Chaordisch projectmanagement, hoe dan?

Echte professionals, men-sen die houden van hun vak, kunnen zonder mana-gement. Ze hebben alleen iemand nodig die hen faciliteert en die functio-neert als een soort hitte-schild voor “de ruis van boven”. En als die dan ook nog tijd en aandacht wil investeren in het samen met de mensen expliciteren van de collectieve ambitie van de club, dan is het helemaal feest. Maar ja, waar zie je ze nog? Daar waar het wel zo gaat, kan de leidinggevende ruimte en vertrouwen geven aan de vakmensen, gewoon, omdat die zelf liever iets goed dan iets fout doen. Samen kom je overeen wat het gewenste resultaat is, maar hoe ze dat realiseren, dat laat je aan de professionals zelf over. Leidinggeven aan professionals? Niet doen!

Toch ligt er nu een ‘how-to-’boek voor je. Een boek vol werkvormen over hoe je value-based project management moet toepassen. Zijn projectmanagers dan geen professionals? Of is value-based project management te complex om zelf de vertaalslag van theorie naar praktijk te kunnen maken?

Of de value-based projectmanager een professional is, ligt aan zijn attitude, want – kort gezegd – is het meest bepalende kenmerk van de attitude, dat bij de professional de liefde voor het vak uiteindelijk groter is dan de liefde voor geld, efficiency en vrije tijd. Als het er op aan komt, geldt kwaliteit vóór kwantiteit en resultaat vóór procedure en protocol. De value-based projectmanager stuurt niet vierkant op planning en control. Dat kan misschien nog in routinematig werkende productieorganisaties met korte cyclustijden, maar het past niet meer bij de moderne kennisintensieve, multidisciplinaire case-based projecten van vandaag. De value-based projectmanager houdt daarom meer van plan-do-trust dan van plan-do-check. Ook omdat efficiency, regels en procedures uiteindelijk waardigheid en vaktrots van de professionals kosten. We kunnen dus de projectmanager die zich committeert aan de collectieve ambitie, die hart heeft voor het project waaraan gewerkt wordt en die kennis heeft van het vakgebied waar het projectteam zich voor inzet, zeker tot de categorie der professionals rekenen. Twee aanvullende voorwaarden nog: Hij of zij dient geen MBA-projectmanagement gevolgd te hebben, althans mag daar niet enthousiast over zijn, en ten tweede: de value-based projectmanager moet veel meer kennis van het vak hebben dat op de projectvloer aan de orde is, dan van de daarbij horende administratieve processen en bij behorende “verplichte nummers”.

Dan de tweede vraag: Is value-based project management te complex om het zelf vorm te kunnen geven? Het boek Value-based Project Management, waar dit boek op verder gaat, werd in 2013 gekozen tot ’boek van het jaar‘ door de Orde van Organisatie Adviseurs. Het werd gezien als een geslaagde en welkome vertaling voor het werkveld van het gelijknamige proefschrift. Welkom, omdat de chaostheorie, waarop value-based project management is gebaseerd, voor velen best abstract en lastig te begrijpen is. De eerste stap van de traditioneel ‘blauwe’ projectmanagementwereld naar de wenkende chaordische value based projectwereld, kan daarom best een zetje gebruiken. Nicoline heeft – gegeven de ontvangen waardering – een geslaagde poging gedaan om de kloof tussen wetenschap en praktijk te overbruggen. Een verlenging van die brug kan de onzekerheid of je straks misschien toch niet in het water valt, verder verminderen.

Complexiteit bestaat bij de gratie van interactie. Hoe meer en intenser de interactie, hoe stabieler het complexe systeem of de complexe organisatie uiteindelijk wordt. Dat is zo omdat interactie commitment, onderling vertrouwen, open communicatie en andere voor samenwerking belangrijke mechanismen triggert. Die mechanismen leiden op hun beurt weer tot betere prestaties, meer creativiteit en hogere productiviteit. De essentie van elke werkvorm die in dit boek gepresenteerd wordt, draait dan ook om interactie. Nicoline geeft daarmee flink tegengas aan alle projectmanagementtools in de vorm van soft warepakketten, planningssystemen, spreadsheets en andere beheerstechnieken. Immers, interactie maakt samenwerking weliswaar leuker, boeiender en menselijker, maar ook onvoorspelbaarder, ongrijpbaarder en onzekerder.

Een geliefd debatthema onder artsen is: werken volgens of met een protocol? Bij het eerste doe je in real time precies wat er staat d.t je moet doen. Bij het tweede gebruik je het protocol als een soort checklist: je doet het op jouw manier op basis van je ervaring en je vakdeskundigheid en af en toe, en zeker vóór je bij na klaar bent, haal je het protocol er even bij : Ben ik niet iets vergeten?

Zo is het ook met dit boek. Gebruik het als je denkt: Had ik het op een andere manier beter kunnen doen? Heb ik overal aan gedacht? Ga ik nu niet te snel? En meer van dat soort vragen. Heel goed dus dat het er is! Haal het er gewoon af en toe even bij!

Dit is het woord vooraf dat Mathieu Weggeman schreef in het boek “77 Werkvormen voor Projectmanagement” van Nicoline Mulder (Boom, 2017).

Prof.dr.ir. M.C.D.P. Weggeman is hoogleraar Organisatiekunde, in het bij zonder Innovatie Management, aan de Faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences van de Technische Universiteit in Eindhoven. Daarnaast voert hij zijn eigen adviespraktijk als organisatieadviseur.