoe te verbeteren. Vervolgens is eenieder verantwoordelijk voor het implementeren van verbeteringen en het delen van successen.
• Meer focus op ‘best practices’ om echt van elkaar te leren. Dit geeft energie en is inspirerend. Bovendien leidt het ertoe dat teamleden elkaar sneller opzoeken voor het halen en delen van advies en ervaring.
• Minder energie weg laten lopen door focus op zaken die minder goed gaan.
• Ons regelmatig afvragen waarom we doen wat we doen en wat minder bevalt vervangen door zaken die waarschijnlijk beter werken en in ieder geval leiden tot het vasthouden van de aandacht en meer betrokkenheid.

Het is de hoogste tijd om de slaapverwekkende vergadercultuur te doorbreken en te vervangen door bruisende bijeenkomsten. Laat me vooral weten welke tips je invoert en welke er nog ontbreken in deze blog. Ik sta open voor jullie best practices op dit gebied!