Ik kom de laatste tijd steeds meer artikelen in kranten en tijdschriften tegen met onderzoeken waaruit blijkt dat werknemers in toenemende mate gebukt gaan onder de hoeveelheid inkomende e-mails. Klacht is dat men aan het ‘eigenlijke werk’ niet meer toekomt en dat het hopeloos veel tijd kost om berichten terug te vinden. Daarnaast zijn er veel klachten over de hoeveelheid intern mailverkeer, waardoor sociaal contact op de werkvloer verschraalt. Zo erg zelfs dat sommige amerikaanse bedrijven zijn overgegaan tot het instellen van een e-mailloze vrijdag voor intern mailverkeer.

Beide voorbeelden benadrukken dat er zakelijk steeds meer gebruik gemaakt wordt van het medium e-mail. Blijkbaar levert dit dus iets op, tegelijkertijd worden we ons ook steeds meer bewust van negatieve bijwerkingen. Bijwerkingen die volgens mij vooral veroorzaakt worden door het nog niet optimaal gebruiken van dit medium.

Hieronder kort en bondig een aantal tips voor het handig gebruikmaken van het medium e-mail.

1. Zet geluidjes die afgespeeld worden bij nieuwe e-mail uit (onder opties, geavanceerde mailopties). Drie à vier keer per dag je e-mail checken is vaak voldoende en elke keer dat er een geluidje afspeelt word je afgeleid van hetgeen je aan het doen bent.
2. Checken van de e-mail betekent dat je het gaat behandelen. Behandelen betekent je e-mail bekijken en jezelf een aantal vragen stellen. Moet ik dit bewaren? Zo nee, Delete dit e-mailbericht dan direct. Zo ja, wil ik het kunnen raadplegen indien nodig, of moet ik een actie uitvoeren? Alleen raadplegen, verplaats het mailbericht dan naar één van je persoonlijke mappen (bijv. leveranciers, projecten, afdeling). Als je een actie moet uitvoeren dan stel je jezelf de volgende vraag. Kan ik deze actie uitvoeren binnen twee minuten? Zo ja, direct doen, daarna e-mail verplaatsen naar persoonlijke map of deleten. Kun je de actie niet uitvoeren in twee minuten? In dat geval zet je de actie op je takenlijst en je verplaatst de bijbehorende e-mail naar een persoonlijke map ‘actie ondernemen’. Kortom e-mail checken, betekent e-mail behandelen. Na het behandelen van je e-mail is je inbox leeg. Daardoor krijg je je overzicht terug, kun je berichten die je nodig hebt, snel terugvinden en ben je productiever.

3. Gebruik interne e-mail voor zakelijke berichten, niet voor ingewikkelde discussies en niet om gevoelige onderwerpen of om kritiek te spuien. In een aantal gevallen is het beter even naar de betreffende collega toe te lopen of om te bellen. Maar let op de valkuil. Hoewel mensen nu ervaren dat door het veelvuldig gebruik van e-mail sociale contacten op het werk verschralen hebben de andere mogelijkheden ook hun keerzijde. Collega’s die aan je bureau staan met de vraag ‘heb je even’ (het is nooit even!) of die jou enkele keren per dag bellen met een vraagje, zorgen voor enorm veel werkverstoringen. Uit onderzoek is gebleken dat als je aan het werk bent en ergens middenin zit, je na een telefoontje minstens 10 minuten nodig hebt om weer op datzelfde niveau te komen. Werkverstoringen als telefoon, voorbijkomende collega’s en e-mailgeluidjes zorgen voor veel energieverlies. In die zin is elkaar benaderen met vragen via de mail veel vriendelijker, omdat de ontvanger zelf kan bepalen wanneer hij de vraag leest en deze de vraag ook nergens hoeft op te schrijven om te onthouden. Dit geldt natuurlijk alleen als de mailontvanger geleerd heeft efficiënt om te gaan met e-mail, of beter nog met Outlook.

Meer tips hierover ontvangen. Abonneer je op de nieuwsbrief van Kijk op Organizing.