Shared Services: Decentraal centraliseren

Cases · Columns

Bij ons is onlangs gereorganiseerd: de stafafdelingen (HR, administratie, ICT, facilitair etc.) zijn uit de individuele business units gehaald, samengevoegd en centraal in de organisatie geplaatst.

Al gauw werden de consequenties van deze reorganisatie duidelijk:

  • Alle stafmedewerkers worden zo snel mogelijk (vaak al meteen) bij elkaar gehaald en samen in een nieuw gebouw gezet (nou ja, nieuw: er stond nog een oude vleugel leeg voor sloop maar die kan best nog een paar jaar dienst doen voor deze BackOffice taken);
  • Omdat de fysieke afstanden toenemen komt er een virtuele balie (intranetwebsite) voor contact tussen “klanten” en ”shared services”, waardoor direct contact tussen mensen met expertise onmogelijk wordt en frustraties en oplostijden fors toenemen;
  • Formulieren en procedures om de a...
Frank van Elsdingen
Herkenbaar!
Je kan je trouwens afvragen of niemand erom heeft gevraagd, want wat was het uitgangspunt van de ingezette centralisatie. Ik wed dat het ging om reductie van kosten, onder het mom van efficiëncy. O, was er een klant bij betrokken? Sorry, dit besluit kwam van hogerhand. Jawel, totale aanname en vooronderstelling, maar wel gebaseerd op jarenlange praktijkervaring (;-)

Hoe dan wel?
1 wat is de visie/missie van het bedrijf?
2 hoe past een stafdienst (of xxx afd) daarin?
3 wie zijn de stakeholders en wat willen zij?
4 wat zijn dan de doelstellingen, die passen bij 1,2 en 3?
5 hoe kunnen managers en medewerkers dat zelf invullen op een manier die recht doet aan dat alles?

Ergens daartussen moet je regelmatig de vraag stellen waarom je uberhaupt iets zou willen veranderen (i.t.t. het verbeteren van het bestaande), om te voorkomen dat de zoveelste hype of sinusgolf (centralisatie - decentralisatie - etc) wordt gevolgd.

En dan met wat meer nuance dan nu in dit korte plaatje geschets, uiteraard.

Bravo Maarten, voor je heldere betoog en scherpzinnige analyse. Er is er in ieder geval een die het doorheeft. Mag ik me aan jouw zijde scharen, dan zijn we al met z'n tweeën.
Naud van der Ven
Pro-lid
Helder en overtuigend geschreven, zonder jargon. Dankjewel.

Groet,
Naud van der Ven