Faalkostenreductie door dialoog

Faalkosten zijn onnodige kosten die de prijs van een project onnodig verhogen. Faalkosten worden onder meer veroorzaakt doordat het bouwproces niet efficiënt verloopt, het eindproduct niet aan de behoeften van de gebruikers voldoet of doordat eisen verkeerd of onduidelijk zijn gesteld dan wel verkeerd worden geïnterpreteerd. Dit leidt ertoe dat er tijdens de uitvoering zaken moeten worden hersteld of vervangen. Diverse onderzoeken schatten de faalkosten in de bouw tussen de 5 en 10%.

Bij twee grote complexe civieltechnische design and constructprojecten waar ik de laatste jaren bij betrokken was, hebben de projectteams van de opdrachtgever en de opdrachtnemer besloten faalkosten te reduceren. Dit hebben wij gedaan door in een vroeg stadium – direct na de gunning – gezamenlijke eisinterpretatiesessies te houden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Vervolgens werden gebruikers middels validatiesessies vanaf het begin betrokken bij de ontwerpen die de opdrachtnemer maakte.

Toen in het projectteam van de opdrachtgever werd voorgesteld om eisinterpretatiesessies met de opdrachtnemer te houden, was de eerste reactie: “Hoezo eiseninterpretatie? De eisen zijn toch SMART?”. Dat is een illusie: een kenmerk van een complex multidisciplinair project is dat hoewel de eisen zoveel als mogelijk SMART zijn, ze toch ruimte laten voor interpretatie. Ook zitten er onvermijdelijk fouten in de eisensets. Door interpretatiesessies te houden tussen de experts van de opdrachtgever en de opdrachtnemer worden veel misinterpretaties en daarmee faalkosten tijdens de uitvoering voorkomen.

Een andere angst in één van de projectteams van de opdrachtgever was dat de opdrachtnemer tijdens de interpretatiesessies op jacht zou gaan naar fouten in het contract om zo meer werk te kunnen claimen. Mijn tegenargument hierop was: “we kunnen die fouten beter tegen komen zolang de opdrachtnemer nog geen uren aan het ontwerp heeft besteed of erger nog dan wanneer hij het werk aan het uitvoeren is. Fouten in het contract komen toch wel aan het licht en hoe vroeger ze worden geïdentificeerd hoe lager de kosten die ermee zijn gemoeid.”.

In de praktijk bleken de eisinterpretatiesessies, hoewel behoorlijk arbeidsintensief voor beide partijen, bijzonder goed te werken. Over grofweg 90% procent van de eisen – ik heb het hier over sets van ruim 2000 eisen - was absoluut geen discussie, circa 8% bleek na uitleg over de bedoeling van de opdrachtgever een stuk duidelijker te worden en over circa 2% ontstond enige discussie waarna circa 1 % leidde tot contractwijzigingen. Een bijkomend voordeel van de eiseninterpretatiesessies was dat de technici van beide partijen het project gezamenlijk doorleefden en elkaar goed leerden kennen. Hierdoor groeide het onderlinge vertrouwen en nam men, als er toch nog vragen rezen tijdens de ontwerp- en de uitvoeringsfase, makkelijker (informeel) contact met elkaar op dan bij projecten waarbij geen eiseninterpretatie plaatsvindt.

Zodra de opdrachtnemer aan de ontwerpen begon, werden de gebruikers – in dit geval bedienaren en beheerders – erbij betrokken teneinde te toetsen of de ontwerpen zouden leiden tot producten dat geschikt zouden zijn voor het beoogde gebruik. Deze validatiesessies hadden het voordeel dat de gebruikers zich gehoord voelden over de oplossingen van de opdrachtnemer. Het leidde er in sommige gevallen toe dat de opdrachtnemer zijn ontwerpen bijstelde. In de meeste gevallen veroorzaakte ook dit geen meer werk. In die gevallen waar dat wel het geval was, was het voor het projectteam van de opdrachtgever relatief eenvoudig om extra financiële middelen te krijgen van de eindgebruikers: er werd immers bewust afgeweken van de scope die was afgesproken tussen de gebruikers en het projectteam van de opdrachtgever.

Leidt het houden van eiseninterpretatie- en validatiesessies ertoe dat er helemaal geen faalkosten meer zijn? Nee, ook dit is mensenwerk en daarbij worden fouten gemaakt. Ik ben er wel van overtuigd dat de faalkosten aanzienlijk zijn verkleind door deze sessies en - niet onbelangrijk - dat er meer wederzijds vertrouwen door is ontstaan tussen alle betrokkenen.

Marc van der Zee, Esquine BV