Stakeholder kick-off meeting

Columns

Managers of managementteams zijn vaak opdrachtgever van afdelingsoverschrijdende projecten. Een projectmanager en een projectteam voeren het project vervolgens voor u uit. Dat gebeurt in het krachtenveld van de verschillende belangen, want de stakeholders blijven los van elkaar hun belang rond het project verdedigen. Tijdens de rit kan er veel tijd en moeite verloren gaan, de projectmanager probeert zo goed en zo kwaad als het gaat de belangen tegen elkaar af te wegen als in een gevecht met een zevenkoppig monster. In het ergste geval wordt het project een kostbaar fiasco. Hoe mooi zou het zijn als projecten wat dit betreft allemaal wat soepeler zouden verlopen. Wat te doen?

Hoe gaat het nu? De managementteamleden als opdrachtgever bespreken het project misschien als een van de agendapunte...

Jan Takke
Beste Jan,

Prima artikel! Op het eerste gezicht zou je zeggen: "Dat is toch logisch... gebeurt dat dan niet?" Maar inderdaad, vaak representeren de stakeholders slechts hun eigen silo...
Een vakgebied in opkomst is Collaborative Decision Management. Kun je ook toepassen op projecten. Hierin komt dat eigenlijk vanzelf aan de orde door als eerste deliverable Purpose op te nemen en daaraan samen te sleutelen totdat daar het label Common opgeplakt kan worden.
Belangrijk, zoals je al zegt, is de interactie tussen partijen (in plaats van een reeks bilateraaltjes) om tot de goede inzichten over de mate van overeenstemming (of riskante verschillen) te komen.
Overigens: kan naar jouw idee een Project Stuurgroep (mits vroeg genoeg ingesteld en breed genoeg representatief) deze rol vervullen? Of is de overlapping tussen Macht en Betrokkenheid daarvoor te gering....?
Jan van Diepen
Hallo Jan

Een stuurgroep kan macht en betrokkenheid goed kanaliseren. Stuurgroepen zijn een formele oplossing bedacht vanuit de projectmanagementwereld, typisch bevolkt door gestructureerde, resultaatgerichte mensen. Deze oplossing wil naar mijn ervaring maar matig werken in de wereld van de managers waar het meer neerkomt op politiek, macht, dynamiek, flexibiliteit en compromissen maken om van alles wat echt moet tenminste het broodnodige wel te doen. Managers schikken zich alleen voor belangrijke en risicovolle project in stuurgroepen, de rest valt van de tafel. Terwijl tegenwoordig steeds meer zaken -ook de kleinere- steeds sneller en efficiënter gedaan moeten worden. Er lijkt in de managerswereld een aangeboren aversie tegen structuur, bureaucratie, etc. te bestaan. De waarheid ligt in het midden denk ik. De juiste dosis structuur en discipline kan iedereen enorm helpen. Het is de kunst, afhankelijk van wat er moet gebeuren de juiste inrichting van de tijdelijke organisatie te kiezen. Dat moet ook passen bij de mensen. Soms zijn er oplossingen waar je projectmatig kromme tenen van krijgt maar die dan toch wonderbaarlijk goed blijken te werken.
Dank voor de tip over Collaborative Decision Management.

Meer over Projectmanagement